Sprawne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa
Aplikacja do zarządzania finansami i budżetami zbudowana w oparciu o platformę Productive24 zapewnia wsparcie działań controllingowych w organizacji, pozwalając kompleksowo monitorować całą działalność finansową firmy.
Rozwiązanie gwarantuje płynny obieg dokumentów i informacji finansowych. Pozwala mierzyć przepływ środków pieniężnych, zarządzać budżetami, zlecać fakturowanie kontrahentów i sporządzać niezbędne raporty, zapewniając przy tym zgodność wszystkich procesów z przepisami i obowiązującymi procedurami.
Zarządzanie budżetami i finansami w Productive24 zapewnia:
Funkcje systemu
Baza kontrahentów
Budżety i wydatki
Operacje bankowe
Raporty gotówkowe
Ewidencja kosztów i rozliczanie zaliczek
Obieg dokumentów finansowych
Zamówienia zakupu (PO)
Zlecenia fakturowania
Baza kontrahentów
- Widok listy wszystkich kontrahentów z możliwością filtrowania, sortowania czy wyszukiwania określonych pozycji.
- Dodawanie nowych kontrahentów dostępne z poziomu listy.
- Integracja z GUS – automatyczne (na podstawie wpisanego numer NIP) pobieranie z GUS danych ewidencjonowanych firm.
- Dodawanie do każdego kontrahenta osób kontaktowych, operacji bankowych, wybranych umów, przelewów do wykonania z możliwością opcji split payment.
- Weryfikacja białej listy podatników VAT.
- Możliwość prowadzenia dyskusji oraz dodawania plików pod wybranym kontrahentem.
Budżety i wydatki
- Automatyzacja planowania budżetu w oparciu o zaakceptowane plany finansowe poszczególnych działów lub projektów.
- Dowolne zamodelowanie procesu decyzyjnego.
- Ewidencja kosztów budżetowych (również za pomocą technologii OCR).
- Automatyczna walidacja wprowadzanych wartości, weryfikacja pozycji z predefiniowanych list.
- Widok aktualnego, niewykorzystanego budżetu, raportowanie poziomu jego realizacji, zarządzanie zmianami – zgłaszanie wniosków o przesunięcie środków między projektami, modyfikacja budżetów po akceptacji wniosków.
Operacje bankowe
- Prowadzenie ewidencji operacji bankowych – możliwość bieżącej aktualizacji i podglądu statusu operacji. Ewidencja w kontekście danego kosztu.
- Importowanie wszystkich operacji bankowych z wybranego banku, z częstotliwością zależną od wymagań organizacji.
- Klasyfikacja wykonanych operacji wg rodzaju transakcji, kwoty i daty płatności, dodawanie wybranych parametrów, załączników, prowadzenie dyskusji i wyjaśnień.
- Kontrola kompletności dokumentów kosztowych względem operacji bankowych wykonanych w bieżącym okresie.
- Prowadzenie weryfikacji podatnika VAT i białej listy rachunków po realizacji transakcji.
- Automatycznie aktualizacja dostępnego budżetu po zaakceptowaniu wybranej operacji bankowej.
Raporty gotówkowe
- Generowanie raportów gotówkowych.
- Zbiorcza lista wszystkich raportów.
- Ewidencja dostępnych środków finansowych.
- Możliwość integracji z dowolnym systemem do zarządzania kasami gotówkowymi firmy.
- Załączanie odpowiednich dokumentów w załącznikach, np. dodanie faktury.
Ewidencja kosztów i rozliczanie zaliczek
- Szeroka kontrola nad kosztami w organizacji (w tym pozabudżetowymi).
- Zgłaszanie, akceptowanie, wydawanie/pobieranie i rozliczanie zaliczek.
- Zgłaszanie kosztów z poziomu wszystkich platform i urządzeń mobilnych, przy użyciu wbudowanego aparatu, nawet bez dostępu do sieci (technologia OCR).
- Informacja o limitach przysługujących danemu pracownikowi na określony typ wydatku oraz dotychczasowej sumie zaraportowanych kosztów w bieżącym okresie rozliczeniowym.
Obieg dokumentów finansowych
- Automatyczne generowanie dokumentów (np. wniosków, formularzy).
- Określenie dowolnych ścieżek akceptacji dla wybranych typów wniosków tj. przypisanie realizatorów oraz realizatorów zastępczych (np. w przypadku nieobecności głównego realizatora), obserwatorów, nadanie odpowiednich uprawnień zgodnie z polityką firmy.
- Dekretowanie dokumentów kosztowych z rozbiciem na centra kosztów.
- Określenie czasu realizacji zarówno dla poszczególnych elementów, jak i dla całego dokumentu czy procesu.
- Bieżące monitorowanie statusów procesowanych dokumentów.
- Wersjonowanie – śledzenie wszystkich zmian dokonanych na dokumentach w trakcie trwania procesu.
- Wsparcie dla dowolnie skomplikowanego workflow pracy nad każdym z formularzy.
- Załączanie dokumentów w postaci załączników (pliki o dowolnym rozszerzeniu) bądź odwzorowanie przy pomocy formularzy.
Zamówienia zakupu (PO)
- Jedno, centralne miejsce pozwalające przechowywać oferty, dane dostawców, oraz informacje o procesie akceptacji zamówień zakupu.
- Tworzenie i rejestrowanie zamówień z uwzględnieniem najważniejszych informacji takich jak: nazwa przedsiębiorstwa, numer zamówienia, typ produktu lub usługi, ilość, ceny oraz kluczowe daty etc.
- Możliwość przypisania numeru zamówienia zakupu (PO no.) do każdego zamówienia zakupu.
- Monitorowanie zakupów towarów i usług od dostawców – ich statusu i ustaleń. Transparentna struktura kosztów.
- Walidacja zamówienia – nieodłączny element ścieżki audytowej pozwalający znacząco przyspieszyć i ułatwić proces audytu.
- Automatyczne generowanie powiadomień po wykonaniu określonej akcji np. pojawieniu się nowego dokumentu, wymaganej akceptacji etc.
Zlecenia fakturowania
- Bieżące zlecanie fakturowania wybranych kontrahentów.
- Tworzenie tasków i przypomnień, monitorowanie statusu zlecenia.
- Opcja podziału faktury na jej elementy składowe z możliwością osobnego rozliczania każdego z nich.
- Możliwość przypisania numer zamówienia zakupu (purchase order) do wybranej faktury, usprawniająca proces weryfikacji jego zgodności z fakturą.
- Możliwość prowadzenia dyskusji w sekcji komentarzy.
Specjaliści finansowi potrzebują dziś inteligentnych narzędzi, porad i wskazówek, aby dobrze radzić sobie ze złożonymi kwestiami finansowymi oraz przekazywać firmie swoje wnioski i spostrzeżenia wspomagając w ten sposób jej wzrost i rentowność.
Deloitte
Analiza i kontrola działalności finansowej przedsiębiorstwa
Prowadzenie działań controllingowych pozwala nie tylko na bieżąco monitorować przepływ środków w organizacji, ale również zoptymalizować kluczowe jej procesy. Nie należy zapominać, że zarządzanie finansami to m.in. planowanie wydatków i sprawne zarządzanie budżetami w organizacji, automatyzacja przepływu dokumentów finansowych, monitorowanie statusu dokumentów, raportowanie i wiele, wiele więcej.
Mimo że wszystkie te działania mają wspólny cel – sprawowanie szeroko pojętej kontroli nad finansami w organizacji, to ich przebieg jest silnie uzależniony od specyfiki firmy. Kluczowe wówczas staje się znalezienie narzędzia, które w pełni odzwierciedli nawet najbardziej złożone procesy i elastycznie dopasuje się do wymagań każdej organizacji.
Dzięki Productive24 zrezygnowaliśmy z nieefektywnych arkuszy kalkulacyjnych. Rozwiązanie znacznie poprawiło efektywność naszych procesów związanych z budżetowaniem i zapewniło automatyczną kategoryzację wydatków projektowych.
Monika Król
Zastępca Dyrektora ds. przedsiębiorczości i ekosystemów gospodarczych w Wydziale Strategii i Przedsiębiorczości
Urząd Miasta Lublin
Urząd Miasta Lublin
Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!
Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą tworząc jeden wielki ekosystem aplikacji biznesowych? Z aplikacją do zarządzania finansami świetnie sprawdzają się:
Sprawdź inne aplikacje Productive24 do zarządzania organizacją:
System ticketowy stanowiący kompleksowe centrum obsługi zgłoszeń w organizacji.
Service Desk
Narzędzie do szybkiego i efektywnego planowania czasu pracy oraz kompleksowego zarządzania zadaniami.
Cyfrowy organizer osobisty
Kompleksowe narzędzie pozwalające skutecznie zautomatyzować pracę działu sprzedaży.
CRM
Aplikacja zapewniająca bieżącą kontrolę wszystkich zasobów w organizacji.
Zarządzanie zasobami firmowymi
Aplikacja pozwalająca kompleksowo monitorować działalność finansową organizacji.
Zarządzanie finansami
Aplikacja pozwalająca uporządkować i kompleksowo zarządzać całą wiedzą w organizacji.
Baza wiedzy i procedur
Kompleksowa aplikacja pozwalająca efektywnie zarządzać flotą pojazdów w organizacji.
Zarządzanie flotą
System informatyczny umożliwiający efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.
Zarządzanie delegacjami
System do zarządzania projektami, który pozwala skutecznie monitorować postępy, blokery i zagrożenia w realizacji projektów.
Zarządzanie projektami
Zaprojektuj rozwiązanie, które w pełni odzwierciedli procesy w Twojej organizacji.
Oprogramowanie na zamówienie
Odkryj nowe możliwości
Czytaj na blogu:
5 min.
Productive24 w raporcie HR TECH Changer
Z przyjemnością informujemy, że rozwiązanie HRM Productive24 pojawiło się w najnowszym raporcie HR Tech Changer, który prezentuje innowacyjne rozwiązania wspierające sektor usług HR w Polsce. Raport opracowany został przez Polskie Forum HR.…
7 min.
HRBP kreatorem trendów w organizacji – Kongres Profesjonalistów HR w telegraficznym skrócie
Hasłem przewodnim październikowej edycji Kongresu Profesjonalistów HR była rola HRBP w firmie i obszary, jakie dzięki swoim kompetencjom może usprawnić, by rozwijać pracowników i podnosić efektywność całej organizacji.…
6 min.
Trendy na rynku detalicznym – podsumowanie Kongresu Nowoczesnej Dystrybucji 2023
Piąta edycja Kongresu Nowoczesnej Dystrybucji ponownie przyciągnęła ekspertów świata handlu i logistyki. Program konferencji był zróżnicowany zarówno pod względem formy, jak i poruszanych tematów.…