Zautomatyzuj rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych
System do zarządzania podróżami służbowymi to narzędzie informatyczne zbudowane na bazie platformy Productive24, które pozwala efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.
Rozwiązanie umożliwia raportowanie czasu pracy i podróży, sprawne rozliczanie wyjazdów służbowych, tworzenie i współdzielenie rozliczanych delegacji, skanowanie dokumentów kosztowych telefonem, uzupełnianie wydatków z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i wiele, wiele więcej.
Zarządzanie delegacjami za pomocą Productive24 pozwoli Ci:
Aż 40% deklaruje, iż nie wie, czy organizacja, w której pracują ma określoną politykę dotyczącą podróży służbowych.
Deloitte
Ewidencja delegacji, rozliczanie diet i inne funkcje rozwiązania:
Planowanie delegacji
Formularz delegacji
Współdzielenie rozliczenia delegacji
Controlling i rozliczanie delegacji
Rejestry
Planowanie delegacji
- Tworzenie szkicu delegacji, z uwzględnieniem najważniejszych informacji potrzebnych do oszacowania kosztów i opłacalności podroży oraz uzyskania zgody akceptanta.
- Wprowadzenie niezbędnych informacji, takich jak cel, agenda, miejsce docelowe, czas trwania, planowani uczestnicy oraz szacowany koszt i niezbędne zaliczki.
- Możliwość rozliczenia wyjazdu w ramach prowadzonych projektów, z uwzględnieniem jego procentowego udziału w kosztach danego projektu.
- Rezerwowanie samochodów z poziomu współdzielonego kalendarza rezerwacji aut firmowych, na etapie planowania delegacji.
- Połączenie z serwisami podróżniczymi, takimi jak Booking.com czy KAYAK.
- Wsparcie procesu zatwierdzania delegacji, różne ścieżki akceptacji (np. w zależności od całkowitego kosztu wyjazdu).
Formularz delegacji
- Automatyczne wyliczanie diet.
- Wprowadzanie bieżących wydatków przez wszystkich uczestników delegacji, załączanie zdjęć paragonów i faktur – również z pomocą technologii mobilnego OCR.
- Wielowymiarowa analiza kosztów z podziałem na MPK.
- Raportowanie czasu pracy oraz czasu podróży.
- Automatyczne uzupełnianie kursu walut zgodnie z kursem NBP, obowiązującym w danym dniu (kurs aktualny, archiwalny).
Współdzielenie rozliczenia delegacji
- Możliwość tworzenia szablonu konkretnej delegacji, z którego mogą skorzystać jej pozostali uczestnicy (automatyczne naliczanie diety dla wszystkich uczestników po wprowadzeniu daty wyjazdu przez jednego z uczestników).
- Możliwość dodawania w ramach jednego formularza dokumentów kosztowych przez różne osoby.
Controlling i rozliczanie delegacji
- Proste rozliczenie delegacji przez dział finansowy, z uwzględnieniem wprowadzonych wydatków, należnych diet i wypłaconych zaliczek.
- Generowanie zestawienia kosztów planowanych z realnie poniesionymi.
- Rozliczanie zaliczek, z uwzględnieniem różnicy kursów walut w poszczególnych krajach.
- Automatyczne rozliczanie delegacji w systemie przez dział finansowy.
Rejestry
- Możliwość prowadzenia ewidencji planowanych i archiwalnych delegacji.
- Zestawienie projektów, których częścią jest wybrana delegacja.
- Widoczny status delegacji, szacunkowy i faktycznie poniesiony koszt, a także data rozpoczęcia i zakończenia podróży.
- Możliwość filtrowania, sortowania, a także wyszukiwania określonych pozycji.
Usprawnij proces zarządzania podróżami służbowymi i zyskaj:
Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!
Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą tworząc jeden, kompleksowy ekosystem aplikacji biznesowych? Rozwiązanie do zarządzania delegacjami świetnie uzupełni procesy organizacji w obszarach, takich jak:
Odkryj więcej aplikacji Productive24 do zarządzania organizacją:
System ticketowy stanowiący kompleksowe centrum obsługi zgłoszeń w organizacji.
Service Desk
Narzędzie do szybkiego i efektywnego planowania czasu pracy oraz kompleksowego zarządzania zadaniami.
Cyfrowy organizer osobisty
Kompleksowe narzędzie pozwalające skutecznie zautomatyzować pracę działu sprzedaży.
CRM
Aplikacja zapewniająca bieżącą kontrolę wszystkich zasobów w organizacji.
Zarządzanie zasobami firmowymi
Aplikacja pozwalająca kompleksowo monitorować działalność finansową organizacji.
Zarządzanie finansami
Aplikacja pozwalająca uporządkować i kompleksowo zarządzać całą wiedzą w organizacji.
Baza wiedzy i procedur
Kompleksowa aplikacja pozwalająca efektywnie zarządzać flotą pojazdów w organizacji.
Zarządzanie flotą
System informatyczny umożliwiający efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.
Zarządzanie delegacjami
System do zarządzania projektami, który pozwala skutecznie monitorować postępy, blokery i zagrożenia w realizacji projektów.
Zarządzanie projektami
Zaprojektuj rozwiązanie, które w pełni odzwierciedli procesy w Twojej organizacji.
Oprogramowanie na zamówienie
Odkryj nowe możliwości
Czytaj na blogu:
6 min.
Od Excela do dedykowanej aplikacji: zarządzanie flotą w SEW-EURODRIVE Polska
Sprawna flota samochodowa jest podstawą funkcjonowania wielu organizacji. Może wydawać się, że firmy posiadające rozbudowane, liczące kilkadziesiąt pojazdów zaplecze samochodowe potrzebują równie rozbudowanych systemów do zarządzania nimi. W istocie, nawet „prosta” automatyzacja tego procesu …
8 min.
Dzielenie się wiedzą – skuteczny sposób na walkę z silosami w organizacji
Silosy informacyjne stanowią wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw i choć nie są one fizycznie widoczne, to mogą skutecznie blokować potencjał rozwoju firmy i ograniczać efektywność zespołów. Warto zatem przyjrzeć się bliżej temu zjawisku, aby lepiej zrozumieć mechanizm jego powstawania oraz zagr…
2 min.
Onboarding nowych pracowników: case study z wdrożenia Productive24 w Agata S.A.
Efektywne wprowadzenie nowego pracownika do struktur firmy stanowi kluczowy moment dla jego późniejszej wydajności i zaangażowania. W przypadku dużych organizacji zaplanowanie i przeprowadzenie skutecznego wdrożenia może okazać się szczególnym wyzwaniem. Jak z automatyzacją onboardingu poradziła s…