Automatyzacja procesu onboardingu

Rozwiązanie do onboardingu pracowników zbudowane na platformie Productive24 pozwala zdigitalizować i zautomatyzować wszystkie procesy onboardingowe organizacji zgodnie z jej specyficznymi wymaganiami, dzięki czemu przyspiesza adaptację nowo zatrudnionych osób, zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy, a także zmniejsza ryzyko niekontynuowania współpracy po okresie próbnym.

Rozwiązanie pozwala nie tylko projektować procesy wdrożeniowe, automatycznie je uruchamiać i monitorować ich przebieg, ale też zarządzać wszystkimi materiałami szkoleniowymi i mierzyć wiedzę nowych pracowników.

Ankiety po onboardingu – jak i po co mierzyć skuteczność wdrożenia?

Ocena procesów onboardingowych prowadzonych w organizacji przynosi szereg korzyści. Pozwala np. zdobyć cenny feedback odnośnie do mocnych stron procesu, ale też zidentyfikować te jego elementy, które wymagają poprawy.

Świeże spojrzenie oczami nowo zatrudnionej osoby powala również zachować „zdrowy dystans” do własnej organizacji oraz trzymać rękę na pulsie zmieniających się w czasie oczekiwań kandydatów i standardów rynkowych.

Jak skutecznie mierzyć procesy onboardingowe? Odpowiedź na to pytanie wraz z bazą ankiet powdrożeniowych znajdziesz w e-booku „Ocena procesów onboardingowych”.

Wybrane funkcje systemu:

  • Pre-boarding

    • Automatyzacja zgłoszeń dla wybranych działów (np. kadr czy IT) w celu przygotowania miejsca pracy dla nowego pracownika –  sporządzenie niezbędnych dokumentów (w tym umowy), wyposażenie stanowiska pracy, nadanie niezbędnych dostępów, zamówienie welcome pack’u etc.
    • Usprawnienie komunikacji z nowo zatrudnionym pracownikiem przed jego pojawieniem się w pracy – aplikacja może wysyłać z odpowiednim wyprzedzeniem np. link do kwestionariusza osobowego czy informacje dotyczące organizacji pracy pierwszego dnia.
    • Automatyczne przydzielenie opiekuna wdrożenia tzw. buddy, odpowiedzialnego za wspieranie nowego pracownika podczas jego adaptacji w organizacji.
  • Ścieżki onboardingowe

    • Pełna customizacja procesu wdrożenia – tworzenie indywidualnych ścieżek onboardingowych dla różnych stanowisk, lokalizacji itp.
    • Automatyczne przypisanie wybranej ścieżki wdrożenia nowego pracownika – zgodnie z obejmowanym stanowiskiem.
    • Dowolne modelowanie etapów wdrożenia pracowników/współpracowników (np. B2B) – budowanie indywidualnego workflow procesu.
    • Możliwość tworzenia dowolnej ilości etapów wdrożenia.
    • Określenie ram czasowych dla wybranego etapu.
    • Przypisanie do wykonania przez pracownika testów wiedzy oraz zadań  koniecznych do uznania danego etapu za zrealizowany.
  • Szkolenia wdrożeniowe

    • Przygotowywanie i przeprowadzanie szkoleń wdrożeniowych (np. stanowiskowych, produktowych, organizacyjnych, BHP etc.) dla nowo zatrudnionych pracowników zgodnie z daną ścieżką onboardingową.
    • Definiowanie celów szkolenia, przeprowadzanie testów i quizów po wybranych etapach wdrożenia.
    • Generowanie oświadczeń o zapoznaniu się z treścią wybranych dokumentów (np. regulaminów), a także certyfikatów ukończenia danego szkolenia.
    • Możliwość prezentacji informacji również w formatach multimedialnych – szkolenia w formie video, infografiki etc.
  • Przejrzysty widok danych

    • Widok wszystkich procesów onboardingowych w jednym, centralnym miejscu, z możliwością filtrowania, sortowania i wyszukiwania określonych pozycji.
    • Szybkie przełączanie widoków – zarządzanie wszystkimi etapami wdrożenia pracownika z poziomu listy, taskboardu (tablica Kanban) lub wykresu Gantt’a.
    • Analiz dowolnych danych za pomocą czytelnych statystyk.
  • Ustawienia onboardingu

    • Przygotowanie predefiniowanych treści (szablonów) w dowolnym elemencie procesu.
    • Ustawianie ról w procesie.
    • Przydzielanie uprawnień dostępu.
    • Dodawanie w dowolnym procesie treści video, grafik i innych załączników w różnych formatach.
    • Dowolne modelowanie etapów wdrożenia, np. według grup, stanowisk, działów, lokalizacji lub indywidualnie.
  • Ankiety post-onboardingowe

    • Ocena wybranych aspektów wdrożenia np. rekrutacji, pre-boardingu, opiekuna wdrożenia, etc.
    • Tworzenie szablonów poszczególnych pytań i całych ankiet.
    • Możliwość przypisania ankiet do wybranego procesu wdrożeniowego.
    • Gromadzenie i analizowanie feedbacku uzyskanego od pracowników.
  • Efektywna komunikacja

    • Możliwość realizowania procesów niezależnie od miejsca wykonywania pracy (stacjonarnie i zdalnie) dzięki natywnym aplikacjom dla iOS, Android i Windows10, które działają zarówno online, jak i offline.
    • Wbudowany czat – pozwalający na bieżąco wspierać pracownika w kontekście danego zadania czy bieżącej pracy.
    • Automatyczne przekazywanie feedbacku do nowego pracownika.
    • Wspieranie pracy grupowej – ogłoszenia, burze mózgów, sekcja komentarzy, która może być zamieszczana w różnych miejscach w systemie.
    • Automatyczne wysyłanie powiadomień do uczestników o zmianach w statusie procesów.
  • Baza wiedzy wdrożeniowej

    • Zbiór informacji i dokumentów edukacyjnych zawierających wiedzę niezbędną dla wdrażanego pracownika.
    • Stały dostęp do zasobów bazy w dowolnym czasie i miejscu.
    • Wgląd w bazę wiedzy w trybie online i offline.
    • Definiowanie zasobów bazy wiedzy przypisanych do danych grup stanowiskowych.
    • Możliwość dodawania załączników w różnych formatach m.in. video, graficznych, audio, PDF, DOC.
  • Checklista zadań

    • Zdefiniowana lista zadań, których realizacja jest niezbędna do ukończenia procesu onboardingu z możliwością oznaczania zadań jako wykonanych.
    • Terminarz wdrożenia (zintegrowany z kalendarzem) informujący o terminach, w których dany etap lub zadanie musi zostać ukończone.
    • Automatyczne przypomnienia informujące o konieczności wykonania określonego etapu.
  • Raporty i statystyki

    • Stały wgląd dla leaderów i managerów do informacji o postępach i etapie realizacji procesu przez wdrażanych pracowników.
    • Możliwość definiowania dowolnych dedykowanych raportów i statystyk.
    • Informacja o czasie realizacji poszczególnych etapów przez pracowników.
    • Dostęp do informacji o rezultatach testów, quizów i ankiet.

Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!

Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane w Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą tworząc jeden, kompleksowy ekosystem aplikacji biznesowych? Z platformą onboardingową świetnie sprawdzają się takie rozwiązania, jak:

Odkryj więcej funkcji systemu HRM/HCM

Zarządzanie rekrutacją – wnioski o rekrutację, bazy kandydatów, różne ścieżki i szablony procesów, formularze ocen kandydatów…

Rekrutacja

Aplikacja do zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej, wspierająca proces obiegu dokumentów w organizacji.

E-dokumentacja pracownicza

Cyfryzacja i automatyzacja zarządzania nieobecnościami – elektroniczne wnioski urlopowe, nieobecności zespołu, kalendarze firmowe…

Zarządzanie nieobecnościami

Elastyczna platforma do preboardingu i onboardingu – pełna automatyzacja wdrażania pracowników w Twojej organizacji.

Onboarding

Elastyczne narzędzie do tworzenia dowolnego typu ankiet pracowniczych, testów oraz quizów.

Ankiety, testy i quizy

Rozwiązanie wspierające rozwój pracowników i budowanie kapitału intelektualnego organizacji.

Szkolenia i rozwój (L&D)

Aplikacja do automatyzacji przeprowadzania ocen pracowniczych – oceny okresowe, cele, zadania, profile kompetencyjne…

Oceny pracownicze

Kompleksowe zarządzanie OKR w organizacji – zarządzanie celami, monitorowanie projektów, śledzenie progresu…

OKR

Cyfrowe środowisko pracy – platforma usprawniająca komunikację i pracę grupową.

Digital Workplace

Zestaw narzędzi pozwalających mierzyć i poprawiać satysfakcję oraz zaangażowanie pracowników.

Wellbeing pracowników

Rozwiązanie, które porządkuje procesy offboardingowe i zbiera feedback od odchodzących pracowników.

Offboarding

Zaprojektuj rozwiązanie, które w pełni odzwierciedli procesy w Twojej organizacji.

Oprogramowanie na zamówienie

Odkryj nowe możliwości