Ustandaryzowany onboarding to o 62% większa wydajność nowych pracowników

21 października 2019
Jolanta Kozak
Ustandaryzowany onboarding to o 62% większa wydajność nowych pracowników
11 min.

„Onboarding” to wprowadzenie nowego pracownika do organizacji – przyjęcie go do zespołu oraz zaznajomienie z nową rolą i zadaniami w sposób jak najbardziej efektywny.

Jak podaje Harvard Business Review, organizacje z ustandaryzowanym procesem wdrożeniowym raportują o 62% większą wydajność nowych pracowników. Skuteczna adaptacja pozwala prawidłowo zorganizować pierwsze tygodnie nowej pracy, umożliwić szybkie osiągniecie wysokiego poziomu efektywności, a także utwierdzić nowego pracownika w przekonaniu, że podjął właściwą decyzję dołączając do firmy.

Onboarding w erze pracownika

O ile w małych organizacjach, w których większość zasad opiera się na luźnych relacjach i kontaktach osobistych, sformalizowany onboarding może wydawać się zbędny, o tyle w branżach w których pracodawcy walczą o kandydatów lub gdzie rotacja pracowników jest duża, zaplanowany i zautomatyzowany proces onboardingu może okazać się kluczowy dla stabilnej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa i zwiększa szanse na przedłużenie umowy przez świeżo zatrudnionego pracownika.

Jak pokazują badania (Gallup), rotacja pracowników w ciągu pierwszych 18 miesięcy zatrudnienia może wynosić nawet 50%. Inne źródła (The Boston Consulting Group) wskazują również, że firmy przykładające wagę do działań HR, w tym onboardingu, osiągają również lepsze wyniki finansowe. Niezależnie jednak od tego, na jakie badania i dane się powołamy, płynie z nich taki sam wniosek: pracodawca podlega najintensywniejszej ocenie właśnie podczas procesu onboardingu. Na co zatem warto zwrócić większą uwagę, aby wdrożenie nowego pracownika zakończyło się sukcesem? Jak podejść do tematu automatyzacji onboardingu, aby projekt nie spalił na panewce?

Podstawą efektywnego onboardingu jest przełożenie go na zautomatyzowany, mierzalny proces.

Podstawą efektywnego onboardingu jest przełożenie go na zautomatyzowany, mierzalny proces z zachowaniem zasad „6P”: planuj, przygotuj, poinformuj, pomagaj, pytaj i bądź produktywny – we wszystkich swoich działaniach. Ważne, aby raz opracowany proces był łatwo kopiowalny i modyfikowalny w przyszłości – należy więc wybrać takie narzędzie IT, które to zapewni.

Ustandaryzowany i scentralizowany proces wdrożenia często przyczynia się do podjęcia przez pracownika decyzji o kontynuowaniu zatrudnienia w firmie po okresie próbnym. Warto pamiętać, że wysiłek włożony w dobrze przeprowadzoną rekrutację, a potem we wdrożenie i szkolenie nowego pracownika, zwraca się jak każda dobra inwestycja.

Przygotuj proces

Proces onboardingu, rozumiany jako zestaw skoordynowanych, zautomatyzowanych działań mających na celu ułatwienie adaptacji nowego pracownika, pozwoli prawidłowo zorganizować pierwsze tygodnie w nowej pracy, a także umożliwi szybkie osiągniecie zadowalającego poziomu efektywności.

Czas, pomiędzy wyborem odpowiedniego kandydata, a jego fizycznym pojawieniem się w firmie, wykorzystany powinien zostać na tzw. pre-onboarding, czyli zadbanie o przygotowanie stanowiska i narzędzi pracy, niezbędnych dokumentów (np. umowy, skierowania na badania lekarskie) oraz na omówienie wdrożenia nowego pracownika z jego przełożonym i opiekunem wdrożenia (warto upewnić się, że przykładają oni do tego odpowiednią wagę) tak, by po przekroczeniu progu firmy nowo zatrudniony został od razu skierowany w odpowiednie miejsce.

Dobrą praktyką pre-onbordingu może być również kontaktowanie się z kandydatem/kandydatką na 2-3 dni przed rozpoczęciem pracy z pytaniem o samopoczucie przed „wielkim dniem”, a także zapewnienie, że wszystko zostało należycie przygotowane i czekamy już tylko na jego/jej pojawienie się w firmie.

Realizacja powyższych zadań sprawi, że onboarding „właściwy” rozpocznie się bez większych niespodzianek lub zgrzytów.

Plan wdrożenia, czyli adaptacja krok po kroku

Witając pracownika na pokładzie, warto najpierw zaznajomić go z przygotowanym dla niego planem wdrożenia. Oprócz kwestii formalnych bardzo istotne jest, by nowy członek zespołu poznał miejsce pracy, a także został przedstawiony swoim współpracownikom i wyznaczonym opiekunom, do których może kierować pytania podczas pierwszych tygodni wdrożenia.

Jest to również moment, w którym pracodawca ma okazję zweryfikować oczekiwania kandydata dotyczące wizji jego własnego rozwoju w organizacji. Jak podaje Harvard Business Review, 60% firm deklaruje, iż całkowicie pomija omówienie planu działania z nowym pracownikiem. Przedyskutowanie planu wdrożenia pozwoli upewnić się, że odpowiada on nowemu pracownikowi, a jego akceptacja to zobowiązanie stron do dotyczące ich wzajemnych obowiązków, które może być również punktem odniesienia do pierwszych ocen. Warto więc położyć na to większy nacisk – otwartość i komunikacja są tu kluczowe.

Plan wdrożenia pomoże uniknąć chaosu i nieprzyjemności, jakie towarzyszą przeprowadzaniu onboardingu ad hoc. Aby proces był przejrzysty, warto wspomóc się jego wizualizacją w czasie, np. za pomocą wykresu Gantta, uwzględniającego punkty milowe wdrożenia. Pozwoli to nie tylko dokładniej zaprezentować cały proces, ale również mierzyć go, na bieżąco monitorować i analizować.

Jakie są etapy onboardingu?

Pierwszy tydzień: szkolenia, szkolenia i jeszcze raz szkolenia

Jednym z pierwszych punktów onboardingu powinno być przypomnienie o obowiązującej w firmie kulturze organizacyjnej, warunkach zatrudnienia oraz formalne zapoznanie z zasadami pracy i specyfiką pracy na danym stanowisku. Po załatwieniu wszystkich kwestii administracyjnych oraz innych związanych z pre-onboardingiem i przywitaniem w zespole, pracownikowi oferuje się szeroki pakiet szkoleń wdrożeniowych:

  • Ogólne (wstępne) o firmie – dostarczające niezbędnych informacji o historii, wizji i misji przedsiębiorstwa, podstawowych wartościach, klientach, produktach i usługach firmy, a także inne informacje, które pomogą pracownikowi lepiej zrozumieć jej funkcjonowanie w otoczeniu biznesowym.
  • Organizacyjne – z których pracownik dowie się więcej o polityce firmy oraz w których przedstawione zostaną najważniejsze przepisy prawne związane z prawami i obowiązkami pracowniczymi, wewnętrzne procedury organizacyjne (np. dotyczące komunikacji, zachowania poufności, obiegu dokumentów, RODO, rejestracji czasu pracy, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin).
  • Szkolenie BHP – szkolenie, które ze względów bezpieczeństwa powinien odbyć każdy pracownik.

Przekazywanie informacji nie kończy się jednak na tych szkoleniach. To dopiero początek edukacji pracownika – w zależności od charakterystyki pracy, proces wdrożenia może zająć od kilku tygodni, do roku, półtora. Podczas tego okresu powinniśmy przeprowadzać rozmowy okresowe, odnosząc się do wyników pracy i udzielając szczegółowej informacji zwrotnej. Pozwoli to szybko i precyzyjnie zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy zarówno po stronie pracownika, jak i po stronie organizacji.

Szkolenie stanowiskowe i początek pracy

Po przeprowadzeniu szkoleń ogólnych i organizacyjnych, pracownik powinien być gotowy do objęcia stanowiska i sukcesywnego wdrażania się w wykonywanie obowiązków służbowych. Jest to moment, w którym bezpośredni przełożony organizuje szkolenie stanowiskowe, wprowadzając pracownika głębiej w szczegóły funkcjonowania działu, zespołu, projektów. Etap ten również uwzględnia cykliczny feedback. Jest to też początek realizacji celów krótkoterminowych, określonych w planie wdrożenia, dostosowanych do wymagań pracodawcy i oczekiwań pracownika.

Pełne nawiązanie relacji – do 3 miesięcy od zatrudnienia

Przyjmuje się, że pierwsze trzy miesiące pracy to szczególny czas budowania więzi z organizacją i integrowania się z zespołem. Najważniejsze, by w ciągu pierwszych tygodni pracy podtrzymać entuzjazm i motywację towarzyszące podjęciu się nowego wyzwania zawodowego w naszej organizacji, a także jak najefektywniej wykorzystać potencjał nowego pracownika. Jest to zadanie zarówno dla działu personalnego, jak i bezpośredniego przełożonego. Należy zatem pamiętać o oferowaniu wsparcia – zarówno przez dział HR w sprawach organizacyjnych, jak i przez przełożonych – w kwestiach związanych z realizacją zadań i specyfiką pracy.

Po co mierzyć proces onboardingu?

Ocena satysfakcji wdrażanych pracowników, przeprowadzana zazwyczaj w formie anonimowej ankiety, pozwala wskazać mocne strony organizacji, ale przede wszystkim sygnalizuje, które elementy procesu onboardingu, lub szerzej – dotyczące dowolnego aspektu funkcjonowania organizacji – powinny zostać poprawione. Korzyść jest obopólna – pracownik ma poczucie, że ma realny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i z pewnością doceni możliwość aktywnego uczestnictwa w procesie budowania lepszej organizacji, pracodawca z kolei zyskuje narzędzie do badania „temperatury nastrojów”, a także świetne źródło inspiracji. Wzmacnianie pozytywnego nastawienia nowego pracownika, przeprowadzanie okresowych rozmów, ale także badanie oceny wdrożenia, z pewnością przełożą się na pozytywną ocenę procesu onboardingu i zwiększą jego efektywność.

Dlaczego warto scyfryzować i scentralizować procesy onboardingu?

Optymalizacja i automatyzacja najważniejszych procesów HR powinny stanowić priorytet dla nowoczesnej organizacji. Prawidłowo przeprowadzony onboarding niesie za sobą wiele korzyści:

  • Pomaga uzyskać pełną efektywność w możliwie jak najkrótszym czasie,
  • Zmniejsza napięcie i stres związany z podjęciem nowej pracy,
  • Powoduje zwiększenie poczucia przynależności do firmy, poziomu zadowolenia i motywacji, co z pewnością będzie miało swoje odzwierciedlenie w jakości wykonanej pracy – zwłaszcza w organizacjach o strukturze rozproszonej.
  • Zmniejsza poziom rotacji pracowników.

Dobranie odpowiedniej platformy, która zapewni zautomatyzowany proces onboardingu, jest w tym wypadku kluczowe.

Automatyzacja onboardingu – HRM Productive24

HRM Productive24 to narzędzie, które nie tylko ułatwia szybkie i efektywne wdrożenie pracownika, ale automatyzuje wszystkie powtarzalne procesy HR. Moduł do onboardingu HRM Productive24 wspiera nowego pracownika w procesie adaptacji w firmie od momentu zatrudnienia. Logując się po raz pierwszy do systemu HRM Productive24, nowy pracownik otrzyma na start informacje o tym, czego może się spodziewać w ciągu pierwszych miesięcy pracy. Nie zastąpi to oczywiście kontaktu osobistego z przełożonym i zespołem, ale uporządkuje informacje i ustrukturyzuje przebieg wdrożenia, dając wrażenie przejrzystości i profesjonalizmu.

W dany proces onboardingu mogą być włączone osoby z różnych działów i pełniące różne role w organizacji.

W HRM Prodctive24 w proces onboardingu mogą być zaangażowane osoby z różnych działów i pełniące różne role w organizacji, np. bezpośredni przełożony, opiekun wdrożenia, przedstawiciel działu IT, szkoleniowiec BHP, pracownik działu kadr, etc.

W HRM Productive24 można:

  • Generować proces pre-obnoardingowy i onboardingowy automatycznie – na podstawie pozytywnej decyzji z procesu rekrutacyjnego;
  • Przeprowadzać wszystkie procesy onboardingowe (planować, realizować, mierzyć) w ramach jednego systemu,
  • Przeprowadzić dowolne szkolenia wdrożeniowe (stanowiskowe, produktowe, organizacyjne, wdrożenie nowych procedur, przekwalifikowanie specjalistów z zespołu etc.), np. w formie prezentacji slajdów, załączonej treści wideo, dokumentów (różne formaty plików),
  • Pracować stacjonarnie i zdalnie (aplikacje natywne dla iOS, Android i Windows10) – HRM Productive24 działa online i offline,
  • Na dowolnym etapie wprowadzać elementy grywalizacji, np. w formie ankiet czy quizów kontrolnych i wspierać pracowników na czacie – na bieżąco, w kontekście danego zadania lub problemu.
  • Podzielić proces wdrażania pracownika na różne etapy oraz obserwować (na widoku kalendarza czy wykresie Gantta) i oceniać postępy w ich realizacji. Osiągnięte przez pracownika kamienie milowe oraz tempo i jakość przyswajania wiedzy mogą być zestawiane z danymi historycznymi, na tle wybranych grup pracowników.
  • Przeprowadzać ankiety po wdrożeniu i zyskać cenny feedback od nowych pracowników.
  • Analizować dane w formie statystyk, monitorując czas realizacji poszczególnych etapów;
  • Wykorzystywać pozyskane dane do dalszej optymalizacji procesów organizacji.

Co ważne, w HRM Productive24 procesy onboardingowe podlegają parametryzacji przez administratora lub właściciela biznesowego procesu. Moduł umożliwia m.in.:

  • Przygotowywanie predefiniowanych treści (szablonów) w dowolnym elemencie procesu;
  • Automatyczny dobór odpowiedniego procesu według stanowiska lub charakteru pracy zatrudnionego;
  • Ustawianie ról w procesie;
  • Nadawanie upoważnienia do dostępu do poszczególnych danych;
  • Automatyzację procesów – za pomocą pojedynczych kliknięć właściciel biznesowy procesu może dowolnie modelować etapy wdrożenia pracowników/współpracowników np. według grup, stanowisk, działów, lokalizacji, etc. lub indywidualnie;
  • Dodawanie nieskończonej liczby potrzebnych procesów onboardingowych;
  • Dodawanie nieskończonej liczby etapów;
  • Samodzielne zarządzanie listą i konfiguracją etapów danych w procesie;
  • Dodawanie w dowolnym procesie treści wideo, grafik i innych załączników w różnych formatach.

Dzięki procesowi onboardingu realizowanemu ze wsparciem HRM Productive24, pracownik przeprowadzany jest przez cały proces w sposób intuicyjny i zorganizowany.

Jakie dodatkowe korzyści niesie ze sobą wdrożenie w organizacji procesu onboardingu w HRM Productive24?

Automatyzacja onboardingu to również lepsza kontrola nad procesem adaptacji i wdrożenia, ułatwiona komunikacja pomiędzy działem HR, a bezpośrednimi przełożonymi nowego pracownika, większa efektywność i jakość procesu zatrudnienia. Lepsza komunikacja to także lepsze samopoczucie pracownika i mniejsze ryzyko jego rezygnacji z pracy po okresie próbnym, przejrzystość i uporządkowanie procesu wprowadzenia nowych osób do zespołu, a także lepsza identyfikacja nowo zatrudnionego pracownika z wartościami firmy. Raz stworzony proces może być wykorzystany wielokrotnie i dowolnie modyfikowany, przynosząc oszczędności czasu i pieniędzy.

Więcej o HRM Productive24

HRM Productive24 to nie tylko onboarding – to nowoczesna, elastyczna platforma do efektywnego zarządzania zasobami HR, w 100% dopasowująca się do potrzeb organizacji. Umożliwia organizowanie dowolnych procesów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim i zasobami ludzkimi, uwzględniając administrację kadrową związaną z rekrutacją, zatrudnieniem, planowaniem urlopów, rejestracją czasu pracy, planowaniem i rozliczaniem delegacji, rozwiązaniem zatrudnienia (karta obiegowa, exit interview), zarządzaniem (MBO, KPI), a także rozwój: onboarding, ścieżki karier, szkolenia (zarządzanie szkoleniami i e-learning), baza kompetencji, ocena pracownicza, etc. Użytkownik systemu ma do dyspozycji również pulpit menedżera (dashboard), który prezentuje dowolne wskaźniki HR.

Productive24 – wiele aplikacji, wiele działów – jeden wspólny system

HRM Productive24 to jeden z wielu przykładów wykorzystania platformy Productive24.

Productive24 daje unikalną możliwość odwzorowania różnych procesów biznesowych i scalenie ich wszystkich w jednym, spójnym systemie.

Procesy odzwierciedlone w Productive24 mogą się więc wzajemnie przenikać, łączyć, wpływać na siebie. Na przykład w etapie pre-onboardingu związanym z przygotowaniem stanowiska pracy, system może generować automatyczne zadania w module zgłoszeń dla zarządców budynku czy dla działu IT (np. tickety na przygotowanie sprzętu i dostępów do systemów informatycznych), a w module zarządzania flotą np. tworzenie wniosku na przydzielenie samochodu służbowego i dalej: potwierdzenie wydania auta poprzez wypełnienie protokołu odbioru w tymże module. Elementem poszczególnych szkoleń realizowanych w ramach onboardingu może być np. obowiązkowe zapoznanie się z artykułami opublikowanymi w module WIKI, a koszty wynikające z czasu pracy zaraportowanego na realizację procesu onboardingowego mogą zasilać dane modułu budżetowania czy modułu zarządzania projektami. Dla nowo zatrudnionego pracownika mogą również zostać wygenerowane odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w module RODO. System HRM może być również połączony z systemem CRM Productive24 w zakresie przepinania zadań w przypadku zgłoszonej w systemie HRM nieobecności pracownika, zgłoszeń np. do działu kadr na przygotowanie umowy, itd., itd…tego projektu). W Productive24 możliwości digitalizacji i łączenia ze sobą poszczególnych procesów są niemal nieograniczone.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o HRM Productive24.

 

Ciekawy artykuł? Nie zapomnij się nim podzielić!