Zadzwoń do nas
+48 81 458 28 98
Skontaktuj się z nami
logo-white
logo-white
Bezpłatne demo
Start Rozwiązania Zarządzanie organizacją Zarządzanie delegacjami

  • Błyskawicznie planuj i rozliczaj wyjazdy służbowe!

    Program do rozliczania delegacji i optymalizacji kosztów podróży służbowych

    WYPRÓBUJ DEMO

Zautomatyzuj rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych

System do zarządzania podróżami służbowymi to narzędzie informatyczne zbudowane na bazie platformy Productive24, które pozwala efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.

Rozwiązanie umożliwia raportowanie czasu pracy i podróży, sprawne rozliczanie wyjazdów służbowych, tworzenie i współdzielenie rozliczanych delegacji, skanowanie dokumentów kosztowych telefonem, uzupełnianie wydatków z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i wiele, wiele więcej.

Poznaj możliwości systemu

Zarządzanie delegacjami za pomocą Productive24 pozwoli Ci:

Przechowywać dane

Prowadzić spójny rejestr delegacji, umożliwiający przechowywanie ich w jednym, bezpiecznym miejscu.

Monitorować status delegacji

Na bieżąco sprawdzać status delegacji – od wstępnej akceptacji, po finalne rozliczenie.

Zapewnić zgodność z procedurami

Zapewnić poprawność procesu planowania, rejestrowania i rozliczania delegacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Rejestrować koszty

Rozliczać zaliczki i skanować dokumenty kosztowe za pomocą mobilnego, offline’owego OCR oraz na bieżąco rozliczać dokumenty, np. w samolocie.

Na bieżąco uzupełniać informację

Automatycznie wyliczać diety, przeliczać kursy walut i raportować czas pracy oraz czas podróży na bieżąco, jeszcze w trakcie trwania delegacji.

Skutecznie wyszukiwać

Z łatwością wyszukiwać, filtrować i sortować delegacje po wybranych kryteriach.

Mierzyć skuteczność

Powiązać wybraną podróż służbową z określonym projektem lub klientem i mierzyć koszt pozyskania Klienta czy ROI projektów.

Tworzyć raporty

Generować indywidualne raporty i zestawienia, w tym automatycznie generować rozliczenia dla wielu uczestników.

WIĘCEJ KORZYŚCI

Aż 40% deklaruje, iż nie wie, czy organizacja, w której pracują ma określoną politykę dotyczącą podróży służbowych.

Deloitte

Ewidencja delegacji, rozliczanie diet i inne funkcje rozwiązania:

Planowanie delegacji

Formularz delegacji

Współdzielenie rozliczenia delegacji

Controlling i rozliczanie delegacji

Rejestry

  • Planowanie delegacji

    • Tworzenie szkicu delegacji, z uwzględnieniem najważniejszych informacji potrzebnych do oszacowania kosztów i opłacalności podroży oraz uzyskania zgody akceptanta.
    • Wprowadzenie niezbędnych informacji, takich jak cel, agenda, miejsce docelowe, czas trwania, planowani uczestnicy oraz szacowany koszt i niezbędne zaliczki.
    • Możliwość rozliczenia wyjazdu w ramach prowadzonych projektów, z uwzględnieniem jego procentowego udziału w kosztach danego projektu.
    • Rezerwowanie samochodów z poziomu współdzielonego kalendarza rezerwacji aut firmowych, na etapie planowania delegacji.
    • Połączenie z serwisami podróżniczymi, takimi jak Booking.com czy KAYAK.
    • Wsparcie procesu zatwierdzania delegacji, różne ścieżki akceptacji (np. w zależności od całkowitego kosztu wyjazdu).

  • Formularz delegacji

    • Automatyczne wyliczanie diet.
    • Wprowadzanie bieżących wydatków przez wszystkich uczestników delegacji, załączanie zdjęć paragonów i faktur – również z pomocą technologii mobilnego OCR.
    • Wielowymiarowa analiza kosztów z podziałem na MPK.
    • Raportowanie czasu pracy oraz czasu podróży.
    • Automatyczne uzupełnianie kursu walut zgodnie z kursem NBP, obowiązującym w danym dniu (kurs aktualny, archiwalny).

  • Współdzielenie rozliczenia delegacji

    • Możliwość tworzenia szablonu konkretnej delegacji, z którego mogą skorzystać jej pozostali uczestnicy (automatyczne naliczanie diety dla wszystkich uczestników po wprowadzeniu daty wyjazdu przez jednego z uczestników).
    • Możliwość dodawania w ramach jednego formularza dokumentów kosztowych przez różne osoby.

  • Controlling i rozliczanie delegacji

    • Proste rozliczenie delegacji przez dział finansowy, z uwzględnieniem wprowadzonych wydatków, należnych diet i wypłaconych zaliczek.
    • Generowanie zestawienia kosztów planowanych z realnie poniesionymi.
    • Rozliczanie zaliczek, z uwzględnieniem różnicy kursów walut w poszczególnych krajach.
    • Automatyczne rozliczanie delegacji w systemie przez dział finansowy.

  • Rejestry

    • Możliwość prowadzenia ewidencji planowanych i archiwalnych delegacji.
    • Zestawienie projektów, których częścią jest wybrana delegacja.
    • Widoczny status delegacji, szacunkowy i faktycznie poniesiony koszt, a także data rozpoczęcia i zakończenia podróży.
    • Możliwość filtrowania, sortowania, a także wyszukiwania określonych pozycji.

Usprawnij proces zarządzania podróżami służbowymi i zyskaj:

Transparentną politykę podróży

Klarowny podział na określone etapy, dostosowane do wymagań organizacji, pozwala usystematyzować proces zarządzania delegacjami i skutecznie realizować wewnętrzną politykę firmy w zakresie podróży.

Planowanie i kontrolę kosztów

Etap planowania delegacji, uwzględniający podanie najpotrzebniejszych informacji i szacowanych wydatków, umożliwia na wielowymiarową analizę i kontrolę kosztów delegacji jeszcze przed ich poniesieniem.

Automatyzację i optymalizację procesu

Automatyzacja procesu zarządzania delegacjami pozwala na szybszą komunikację pomiędzy działami, swobodny przepływ informacji, a także bezpieczne gromadzenie danych w jednym miejscu.

WIĘCEJ Możliwości

Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!

Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą tworząc jeden, kompleksowy ekosystem aplikacji biznesowych? Rozwiązanie do zarządzania delegacjami świetnie uzupełni procesy organizacji w obszarach, takich jak:

Zarządzanie organizacją

Rezerwacja samochodów służbowych, elektroniczny obieg dokumentów (EOD), budżety i wydatki oraz zlecenie fakturowania do działu finansowego w przypadku refakturowania kosztów.

odkryj

CRM

Koszt delegacji może być przypisany do wybranego klienta z bazy CRM – system może raportować wydatek jako składową kosztów pozyskania klienta.

odkryj

Zarządzanie projektami

Delegacje, które odbywają się w ramach danego projektu, mogą automatycznie aktualizować jego koszt/budżet pozostały do wykorzystania.

odkryj

Zarządzanie umowami

W przypadku, gdy delegacja wiąże się z realizacją postanowień danego kontraktu, system zapewnia dodatkową warstwę kontroli nad jej parametrami (np. limit refundowanych kosztów).

odkryj

Odkryj więcej aplikacji Productive24 do zarządzania organizacją:

GOTOWE DO WDROŻENIA

Baza wiedzy i procedur

Aplikacja pozwalająca uporządkować i kompleksowo zarządzać całą wiedzą w organizacji.

Baza wiedzy i procedur

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Zarządzanie zasobami firmowymi

Aplikacja zapewniająca bieżącą kontrolę wszystkich zasobów w organizacji.

Zarządzanie zasobami firmowymi

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Zarządzanie flotą

Kompleksowa aplikacja pozwalająca efektywnie zarządzać flotą pojazdów w organizacji.

Zarządzanie flotą

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Zarządzanie delegacjami

System informatyczny umożliwiający efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.

Zarządzanie delegacjami

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

CRM

Kompleksowe narzędzie pozwalające skutecznie zautomatyzować pracę działu sprzedaży.

CRM

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Zarządzanie projektami

System do zarządzania projektami, który pozwala skutecznie monitorować postępy, blokery i zagrożenia w realizacji projektów.

Zarządzanie projektami

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Service Desk

System ticketowy stanowiący kompleksowe centrum obsługi zgłoszeń w organizacji.

Service Desk

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Zarządzanie finansami

Aplikacja pozwalająca kompleksowo monitorować działalność finansową organizacji.

Zarządzanie finansami

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Cyfrowy organizer osobisty

Narzędzie do szybkiego i efektywnego planowania czasu pracy oraz kompleksowego zarządzania zadaniami.

Cyfrowy organizer osobisty

ROZWIĄZANIA DEDYKOWANE

Oprogramowanie na zamówienie

Zaprojektuj rozwiązanie, które w pełni odzwierciedli procesy w Twojej organizacji.

Oprogramowanie na zamówienie

Odkryj nowe możliwości

Czytaj na blogu:

6 min.

CIO Trends 2024 – transformacja cyfrowa i nowe trendy w IT

Tegoroczna edycja konferencji CIO Trends 2024 zgromadziła liderów IT i biznesu oraz stała się platformą do wymiany wiedzy o najnowszych trendach w branży. Podczas wydarzenia uczestnicy mieli okazję dowiedzieć się, jak znane organizacje wykorzystują AI, low-code i inne technologie przyszłości, aby …
czytaj więcej
6 min.

Od Excela do dedykowanej aplikacji: zarządzanie flotą w SEW-EURODRIVE Polska

Sprawna flota samochodowa jest podstawą funkcjonowania wielu organizacji. Może wydawać się, że firmy posiadające rozbudowane, liczące kilkadziesiąt pojazdów zaplecze samochodowe potrzebują równie rozbudowanych systemów do zarządzania nimi. W istocie, nawet „prosta” automatyzacja tego procesu …
czytaj więcej
8 min.

Dzielenie się wiedzą – skuteczny sposób na walkę z silosami w organizacji

Silosy informacyjne stanowią wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw i choć nie są one fizycznie widoczne, to mogą skutecznie blokować potencjał rozwoju firmy i ograniczać efektywność zespołów. Warto zatem przyjrzeć się bliżej temu zjawisku, aby lepiej zrozumieć mechanizm jego powstawania oraz zagr…
czytaj więcej
czytaj blog