• Zdigitalizuj teczki pracownicze

    Dokumentacja pracownicza w chmurze - bezpiecznie i w zasięgu ręki!

Cała historia pracownika w jednej aplikacji!

Digitalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów w organizacji niesie za sobą ogrom korzyści. Dzięki Productive24 możesz scyfryzować np. wnioski pracownicze, akta osobowe i teczki pracownicze, ale też wszystkie inne dokumenty, które procesuje się w Twojej organizacji.


Digitalizacja dokumentów w Productive24 pozwala skutecznie zarządzać dokumentacją pracowniczą z jednego, centralnego systemu, zapewniając przy tym pełną kontrolę i transparentność procesów.

Szybko okazało się, że plan przeniesienia do Productive24 procesów HR takich, jak komunikacja, planowanie i zarządzanie nieobecnościami, profil i e-teczka pracownika, onboarding, szkolenia, bazy wiedzy czy wnioski pracownicze to tylko początek.

Katarzyna Bochanysz
Lider zespołu rekrutacji i projektów HR,
ARRA Group

Productive24 pozwolił nam uporządkować dokumentację pracowniczą i usystematyzować proces kompletowania danych personalnych. Doceniamy to, że szerokie możliwości rozbudowy Productive24 gwarantują nam szybkie i elastyczne dostosowanie wdrożonego rozwiązania do naszych rosnących potrzeb.

Agata Wypych
Head of HR,
Coinfirm

 

Przykładowe e-wnioski w Productive24

  • Benefity

    Zarządzanie benefitami – procesowanie wniosków o skorzystanie, zmianę lub rezygnację z wybranych pakietów (np. programu Multisport, ubezpieczenia grupowego, prywatnej opieki medycznej).

  • RODO

    Zgłoszenia związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. wniosek o udzielenie/wycofanie zgody na przetwarzanie danych.

  • Wnioski urlopowe

    Zgłaszanie nieobecności i workflow akceptacji wniosków o urlop (wypoczynkowy, urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny inne).

Modele operacyjne oparte o wymianę dokumentów w klasycznej formie papierowej stają się już nie tylko nieekologiczne, lecz również w wysokim stopniu nieefektywne.

PwC

Profil pracownika i inne funkcje

  • Profile i dokumentacja pracownicza

    • Przechowywanie w formie cyfrowej wszystkich dokumentów kadrowych związanych z teczkami pracowników (cyfryzacja teczek).
    • Teczki zawierają dane wymagane przepisami oraz umożliwiają przechowywanie wymaganych dokumentów w formie załączników.
    • Widok 360° – teczka pracownika pełni również funkcję centralnego miejsca zarządzania innymi elementami cyklu życia pracownika w organizacji, takimi jak: nieobecności, delegacje, umowy, szkolenia, oceny kompetencji, procesy onboardingu, protokoły odbioru prac i inne.
  • Dodawanie i procesowanie wniosków

    • Możliwość dodawania i procesowania wniosków pracowniczych np. wniosków urlopowych, wniosków o przystąpienie do PPK, wniosków o uruchomienie rekrutacji itd.
    • Odrębne ścieżki realizacji i wymagane załączniki, w zależności od typu danego wniosku.
    • Możliwość wybrania  realizatorów wniosków (predefiniowana lista osób uprawnionych) oraz obserwatorów.
    • Wskazanie daty rozpoczęcia oraz ostatecznego terminu realizacji.
    • Blokada edycji zaakceptowanych wniosków.
  • Rejestr wniosków

    • Rejestr wszystkich wniosków dostępny w jednym, centralnym miejscu.
    • Zarządzanie dostępnością wniosków dla wybranych grup pracowników (zgodnie z ich uprawnieniami).
    • Łatwe filtrowanie, sortowanie i wyszukiwanie wniosków po dowolnych kryteriach (np. status wniosku, termin realizacji, autor).
    • Szybkie dodawanie nowych wniosków z poziomu listy zbiorczej.
    • Odrębne oznaczenie kolorystyczne wniosków, których termin realizacji wygasa bądź już minął.
    • Szybkie akcje masowe wykonywane na liście wniosków, np. zbiorcza akceptacja wielu dokumentów.
    • Wszystkie wnioski dostępne również na widoku taskboard.
  • Baza szablonów wniosków/dokumentów

    • Baza gotowych dokumentów do pobrania/wydruku (np. wzory wniosków lub załączniki).
    • Możliwość pobrania (PDF) lub wydruku wypełnionego dokumentu.
    • Zarządzanie wzorami dokumentów oraz wniosków – tworzenie szablonów dla dowolnych typów dokumentów.
    • Wielopoziomowe, elastyczne uprawnienia do edycji określonych parametrów szablonów  – uprawnienia nadawane zgodnie z hierarchią w organizacji lub indywidualnie.
    • Wersjonowanie zmian – kontrola cyklu życia dokumentu, zapewniająca pełną ścieżkę audytową, archiwalna baza wzorów załączników.
    • Komentarze i dyskusje prowadzone kontekstowo – w obrębie konkretnego szablonu.
  • Workflow procesów

    • Platforma umożliwia stworzenie generatorów wniosków dostosowanych do specyficznych wymagań firmy.
    • Możliwość indywidualnego definiowania zawartości szablonów wniosków i dokumentów, a także definiowania listy wymaganych załączników (checklista).
    • Określanie dowolnych ścieżek akceptacji dla wybranych typów wniosków; przypisanie realizatorów oraz realizatorów zastępczych (np. w przypadku nieobecności głównego realizatora), obserwatorów, nadanie odpowiednich uprawnień zgodnie z polityką firmy.
    • Określenie czasu realizacji zarówno dla poszczególnych etapów, jak i dla całego wniosku czy procesu.
  • Powiadomienia i komentarze

    • Elastyczny system powiadomień (e-mail, push, systemowych), generowanych i wysyłanych po wykonaniu określonej akcji, takiej jak zgłoszenie przez pracownika wniosku urlopowego czy akceptacja wniosku przez przełożonego.
    • Możliwość ustawienia przypomnienia z dodatkowym powiadomieniem lub wysłanie e-maila ze zdarzeniem kalendarzowym.
    • Rozbudowana sekcja komentarzy, która może być dodana do dowolnego miejsca w systemie, np. do danego typu wniosku.
    • Kontekstowe prowadzenie i zapisywanie dyskusji w obrębie danego wniosku, pozwalające zastąpić zbędą, nieefektywną komunikację e-mail.
    • Możliwość prowadzenia wielowątkowych dyskusji (wiele poziomów zagnieżdżenia wypowiedzi) i otagowania wybranego użytkownika.
    • Rozbudowany edytor tekstowy oraz edytor grafik (do załączników graficznych).

Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!

Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą, tworząc jeden kompleksowy ekosystem aplikacji biznesowych?

Productive24 pozwala scyfryzować nie tylko e-dokumentację pracowniczą, ale też wszystkie inne dokumenty procesowane w organizacji.

Digitalizacja procesów i archiwizacja dokumentów za pomocą Productive24 może więc objąć zarówno dokumenty w dziale HR (np. wnioski o uruchomienie rekrutacji, wnioski urlopowe itd.), Compliance (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w RODO), w działach finansowo-administracyjnych (np. wnioski o zaliczki na delegacje), jak również te związane z procesowaniem dokumentów księgowych (digitalizacja obiegu faktur z wykorzystaniem technologii OCR Productive24) i wiele innych.

Odkryj więcej funkcji systemu HRM/HCM

Zarządzanie rekrutacją – wnioski o rekrutację, bazy kandydatów, różne ścieżki i szablony procesów, formularze ocen kandydatów…

Rekrutacja

Aplikacja do zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej, wspierająca proces obiegu dokumentów w organizacji.

E-dokumentacja pracownicza

Cyfryzacja i automatyzacja zarządzania nieobecnościami – elektroniczne wnioski urlopowe, nieobecności zespołu, kalendarze firmowe…

Zarządzanie nieobecnościami

Elastyczna platforma do preboardingu i onboardingu – pełna automatyzacja wdrażania pracowników w Twojej organizacji.

Onboarding

Elastyczne narzędzie do tworzenia dowolnego typu ankiet pracowniczych, testów oraz quizów.

Ankiety, testy i quizy

Rozwiązanie wspierające rozwój pracowników i budowanie kapitału intelektualnego organizacji.

Szkolenia i rozwój (L&D)

Aplikacja do automatyzacji przeprowadzania ocen pracowniczych – oceny okresowe, cele, zadania, profile kompetencyjne…

Oceny pracownicze

Kompleksowe zarządzanie OKR w organizacji – zarządzanie celami, monitorowanie projektów, śledzenie progresu…

OKR

Cyfrowe środowisko pracy – platforma usprawniająca komunikację i pracę grupową.

Digital Workplace

Zestaw narzędzi pozwalających mierzyć i poprawiać satysfakcję oraz zaangażowanie pracowników.

Wellbeing pracowników

Rozwiązanie, które porządkuje procesy offboardingowe i zbiera feedback od odchodzących pracowników.

Offboarding

Zaprojektuj rozwiązanie, które w pełni odzwierciedli procesy w Twojej organizacji.

Oprogramowanie na zamówienie

Odkryj nowe możliwości