Zarządzanie umowami Wszystkie kontrakty i zobowiązania umowne pod pełną kontrolą

Ewidencja i generatory umów, szablony, śledzenie zobowiązań, elastyczne zarządzanie uprawnieniami do tworzenia i edycji wzorów umów – rozwiązanie do zarządzania umowami zbudowane w Productive24 zapewnia przejrzystość, bezpieczeństwo i kontrolę wszystkich procesów związanych z negocjowaniem, procedowaniem i egzekwowaniem kontraktów.

O rozwiązaniu

Contract Management Productive24 to system zbudowany na bazie platformy Productive24, który pozwala zautomatyzować i w pełni kontrolować obszar zarządzania umowami. 

Rozwiązanie gwarantuje pełną transparentność procesów związanych z tworzeniem i negocjowaniem kontraktów, a także – dzięki funkcji śledzenia zobowiązań (obligations tracker) – z zarządzaniem umową przez cały okres jej obowiązywania.

Z Contract Management Productive24 zyskasz:

  • icon

    Automatyzację i centralizację procesów generowania różnych typów umów i powiązanych z nimi dokumentów.

  • icon

    Systemową kontrolę nad parametrami umów: brak ryzyka dokonania nieautoryzowanej zmiany treści umowy.

  • icon

    Bezpieczne zarządzanie dostępem do danych kontrahentów i wrażliwych danych handlowych - zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

  • icon

    Możliwość elastycznej rozbudowy oraz dopasowywania aplikacji do zmieniających się potrzeb.

  • icon

    Transparentność procesów i pełną ścieżkę audytową, m.in. dzięki tworzeniu i elastycznemu zarządzaniu szablonami umów.

  • icon

    Śledzenie zobowiązań wynikających z umowy, w tym możliwość automatycznego generowania zadań (wraz z deadline’ami) oraz powiadomień, wysyłanych zarówno do własnego zespołu, jak i do kontrahenta.

Mierz rentowność całych kontraktów i ich elementów

Dzięki temu, że każdy system zbudowany na bazie platformy Productive24 może być dowolnie połączony z innymi aplikacjami Productive24, aplikacja Contract Management Productive24 pozwala nie tylko kontrolować treść i najważniejsze parametry umów, ale również mierzyć ich faktyczną rentowność.

Przykładowe funkcje systemu

Szablony umów

Zawsze aktualne, obowiązujące szablony umów – zapewniona systemowo kontrola poprawności dokumentów, z których korzystają pracownicy.

  • Zarządzanie wzorami umów – tworzenie szablonów dla dowolnych typów kontraktów.
  • Wielopoziomowe, elastyczne uprawnienia do edycji określonych parametrów szablonów czy zapisów umownych, np. do zmiany zakresów danej wartości („widełki”) – uprawnienia nadawane zgodnie z hierarchią w organizacji lub indywidualnie.
  • Wersjonowanie zmian – kontrola cyklu życia dokumentu, zapewniająca pełną ścieżkę audytową, archiwalna baza wzorów umów.
  • Komentarze i dyskusje (np. argumentacja wprowadzenia zmian w danym wzorze umowy) prowadzone kontekstowo – w obrębie konkretnego szablonu.

Generator umów i dokumentów powiązanych

Automatyzacja i centralizacja generowania umów oraz ich dokumentów pochodnych, np. predefiniowanych załączników, protokołów odbioru etc.

  • Edytor umów.
  • Automatyczne generowanie treści dokumentu (zgodnie z szablonem) i/lub uzupełnianie danych za pomocą formularza dedykowanego do danego typu umowy.
  • Po wprowadzeniu/autouzupełnianiu danych, system wysyła interesariuszom powiadomienia o konieczności weryfikacji danych.
  • Cyfrowa akceptacja umowy w systemie, blokująca możliwość jej dalszej edycji (w przypadku np. umowy zlecenia akceptacja jest równoważna z zawarciem umowy). 
  • Zapisywanie gotowych dokumentów w e-rejestrze i możliwość ich wydruku w wybranym formacie.

Rejestry umów

Jedno wspólne archiwum wszystkich kontraktów.

  • Ewidencja wszystkich kontraktów w organizacji, wraz z informacją o fizycznej lokalizacji dokumentu.
  • Sortowanie umów po dowolnych parametrach, np. typ umowy, wartość kontraktu, kontrahent, data wygaśnięcia, status umowy (szkic, negocjacje, przekazana do podpisu, aktywna, wygasająca, zakończona etc.). itd.
  • Filtry zaawansowane – szybki podgląd listy umów z dowolnie ustawionymi parametrami, np. tylko umowy wygasające w ciągu najbliższych trzech miesięcy.

Zadania, śledzenie zobowiązań i ticketing.

Identyfikacja i egzekwowanie zobowiązań umownych.

  • Przypomnienia i powiadomienia o konieczności wykonania określonych czynności wynikających z umowy; generowanie powiadomień w określonych sytuacjach (np. przed wygaśnięciem umowy).
  • Zarządzanie wymaganiami zawartymi w kontrakcie – tworzenie i przypisywanie pracownikom/zespołom zadań związanych z realizacją umowy (np. w powiązaniu z systemem Project Management Productive24), wraz z określeniem ich cykliczności.
  • Tworzenie zamówień na usługi prawne związane z daną umową.
  • Śledzenie zobowiązań umownych.

Online, offline, omnichannel

Wszystkie funkcje Productive24 dostępne są zarówno w aplikacji WEB (online, technologia RWD), jak również w postaci natywnych aplikacji mobilnych dla Android, iPhone oraz Windows 10, które działają offline.

[contact-form-7 id="84" title="Formularz kontaktowy"]