Regulamin przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych

wprowadzony na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 1 Cel Regulaminu

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczących:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 (dalej jako „Naruszenie prawa”).

§ 2 Definicje

Ilekroć w treści jest mowa o:

Działaniu następczym – rozumie się przez to wszelkie działanie podjęte przez eLeader w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania Naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności działania o których mowa w art. 2 pkt. 1 Ustawy, np. postępowanie wyjaśniające.

Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie eLeader, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt. 2 Ustawy;

eLeader – należy przez to rozumieć eLeader Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Nałęczowskiej 16, 20-701 Lublin;

Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w eLeader, jeżeli Sygnalista w eLeader uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

Komisji – należy przez to rozumieć zespół powołany do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania Działań następczych, włączając w to komunikację z Sygnalistą. Na członków Komisji Zarząd eLeader wyznaczył członków Działu Prawnego eLeader. W przypadku gdy Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy któregokolwiek z członków Działu Prawnego eLeader, osobami wyznaczonymi do wykonywania zadań Komisji są członkowie Zarządu eLeader. Członkowie Zarządu eLeader są upoważnieni do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania Działań następczych także w każdym innym przypadku niż ten opisany w zdaniu poprzedzającym, chyba że Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy członka Zarządu eLeader;

Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze świadczeniem pracy lub pełnieniem funkcji w eLeader zgodnie z definicją z art. 2 pkt. 5 Ustawy;

Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;

Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą;

Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;

Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin dotyczący przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania Działań następczych;

Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę dokonującą zgłoszenia o Naruszeniu prawa, w kontekście związanym z pracą dla eLeader;

Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie Informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

Ustawie – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (link);

Zgłoszeniu – rozumie się przez to Zgłoszenie wewnętrzne i/lub Zgłoszenie zewnętrzne;

Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie Informacji o naruszeniu prawa do eLeader;

Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie Informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo innemu organowi publicznemu lub w stosownych przypadkach – instytucji, organowi lub jednostce organizacyjnej Unii Europejskiej;

§ 3 Procedura składania Zgłoszenia wewnętrznego

1. Zgłoszenie wewnętrzne może zostać złożone w następujących formach:

a. w formie pisemnej – poprzez wysłanie listem Zgłoszenia wewnętrznego na adres eLeader z dopiskiem „Dział Prawny eLeader” lub odpowiednio „Zarząd eLeader”,

b. w formie ustnej – osobiście lub pod numerem telefonu +48 502 526 544. W takim przypadku Komisja sporządza protokół z przeprowadzonej rozmowy,

c. w formie elektronicznej – poprzez wysłanie Zgłoszenia wewnętrznego na adres poczty elektronicznej: sygnalista@eleader.biz.

2. Zgłoszenia wewnętrzne złożone anonimowo nie będą rozpatrywane.

3. Zgłoszenie wewnętrzne musi zawierać wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia i co najmniej następujące informacje:

a. data i miejsce Naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania Informacji o naruszeniu prawa,

b. opis sytuacji lub okoliczności Naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość Naruszenia prawa,

c. wskazanie Osoby lub Osób, których Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy,

d. wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia prawa,

e. przedstawienie posiadanych dowodów uprawdopodabniających Naruszenie prawa,

f. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego wraz z podaniem danych kontaktowych.

4. Zakazane jest świadome składanie fałszywych Zgłoszeń.

5. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne nie będzie zawierać niezbędnych informacji może zostać pozostawione bez rozpatrzenia lub Sygnalista może zostać wezwany do jego uzupełnienia, o ile podał swoje dane kontaktowe.

§ 4 Przyjęcie Zgłoszenia Wewnętrznego

1. Komisja w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego jest obowiązana do przekazania Sygnaliście potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał swoich danych kontaktowych.

2. Potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego dokonuje jeden członek Komisji w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego.

§ 5 Postępowanie wyjaśniające

1. Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą Zgłoszenia wewnętrznego, przeprowadzaną przez Komisję, która ma na celu ustalenie, czy Zgłoszenie wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

2. W przypadku gdy na etapie wstępnej analizy Komisja uzna, że Zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, odstępuje od wszczęcia postępowania wyjaśniającego i informuje Sygnalistę w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia postępowania wyjaśniającego o tym fakcie, w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowanej formie kontaktu.

3. W toku postępowania wyjaśniającego Komisja w celu ustalenia zasadności i prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa wskazanej w Zgłoszeniu wewnętrznym, podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, stosowne Działania następcze.

4. Komisja może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania Zgłoszenia wewnętrznego.

5. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia wewnętrznego.

6. W przypadku gdy Komisja uzna, że doszło do Naruszenia prawa, decyzja zawiera rekomendacje krótkofalowe co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do Osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym Naruszeniom prawa w przyszłości. W przypadkach tego wymagających Komisja może zawiadomić o Naruszeniu prawa właściwe organy publiczne.

7. Komisja przeprowadza postępowanie wyjaśniające, podejmuje Działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną Sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenie nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

8. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone Naruszenie prawa.

§ 6 Działania odwetowe

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Za działania odwetowe uważa się m.in. odmowę nawiązania, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy, a także inne działania wskazane w art. 12 i 13 Ustawy.

3. Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego informacja o Naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi Informację o naruszeniu prawa.

4. Postanowienia § 6 stosuje się do Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z eLeader.

§ 7 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą jest eLeader.

2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty lub jeżeli jest to konieczne do celów postępowań prowadzonych przez organypubliczne, w tym do zagwarantowania prawa do obrony Osobie, której dotyczy Zgłoszenie.

3. eLeader po otrzymaniu Zgłoszenia wewnętrznego, w celu dokonania wstępnej analizy oraz przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, może zbierać i przetwarzać dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.

4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia wewnętrznego przechowywane są przez eLeader przez okres wynikający z art. 8 ust. 9 Ustawy.

§ 8 Postanowienia końcowe

1. Od dnia 25 grudnia 2024 roku Sygnalista oprócz Zgłoszenia wewnętrznego w każdym przypadku ma możliwość dokonania Zgłoszenia zewnętrznego, stosownie do procedury ogłoszonej przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny.

W tym celu należy zapoznać się procedurą dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych obowiązującą w danym organie publicznym.

2. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu. Nowo zatrudniony Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu przed rozpoczęciem wykonywania pracy.

3. Niniejszy Regulamin został ustalony po konsultacji z przedstawicielami Pracowników.

4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia na platformie Productive24 oraz na stronach internetowych eLeader.