Zarządzanie umowami

StartRozwiązaniaComplianceZarządzanie umowami

Wszystkie umowy pod kontrolą!
Poznaj elastyczny system do zarządzania umowami
ZOBACZ DEMO

Dużo więcej niż standardowy rejestr umów

Zarządzanie umowami Productive24 to aplikacja zbudowana na bazie platformy Productive24, która pozwala zautomatyzować i w pełni kontrolować obszar zarządzania umowami.

Rozwiązanie gwarantuje pełną transparentność procesów związanych z tworzeniem i negocjowaniem kontraktów, a także – dzięki funkcji śledzenia zobowiązań (obligations tracker) – z zarządzaniem umową przez cały okres jej obowiązywania.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Zarządzanie warunkami handlowymi w grupie spółek DANONE to zaawansowany proces o bardzo złożonej logice biznesowej. Platforma Productive24 bez problemu udźwignęła ciężar naszych szczegółowych wymagań i pozwoliła zakończyć przedsięwzięcie pełnym sukcesem.

Michał Kapica

Business Systems Analyst,
DANONE

Efektywny Contract Management – dzięki Productive24 zyskasz:

Automatyzację i centralizację

Usprawnienie procesów generowania różnych typów umów i powiązanych z nimi dokumentów.

Kontrolę

Systemową kontrolę nad parametrami umów: brak ryzyka dokonania nieautoryzowanej zmiany treści umowy.

Bezpieczeństwo

Bezpieczne zarządzanie dostępem do danych kontrahentów i wrażliwych danych handlowych – zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

Elastyczność

Możliwość elastycznej rozbudowy oraz dopasowania aplikacji do zmieniających się potrzeb organizacji.

Transparentność

Przejrzystość procesów i pełną ścieżkę audytową, m.in. dzięki tworzeniu i elastycznemu zarzadzaniu szablonami umów.

Śledzenie zobowiązań

Monitorowanie zobowiązań wynikających z umowy, w tym możliwość automatycznego generowania zadań i powiadomień, wysyłanych zarówno do własnego zespołu, jak i do kontrahenta.

WIĘCEJ KORZYŚCI

Mierz rentowność całych kontraktów i ich elementów – sprawdź funkcje systemu

Szablony umów
- Zawsze aktualne, obowiązujące szablony umów – zapewniona systemowo kontrola poprawności dokumentów, z których korzystają pracownicy.
- Zarządzanie wzorami umów – tworzenie szablonów dla dowolnych typów kontraktów.
- Wielopoziomowe, elastyczne uprawnienia do edycji określonych parametrów szablonów czy zapisów umownych, np. do zmiany zakresów danej wartości („widełki”) – uprawnienia nadawane zgodnie z hierarchią w organizacji lub indywidualnie.
- Wersjonowanie zmian – kontrola cyklu życia dokumentu, zapewniająca pełną ścieżkę audytową, archiwalna baza wzorów umów.
- Komentarze i dyskusje (np. argumentacja wprowadzenia zmian w danym wzorze umowy) prowadzone kontekstowo – w obrębie konkretnego szablonu.
Generator umów i dokumentów powiązanych
- Automatyzacja i centralizacja generowania umów oraz ich dokumentów pochodnych, np. predefiniowanych załączników, protokołów odbioru etc.
- Edytor umów.
- Automatyczne generowanie treści dokumentu (zgodnie z szablonem) i/lub uzupełnianie danych za pomocą formularza dedykowanego do danego typu umowy.
- Po wprowadzeniu/autouzupełnieniu danych system wysyła interesariuszom powiadomienia o konieczności weryfikacji danych.
- Cyfrowa akceptacja umowy w systemie, blokująca możliwość jej dalszej edycji (w przypadku np. umowy zlecenia akceptacja jest równoważna z zawarciem umowy).
- Zapisywanie gotowych dokumentów w e-rejestrze i możliwość ich wydruku w wybranym formacie.
Rejestry umów
- Jedno wspólne archiwum wszystkich kontraktów.
- Ewidencja wszystkich kontraktów w organizacji, wraz z informacją o fizycznej lokalizacji dokumentu.
- Sortowanie umów po dowolnych parametrach, np. typ umowy, wartość kontraktu, kontrahent, data wygaśnięcia, status umowy (szkic, negocjacje, przekazana do podpisu, aktywna, wygasająca, zakończona etc.) itd.
- Filtry zaawansowane – szybki podgląd listy umów z dowolnie ustawionymi parametrami, np. tylko umowy wygasające w ciągu najbliższych trzech miesięcy.
Zadania, śledzenie zobowiązań i ticketing
- Identyfikacja i egzekwowanie zobowiązań umownych.
- Przypomnienia i powiadomienia o konieczności wykonania określonych czynności wynikających z umowy; generowanie powiadomień w określonych sytuacjach (np. przed wygaśnięciem umowy).
- Zarządzanie wymaganiami zawartymi w kontrakcie – tworzenie i przypisywanie pracownikom/zespołom zadań związanych z realizacją umowy wraz z określeniem ich cykliczności.
- Tworzenie zamówień na usługi prawne związane z daną umową.
- Śledzenie zobowiązań.

System IT do zarządzania warunkami handlowymi w grupie spółek DANONE

Zarządzanie kontraktami może być ogromnym wyzwaniem – nie tylko dla działów prawnych, ale również dla działów sprzedaży. Przeoczone terminy wygasania umów, niedopilnowanie zobowiązań umownych czy nieautoryzowane i niekontrolowane zmiany kluczowych zapisów umownych to często utracone szanse sprzedażowe, utrata korzyści, a także godziny i roboczodni stracone na negocjowanie często tych samych zapisów. Te problemy pojawiają się w większości firm niezależnie od ich wielkości i branży. Jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Pobierz Case Study i dowiedz się, jak w Grupie Danone zautomatyzowano zarządzanie umowami i warunkami handlowymi.

pOBIERZ CASE STUDY

Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!

Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogę się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą tworząc jeden wielki ekosystem aplikacji biznesowych? Z aplikacją do zarządzania umowami świetnie sprawdzają się:

CRM

Generowanie nowych umów np. NDA, umów handlowych oraz ich dalsze procesowanie zgodnie z zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych (RODO) oraz wewnętrzną polityką w organizacji.

odkryj

HRM/HCM

Zarządzanie i procesowanie umów oraz dokumentów niezbędnych podczas zatrudnienia np. umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenie, a także innych umów zawieranych podczas okresu zatrudnienia pracownika w organizacji.

odkryj

FMCG, produkcja i retail

Ewidencjonowanie kontraktów i zarządzanie nimi, procesowanie nowych wersji kontraktów, zarządzanie modyfikacjami warunków handlowych określających warunki sprzedaży i odpowiedzialność stron, ceny sprzedaży, z uwzględnieniem setek różnych warunków promocji oraz innych ustaleń handlowych.

odkryj

RODO

Zabezpieczenie wszystkich danych osobowych w umowach zgodnie z zasadami ich przetwarzania określonymi w RODO. Prowadzenie rejestrów, zarządzanie zgodami, zgłaszanie nadużyć, prowadzenie analizy ryzyka etc.

odkryj

Odkryj więcej funkcji systemu Compliance Productive24

Aplikacja do bezpiecznego i efektywnego zarządzania obszarem przetwarzania danych osobowych w organizacji.

RODO

Bezpieczny kanał dla sygnalistów, do zgłaszania wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji.

Whistleblower

Aplikacja pozwalająca zautomatyzować i w pełni kontrolować obszar zarządzania umowami.