Od Excela do dedykowanej aplikacji: zarządzanie flotą w SEW-EURODRIVE Polska

1 lipca 2024
Małgorzata Rząd-Poźniak
Od Excela do dedykowanej aplikacji: zarządzanie flotą w SEW-EURODRIVE Polska
6 min.

Sprawna flota samochodowa jest podstawą funkcjonowania wielu organizacji. Może wydawać się, że firmy posiadające rozbudowane, liczące kilkadziesiąt pojazdów zaplecze samochodowe potrzebują równie rozbudowanych systemów do zarządzania nimi. W istocie, nawet „prosta” automatyzacja tego procesu może przynieść zaskakująco dobry efekt.

Taki krok wykonała firma SEW – światowy lider techniki napędowej i automatyzacji. Firma specjalizuje się w produkcji rozwiązań napędowych dla różnych branż. Grupa SEW zatrudnia ponad 21 tys. pracowników w 55 krajach, posiada 17 zakładów produkcyjnych, 91 centrów Drive Technology i ponad 200 biur sprzedaży, w tym również w Polsce.

Kilka miesięcy temu polski oddział firmy SEW uporządkował zarządzanie pojazdami w organizacji wdrażając szytą na miarę aplikację do zarządzania flotą samochodową stworzoną na platformie low-code Productive24. O pomyśle na aplikację, wymaganiach, procesie wdrożenia oraz jego rezultatach rozmawialiśmy z Dawidem Rzeźnikiem, który pełni funkcję Koordynatora ds. floty samochodowej w SEW-EURODRIVE Polska.

Posłuchaj rozmowy!

Centrowanie filmu YouTube

Wolisz czytać? Zachęcamy do lektury opracowania rozmowy!

Flota samochodowa w SEW-EURODRIVE Polska

Paweł Więsek: Dawidzie, czy możesz krótko opisać działalność grupy SEW i znaczenie floty samochodowej w codziennej działalności operacyjnej SEW-EURODRIVE Polska?

Dawid Rzeźnik: Oczywiście. SEW to firma niemiecka, z kapitałem w pełni skupionym w rękach prywatnych. Zajmujemy się produkcją przekładni i silników elektrycznych – z tego wywodzi się firma, ale jak większość przedsiębiorstw nie poprzestajemy tylko i wyłącznie na sprzedaży jednego produktu. Posiadamy również szeroki asortyment falowników i innych artykułów z zakresu techniki napędowej i automatyzacji.

Odnosząc się do kwesti floty samochodowej w SEW – ma ona bardzo duże znaczenie z tego względu, że – tak jak wiele firm produkcyjno-usługowych – bazujemy na pracownikach terenowych, np. inżynierach, którzy dojeżdżają do naszych klientów, zapoznają się z ich potrzebami, doradzają i projektują napędy, których dana firma potrzebuje. Jeżeli więc chodzi o flotę, to tak jak każde inne narzędzie pracy, pozwalające wykonywać nam naszą działalność, musi być ona przede wszystkim sprawna.

Cyfryzacja zarządzania flotą samochodową w firmie

Paweł Więsek: Jakie były główne powody, dla których SEW zdecydował się na wdrożenie aplikacji do zarządzania flotą samochodową?

Dawid Rzeźnik: Głównym powodem był brak odpowiedniego narzędzia. Dotychczas polegaliśmy głównie na arkuszach kalkulacyjnych – wszystko odbywało się, można by powiedzieć, „w prostocie Excela”. Wiadomo, że jeżeli firma się rozrasta i przebywa w niej aut (aktualnie mamy ich blisko 70), trzeba wdrożyć oprogramowanie, które ułatwi zarządzanie nimi. Potrzebowaliśmy dedykowanego oprogramowania, które ułatwiłoby nam raportowanie czy kontrolę kosztów eksploatacyjnych.

Paweł Więsek: Jak rozumiem, to były główne wyzwania i problemy wynikające z zarządzania flotą samochodową w firmie?

Dawid Rzeźnik: Podstawowym wyzwaniem było przejście z zarządzania niewielką liczbą pojazdów, gdzie użytkownicy byli odpowiedzialni za samodzielne monitorowanie ich stanu i raportowanie, do zarządzania flotą liczącą 70 pojazdów. Gromadzenie informacji od większej liczby osób stało się wyzwaniem, które przekraczało możliwości prostego zarządzania za pomocą narzędzi takich, jak Excel. W miarę wzrostu ilości danych, utrzymanie ich w porządku i efektywne korzystanie z nich stawało się coraz trudniejsze. Wymagało to bardziej zaawansowanego systemu zarządzania flotą pojazdów.

Gromadzenie informacji o autach stało się wyzwaniem, które przekraczało możliwości prostego zarządzania za pomocą Excela. Potrzebowaliśmy bardziej zaawansowanego systemu do zarządzania flotą.

Paweł Więsek: Szczególnie przy 70 samochodach we flocie firmy.

Dawid Rzeźnik: Dokładnie tak. Oprócz zespołu handlowego, posiadamy również dział serwisu, gdzie nasi serwisanci regularnie wyjeżdżają w teren, by zajmować się zgłoszeniami klientów oraz montażami przekładni. Generuje to stale rosnącą ilość danych.

System zarządzania flotą pojazdów – na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?

Paweł Więsek: Dlaczego zdecydowaliście się na współpracę z Productive24 jeżeli chodzi o obsługę floty, co zdecydowało o tym wyborze?

Dawid Rzeźnik: Tak naprawdę kilka aspektów. Pierwszym z nich jest to, że platforma umożliwia uszycie aplikacji na miarę. Aplikacja dla SEW została dostosowana do naszych potrzeb. Funkcje, które wymyśliłem i które miały usprawnić naszą pracę, zostały zaimplementowane zgodnie z naszymi oczekiwaniami i rozwinięte tak, jak tego chcieliśmy. Nie narzucano nam gotowych rozwiązań; jeśli mieliśmy pomysł na konkretną funkcjonalność, została ona zrealizowana według naszych wytycznych. Dzięki temu zyskaliśmy pełną kontrolę nad tym, jak działa system, a platforma była swoistą „piaskownicą”, w której mogliśmy swobodnie kształtować narzędzie według naszych potrzeb.

Priorytetem było dla mnie stworzenie prostego i intuicyjnego systemu, a firma Productive24 zdołała spełnić te oczekiwania.

Kolejnym istotnym aspektem jest prostota obsługi. Zależało mi na tym, aby każdy użytkownik posiadający pojazd mógł łatwo, za pomocą kilku kliknięć, dostarczać niezbędne informacje. Chciałem, aby raportowanie przebiegu czy zdarzeń, takich jak kolizje, było intuicyjne i szybkie, a cała dokumentacja zawsze była łatwo dostępna. Nie chciałem skomplikowanego systemu, który wymagałby godzin szkoleń, aby nauczyć pracowników jego obsługi. Takie podejście często sprawia, że funkcje mogą zostać zapomniane po pewnym czasie użytkowania, co z kolei wymagałoby opracowania obszernych instrukcji obsługi. Dlatego zdecydowanie priorytetem było dla mnie stworzenie prostego i intuicyjnego systemu, a firma Productive24 zdołała spełnić te oczekiwania, co bardzo mnie cieszy.

Cyfrowy manager floty – korzyści z wdrożenia

Paweł Więsek: Czy po wdrożeniu samej – minęło już kilka miesięcy od oddania produkcyjnego i jesteśmy teraz na etapie rozwijania tego narzędzia o nowe funkcjonalności – czy po tych kilku miesiącach zauważyłeś jakieś korzyści i efekty zastosowania oprogramowania? Czy w jakiś sposób przyspieszyło waszą pracę? Czy widzisz większą efektywność pracy na flocie?

Dawid Rzeźnik: Tak, oczywiście. Dzięki aplikacji zauważalnie usprawniliśmy proces planowania wymiany floty. Teraz mamy klarowny obraz kosztorysu oraz znacznie szybszy przepływ dokumentacji. Weźmy pod uwagę chociażby aspekt ubezpieczenia floty samochodowej – wcześniej procedura polegała na rozsyłaniu polis drogą mailową i ich indywidualnym drukowaniu przez pracowników. To czasem sprawiało problemy, gdy np. ktoś nie mógł sobie wydrukować dokumentu. Teraz, dzięki funkcjonowaniu tej aplikacji, wszyscy mają łatwy dostęp do dokumentów za pomocą jednego kliknięcia, w dowolnym momencie, a aplikacja na telefon działa także w trybie offline, co jest ogromnym udogodnieniem.

Paweł Więsek: A jak użytkownicy zareagowali na zmianę trybu pracy?

Dawid Rzeźnik: Jeżeli chodzi o sam tryb pracy, to tak naprawdę nie zmienialiśmy go. Zmianie uległ jedynie sposób przekazywania informacji dotyczących każdego pojazdu i jego cyklu życia w firmie. Natomiast faktyczny sposób użytkowania samochodów pozostał bez zmian. Nie pojawiły się żadne nowe obowiązki – jedynie raz w miesiącu konieczne jest uzupełnienie podstawowych informacji, takich jak zaraportowanie przebiegu czy wymiany opon. Proces wprowadzenia systemu do firmy przebiegł więc bezproblemowo – pracownicy nie zostali obciążeni dodatkowymi obowiązkami, a prostota rozwiązania sprawiła, że nawet użytkownicy ze starszego pokolenia chętnie z niego korzystają. Aplikacja nie wymagała długotrwałego procesu uczenia się – jeśli ktoś potrafi obsługiwać aplikację bankową na telefonie, to z łatwością poradzi sobie z naszą aplikacją. Tym samym wprowadzenie narzędzia do użytku nie było trudne. Feedback, który otrzymałem od zespołu, potwierdza, że taka aplikacja była potrzebna i dobrze, że została wdrożona.

Podstawowe procesy logistyczne w wygodnej aplikacji

Paweł Więsek: Jako administrator jesteś bardzo aktywny. Cały czas wraz z zespołem pracujecie nad usprawnieniami i nowymi funkcjonalnościami. Właśnie dograliśmy kwestię dosyć dużego rozszerzenia tego modułu. Czy możesz powiedzieć kilka słów na ten temat?

Dawid Rzeźnik: W rzeczywistości, w naszej firmie to ja, jako manager floty, osobiście zajmuję się tym projektem. Można powiedzieć, że jest to moja własna inicjatywa, wykonana samodzielnie. Wszystkie koncepcje, które wprowadziliśmy w życie, wynikały z naszych potrzeb i zostały zrealizowane zgodnie z moimi pomysłami. Dotąd w firmie nie było dedykowanej osoby odpowiedzialnej za zarządzanie flotą, więc projektując automatyzację procesu bazowałem na opinii użytkowników, ale też na własnych obserwacjach – czego nam brakowało, jakie funkcjonalności były potrzebne.

Naszym celem jest stworzenie kompletnego systemu rezerwacji, ich rozliczenia, zarządzania przebiegiem i zlecania zadań bezpośrednio koordynatorowi floty.

Stąd właśnie pomysł na wprowadzenie tego oprogramowania. Oczywiście, nie od razu Rzym zbudowano. Kiedy udostępniliśmy pierwszą wersję aplikacji, zaczęły napływać do mnie sugestie od użytkowników, np.: „wiesz, Dawid, brakuje mi tego i tego”. Kiedy zgromadziłem odpowiednią liczbę takich informacji zwrotnych oraz widząc, że ludzie naprawdę z tego korzystają, uznałem, że musimy to rozwijać. Wtedy przyszedł czas na rozpoczęcie prac nad dużym rozszerzeniem w postaci systemu rezerwacji samochodów biurowych. Nasza firma posiada kilka pojazdów firmowych dostępnych dla pracowników biurowych, którzy na co dzień nie mają przypisanego auta, ale potrzebują go na spotkania z klientami czy dodatkowe szkolenia. Naszym celem jest stworzenie kompletnego systemu rezerwacji, ich rozliczenia, zarządzania przebiegiem i zlecania zadań bezpośrednio koordynatorowi floty, czyli mi. Ważnym elementem jest generowanie zaprojektowanych przez nas powiadomień, na przykład o konieczności wymiany opon czy wykonania serwisu. Jesteśmy właśnie w trakcie implementowania tego rozwiązania.

Paweł Więsek: Super. Bardzo cieszymy się, że rozwiązanie dalej się rozwija. Na koniec mam do Ciebie pytanie o współpracę z zespołem Productive24 – jak ją oceniasz? Czy jakieś konkretne aspekty zwróciły Twoją uwagę, może chciałbyś coś podkreślić? Może masz jakie zażalenia, skargi, wnioski…? (śmiech)

Dawid Rzeźnik: Nie mam żadnych zażaleń… musiałbym skłamać, gdybym takowe podał (śmiech). Jeśli chodzi o współpracę z Wami, oceniam ją bardzo pozytywnie, ponieważ to, na czym mi zależało, to wspólne zrozumienie celu, który chcemy osiągnąć.

To, co szczególnie zapadło mi w pamięć, to wasze wsparcie techniczne i logiczne odnośnie funkcjonowania aplikacji. Wiele pomysłów pochodziło właśnie od Was.

Najbardziej podobało mi się płynne przejście z relacji typowo biznesowej do partnerskiej. Nie było miejsca na „nie, tego nie da się zrobić” lub „to zajmie za dużo czasu”. Byliście otwarci na pomysły, a to, co szczególnie zapadło mi w pamięć, to wasze wsparcie techniczne i logiczne odnośnie funkcjonowania aplikacji. Wiele pomysłów pochodziło właśnie od Was, co okazało się bardzo pomocne, ponieważ jako jedyna osoba odpowiedzialna za wprowadzenie systemu zarządzania flotą, potrzebowałem tego wsparcia. Kiedy na przykład zaprojektowałem daną funkcję w określony sposób, to otrzymałem od Was informację, że jeśli wykonamy to w danym trybie, to wynik będzie różnił się od oczekiwanego. W związku z tym proponowaliście rozważenie innego podejścia, aby osiągnąć pożądany efekt i to, moim zdaniem, bardzo fajnie zafunkcjonowało.

Paweł Więsek: Dziękuję serdecznie za rozmowę. Życzę dalszego miłego korzystania z Productive24!

Dawid Rzeźnik: Również dziękuję!