• Kontroluj wydatki i optymalizuj koszty w firmie

    Budżetowanie i zarządzanie finansami przedsiębiorstwa

Kompleksowy program do zarządzania finansami w firmie

Aplikacja do zarządzania finansami i budżetami zbudowana w oparciu o platformę Productive24 zapewnia wsparcie działań controllingowych w organizacji, pozwalając kompleksowo monitorować całą działalność finansową firmy.

Rozwiązanie gwarantuje płynny obieg dokumentów i informacji finansowych. Pozwala mierzyć przepływ środków pieniężnych, zarządzać budżetami, zlecać fakturowanie kontrahentów i sporządzać niezbędne raporty, zapewniając przy tym zgodność wszystkich procesów z przepisami i obowiązującymi procedurami.

Planowanie budżetu, obieg faktur i inne funkcje:

  • Baza kontrahentów

    • Widok listy wszystkich kontrahentów z możliwością filtrowania, sortowania czy wyszukiwania określonych pozycji.
    • Dodawanie nowych kontrahentów dostępne z poziomu listy.
    • Integracja z GUS – automatyczne (na podstawie wpisanego numer NIP) pobieranie z GUS danych ewidencjonowanych firm.
    • Dodawanie do każdego kontrahenta osób kontaktowych, operacji bankowych, wybranych umów, przelewów do wykonania z możliwością opcji split payment.
    • Weryfikacja białej listy podatników VAT.
    • Możliwość prowadzenia dyskusji oraz dodawania plików pod wybranym kontrahentem.
  • Budżety i wydatki

    • Automatyzacja planowania budżetu w oparciu o zaakceptowane plany finansowe poszczególnych działów lub projektów.
    • Dowolne zamodelowanie procesu decyzyjnego.
    • Ewidencja kosztów budżetowych (również za pomocą technologii OCR).
    • Automatyczna walidacja wprowadzanych wartości, weryfikacja pozycji z predefiniowanych list.
    • Widok aktualnego, niewykorzystanego budżetu, raportowanie poziomu jego realizacji, zarządzanie zmianami – zgłaszanie wniosków o przesunięcie środków między projektami, modyfikacja budżetów po akceptacji wniosków.
  • Operacje bankowe

    • Prowadzenie ewidencji operacji bankowych – możliwość bieżącej aktualizacji i podglądu statusu operacji. Ewidencja w kontekście danego kosztu.
    • Importowanie wszystkich operacji bankowych z wybranego banku, z częstotliwością zależną od wymagań organizacji.
    • Klasyfikacja wykonanych operacji wg rodzaju transakcji, kwoty i daty płatności, dodawanie wybranych parametrów, załączników, prowadzenie dyskusji i wyjaśnień.
    • Kontrola kompletności dokumentów kosztowych względem operacji bankowych wykonanych w bieżącym okresie.
    • Prowadzenie weryfikacji podatnika VAT i białej listy rachunków po realizacji transakcji.
    • Automatycznie aktualizacja dostępnego budżetu po zaakceptowaniu wybranej operacji bankowej.
  • Raporty gotówkowe

    • Generowanie raportów gotówkowych.
    • Zbiorcza lista wszystkich raportów.
    • Ewidencja dostępnych środków finansowych.
    • Możliwość integracji z dowolnym systemem do zarządzania kasami gotówkowymi firmy.
    • Załączanie odpowiednich dokumentów w załącznikach, np. dodanie faktury.
  • Ewidencja kosztów i rozliczanie zaliczek

    • Szeroka kontrola nad kosztami w organizacji (w tym pozabudżetowymi).
    • Zgłaszanie, akceptowanie, wydawanie/pobieranie i rozliczanie zaliczek.
    • Zgłaszanie kosztów z poziomu wszystkich platform i urządzeń mobilnych, przy użyciu wbudowanego aparatu, nawet bez dostępu do sieci (technologia OCR).
    • Informacja o limitach przysługujących danemu pracownikowi na określony typ wydatku oraz dotychczasowej sumie zaraportowanych kosztów w bieżącym okresie rozliczeniowym.
  • Obieg dokumentów finansowych

    • Automatyczne generowanie dokumentów (np. wniosków, formularzy).
    • Określenie dowolnych ścieżek akceptacji dla wybranych typów wniosków tj. przypisanie realizatorów oraz realizatorów zastępczych (np. w przypadku nieobecności głównego realizatora), obserwatorów, nadanie odpowiednich uprawnień zgodnie z polityką firmy.
    • Dekretowanie dokumentów kosztowych z rozbiciem na centra kosztów.
    • Określenie czasu realizacji zarówno dla poszczególnych elementów, jak i dla całego dokumentu czy procesu.
    • Bieżące monitorowanie statusów procesowanych dokumentów.
    • Wersjonowanie – śledzenie wszystkich zmian dokonanych na dokumentach w trakcie trwania procesu.
    • Wsparcie dla dowolnie skomplikowanego workflow pracy nad każdym z formularzy.
    • Załączanie dokumentów w postaci załączników (pliki o dowolnym rozszerzeniu) bądź odwzorowanie przy pomocy formularzy.
  • Zamówienia zakupu (PO)

    • Jedno, centralne miejsce pozwalające przechowywać oferty, dane dostawców, oraz informacje o procesie akceptacji zamówień zakupu.
    • Tworzenie i rejestrowanie zamówień z uwzględnieniem najważniejszych informacji takich jak: nazwa przedsiębiorstwa, numer zamówienia, typ produktu lub usługi, ilość, ceny oraz kluczowe daty etc.
    • Możliwość przypisania numeru zamówienia zakupu (PO no.) do każdego zamówienia zakupu.
    • Monitorowanie zakupów towarów i usług od dostawców – ich statusu i ustaleń. Transparentna struktura kosztów.
    • Walidacja zamówienia – nieodłączny element ścieżki audytowej pozwalający znacząco przyspieszyć i ułatwić proces audytu.
    • Automatyczne generowanie powiadomień po wykonaniu określonej akcji np. pojawieniu się nowego dokumentu, wymaganej akceptacji etc.
  • Zlecenia fakturowania

    • Bieżące zlecanie fakturowania wybranych kontrahentów.
    • Tworzenie tasków i przypomnień, monitorowanie statusu zlecenia.
    • Opcja podziału faktury na jej elementy składowe z możliwością osobnego rozliczania każdego z nich.
    • Możliwość przypisania numer zamówienia zakupu (purchase order) do wybranej faktury, usprawniająca proces weryfikacji jego zgodności z fakturą.
    • Możliwość prowadzenia dyskusji w sekcji komentarzy.

Specjaliści finansowi potrzebują dziś inteligentnych narzędzi, porad i wskazówek, aby dobrze radzić sobie ze złożonymi kwestiami finansowymi oraz przekazywać firmie swoje wnioski i spostrzeżenia wspomagając w ten sposób jej wzrost i rentowność.

Deloitte

Analiza i kontrola działalności finansowej przedsiębiorstwa

Prowadzenie działań controllingowych pozwala nie tylko na bieżąco monitorować przepływ środków w organizacji, ale również zoptymalizować kluczowe jej procesy. Nie należy zapominać, że zarządzanie finansami to m.in. planowanie wydatków i sprawne zarządzanie budżetami w organizacji, automatyzacja przepływu dokumentów finansowych, monitorowanie statusu dokumentów, raportowanie i wiele, wiele więcej.

Mimo że wszystkie te działania mają wspólny cel – sprawowanie szeroko pojętej kontroli nad finansami w organizacji, to ich przebieg jest silnie uzależniony od specyfiki firmy. Kluczowe wówczas staje się znalezienie narzędzia, które w pełni odzwierciedli nawet najbardziej złożone procesy i elastycznie dopasuje się do wymagań każdej organizacji.

Dzięki Productive24 zrezygnowaliśmy z nieefektywnych arkuszy kalkulacyjnych. Rozwiązanie znacznie poprawiło efektywność naszych procesów związanych z budżetowaniem i zapewniło automatyczną kategoryzację wydatków projektowych.

Monika Król
Zastępca Dyrektora ds. przedsiębiorczości i ekosystemów gospodarczych w Wydziale Strategii i Przedsiębiorczości
Urząd Miasta Lublin

Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!

Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą tworząc jeden wielki ekosystem aplikacji biznesowych? Z aplikacją do zarządzania finansami świetnie sprawdzają się:

Odkryj nowe możliwości