Jak usprawnić i zautomatyzować zarządzanie umowami w FMCG i retail? Przeoczone terminy wygasania umów, niedopilnowanie zobowiązań umownych – zarządzanie kontraktami może być ogromnym wyzwaniem – nie tylko dla działów prawnych.
Zarządzanie kontraktami może być ogromnym wyzwaniem – nie tylko dla działów prawnych. Przeoczone terminy wygasania umów, niedopilnowanie zobowiązań umownych czy nieautoryzowane i niekontrolowane zmiany kluczowych zapisów umownych to często utracone szanse sprzedażowe, utrata korzyści, a także godziny i roboczodnie stracone na negocjowanie tych samych (z założenia nienegocjowalnych) zapisów.
Podpisana z kontrahentem umowa to często tylko wierzchołek góry lodowej. Prawdziwym wyzwaniem dla firm jest wdrożenie w życie i kontrola mechanizmów realizacji oraz aktualizowania warunków umownych, zwłaszcza, gdy organizacja ma aktywne setki czy tysiące umów zawierających długą listę szczegółowych, złożonych i wzajemnie ze sobą powiązanych warunków handlowych. Takie problemy pojawiają się w większości firm, niezależnie od wielkości i branży. Do listy tej dodać można jeszcze kwestię zarządzania umowami ramowymi, wykonawczymi, katalogowymi czy dokumentami podrzędnymi i powiązanymi. Jak, biorąc pod uwagę wszystkie te wyzwania, audytować zmieniające się w czasie zobowiązania i jak nimi zarządzać?
Umowy i warunki handlowe
Opisany powyżej problem dotyczy wielu firm, np. z branży produkcji konsumenckiej (CPG, FMCG) czy handlu detalicznego (retail), w których na procesowanie nowej wersji kontraktu składają się żmudne modyfikacje jego elementów składowych, określających warunki sprzedaży i ustalenie odpowiedzialności kupującego i sprzedającego, ceny sprzedaży, formy płatności, odpowiedzialności za wysyłkę, ubezpieczenie, cła, rodzaj wydatku, grupy produktów itd. Ewidencja kontraktów i zarządzanie nimi, w tym dodawanie umów i ich dekompozycja na poszczególne warunki handlowe, z uwzględnieniem setek warunków promocji, przesyłanie danych do innych systemów dziedzinowych…. – wszystko to bez odpowiedniego zaplecza technologicznego zajmuje dużo czasu i zasobów, a możliwości bieżącej kontroli i wewnętrznego audytu są ograniczone (w praktyce często nie ma ich wcale).
Zarządzanie umowami w Productive24
Problem zarządzania umowami i warunkami handlowymi rozwiązuje zbudowane na bazie platformy Productive24 rozwiązanie Contract Management Productive24. System pozwala zautomatyzować i w pełni kontrolować obszar zarządzania umowami, gwarantuje kontrolę i transparentność procesów związanych z tworzeniem i negocjowaniem kontraktów oraz ich szablonów, a także – dzięki funkcji śledzenia zobowiązań (ang. obligations tracker) – z zarządzaniem umową przez cały okres jej obowiązywania. Rozwiązanie może działać w chmurze lub być instalowane w infrastrukturze Klienta (on-premise). Productive24 gwarantuje transparentność i kontrolę procesu, elastyczną parametryzację i automatyzację oraz sprawną komunikację, a także szybkość pracy z dużymi wolumenami danych. Z aplikacji mogą z powodzeniem korzystać również podmioty w ramach grupy kapitałowej.
Zarządzanie umowami za pomocą Productive24 umożliwia również:
- Automatyzację i centralizację procesów generowania różnych typów umów i powiązanych z nimi dokumentów.
- Systemową kontrolę parametrów umów i brak ryzyka dokonania nieautoryzowanej zmiany treści umowy.
- Bezpieczne zarządzanie dostępem do danych kontrahentów i wrażliwych danych handlowych – zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
- Elastyczną rozbudowę oraz dopasowywanie aplikacji do zmieniających się potrzeb.
- Transparentność procesów i pełną ścieżkę audytową, m.in. dzięki tworzeniu i elastycznemu zarządzaniu szablonami umów.
- Śledzenie zobowiązań wynikających z umowy, w tym możliwość automatycznego generowania zadań (wraz z deadline’ami) oraz powiadomień, wysyłanych zarówno do własnego zespołu, jak i do kontrahenta.
Aplikacje Productive24 wspierają również sferę zarządzania zgodnością (compliance), m.in. w zakresie zarządzania dostępem do danych osobowych (RODO), przyjmowania i procesowania zgłoszeń sygnalistów, zarządzania bazą kontrahentów, zarządzania zadaniami pracowników działu prawnego i innych obszarów (np. SZBI, ticketing cyberbezpieczeństwa itd. – więcej przykładów w artykule).
Aplikacje Productive24 wspierające dział marketingu, sprzedaży i controllingu
Poza obszarem zarządzania umowami handlowymi, w Productive24 zbudowano szereg aplikacji dedykowanych branży produkcyjnej i retail, z których korzystają takie firmy, jak Danone, Nutricia, Żywiec Zdrój, Maspex, Herbapol, Dolina Noteci i inne przedsiębiorstwa. Rozwiązania te uzupełniają dostępne na rynku systemy ERP np. w obszarze marketingu i sprzedaży czy controllingu. Z aplikacjami Productive24 można np. zarządzać informacją produktową (ang. Product Information Management – PIM), cyklem życia produktu (ang. Product Lifecycle Management – PLM), promocjami (ang. Trade Promotions Management – TPM), materiałami promocyjnymi (POSM) czy budżetem. Wspólnym mianownikiem wszystkich tych rozwiązań jest to, że dzięki technologii Productive24 realizują one specyficzne procesy danej firmy.
O platformie Productive24
Productive24 to platforma umożliwiająca błyskawiczne tworzenie zaawansowanych systemów IT przez analityków biznesowych – bez udziału programistów. Dzięki Productive24 jesteśmy w stanie bardzo szybko dostarczać dedykowane, w pełni elastyczne aplikacje usprawniające pracę każdego działu. W Productive24 można skorzystać z gotowych rozwiązań (przykłady systemów IT zbudowanych w Productive24 poniżej) i dowolnie je kastomizować lub zaprojektować nowe – zupełnie od podstaw. Wszystkie rozwiązania zbudowane w technologii Productive24 są w pełni elastyczne i mogą w 100% odzwierciedlić procesy biznesowe Klienta. Platforma daje również unikalną możliwość odwzorowania różnych procesów przedsiębiorstwa i scalenie ich wszystkich w jednym rozwiązaniu IT, dzięki czemu dowolne procesy biznesowe mogą się więc wzajemnie przenikać, łączyć i wpływać na siebie.
Przykłady rozwiązań zbudowanych w Productive24:
