• Wszystkie umowy pod kontrolą!

    Poznaj elastyczny system do zarządzania umowami

Dużo więcej niż standardowy rejestr umów

Zarządzanie umowami Productive24 to aplikacja zbudowana na bazie platformy Productive24, która pozwala zautomatyzować i w pełni kontrolować obszar zarządzania umowami.

Rozwiązanie gwarantuje pełną transparentność procesów związanych z tworzeniem i negocjowaniem kontraktów, a także – dzięki funkcji śledzenia zobowiązań (obligations tracker) – z zarządzaniem umową przez cały okres jej obowiązywania.

Zarządzanie warunkami handlowymi w grupie spółek DANONE to zaawansowany proces o bardzo złożonej logice biznesowej. Platforma Productive24 bez problemu udźwignęła ciężar naszych szczegółowych wymagań i pozwoliła zakończyć przedsięwzięcie pełnym sukcesem.

Michał Kapica
Business Systems Analyst,
DANONE

Mierz rentowność całych kontraktów i ich elementów – sprawdź funkcje systemu

  • Szablony umów

    • Zawsze aktualne, obowiązujące szablony umów – zapewniona systemowo kontrola poprawności dokumentów, z których korzystają pracownicy.
    • Zarządzanie wzorami umów – tworzenie szablonów dla dowolnych typów kontraktów.
    • Wielopoziomowe, elastyczne uprawnienia do edycji określonych parametrów szablonów czy zapisów umownych, np. do zmiany zakresów danej wartości („widełki”) – uprawnienia nadawane zgodnie z hierarchią w organizacji lub indywidualnie.
    • Wersjonowanie zmian – kontrola cyklu życia dokumentu, zapewniająca pełną ścieżkę audytową, archiwalna baza wzorów umów.
    • Komentarze i dyskusje (np. argumentacja wprowadzenia zmian w danym wzorze umowy) prowadzone kontekstowo – w obrębie konkretnego szablonu.
  • Generator umów i dokumentów powiązanych

    • Automatyzacja i centralizacja generowania umów oraz ich dokumentów pochodnych, np. predefiniowanych załączników, protokołów odbioru etc.
    • Edytor umów.
    • Automatyczne generowanie treści dokumentu (zgodnie z szablonem) i/lub uzupełnianie danych za pomocą formularza dedykowanego do danego typu umowy.
    • Po wprowadzeniu/autouzupełnieniu danych system wysyła interesariuszom powiadomienia o konieczności weryfikacji danych.
    • Cyfrowa akceptacja umowy w systemie, blokująca możliwość jej dalszej edycji (w przypadku np. umowy zlecenia akceptacja jest równoważna z zawarciem umowy).
    • Zapisywanie gotowych dokumentów w e-rejestrze i możliwość ich wydruku w wybranym formacie.
  • Rejestry umów

    • Jedno wspólne archiwum wszystkich kontraktów.
    • Ewidencja wszystkich kontraktów w organizacji, wraz z informacją o fizycznej lokalizacji dokumentu.
    • Sortowanie umów po dowolnych parametrach, np. typ umowy, wartość kontraktu, kontrahent, data wygaśnięcia, status umowy (szkic, negocjacje, przekazana do podpisu, aktywna, wygasająca, zakończona etc.) itd.
    • Filtry zaawansowane – szybki podgląd listy umów z dowolnie ustawionymi parametrami, np. tylko umowy wygasające w ciągu najbliższych trzech miesięcy.
  • Zadania, śledzenie zobowiązań i ticketing

    • Identyfikacja i egzekwowanie zobowiązań umownych.
    • Przypomnienia i powiadomienia o konieczności wykonania określonych czynności wynikających z umowy; generowanie powiadomień w określonych sytuacjach (np. przed wygaśnięciem umowy).
    • Zarządzanie wymaganiami zawartymi w kontrakcie – tworzenie i przypisywanie pracownikom/zespołom zadań związanych z realizacją umowy wraz z określeniem ich cykliczności.
    • Tworzenie zamówień na usługi prawne związane z daną umową.
    • Śledzenie zobowiązań.

System IT do zarządzania warunkami handlowymi w grupie spółek DANONE

Zarządzanie kontraktami może być ogromnym wyzwaniem – nie tylko dla działów prawnych, ale również dla działów sprzedaży. Przeoczone terminy wygasania umów, niedopilnowanie zobowiązań umownych czy nieautoryzowane i niekontrolowane zmiany kluczowych zapisów umownych to często utracone szanse sprzedażowe, utrata korzyści, a także godziny i roboczodni stracone na negocjowanie często tych samych zapisów. Te problemy pojawiają się w większości firm niezależnie od ich wielkości i branży. Jak skutecznie sobie z nimi radzić?


Pobierz Case Study i dowiedz się, jak w Grupie Danone zautomatyzowano zarządzanie umowami i warunkami handlowymi.

Odkryj nowe możliwości