[WYWIAD] Zarządzanie HR w Ramirent zyskało nowy wymiar

Rozważasz wdrożenie systemu HR? Zachęcamy do przeczytania wywiadu z Joanną Szymecką – HR Manager Europe Central w Ramirent, w którym opowiada, jak zbudowany na platformie Productive24 system HRM zmienił codzienną pracę działu personalnego w Ramirent oraz dlaczego zdecydowała się na rozwiązanie szyte na miarę.

Automatyzacja HR w Ramirent – szybciej, sprawniej, nowocześniej

Małgorzata Rząd-Poźniak: Pani Joanno, Ramirent to jedna z największych wypożyczalni sprzętu budowlanego w Polsce. W ramach optymalizacji swoich procesów HR jakiś czas temu zdecydowaliście się na wdrożenie rozwiązania, które całościowo usprawni pracę Państwa działu HR – od pierwszego kontaktu z kandydatem, aż po zakończenie współpracy. Co skłoniło Państwa do podjęcia tej decyzji i jakie kluczowe wyzwania chcieliście dzięki temu rozwiązać?

Joanna Szymecka: W Ramirent zależy nam na tworzeniu środowiska, w którym pracownicy czują się doceniani, mogą rozwijać swoje umiejętności i w pełni angażować się w realizację celów firmy. Branża wynajmowa wymaga dużej elastyczności – warunki pracy w sektorze i zapotrzebowanie na zasoby ludzkie mogą dynamicznie się zmieniać w zależności od projektów, sezonowości czy specyfiki inwestycji. Firmy muszą być gotowe na szybkie dostosowywanie się do zmieniających się okoliczności, co dotyczy również procesów HR, takich jak rekrutacja, onboarding, szkolenia czy sprawnej obsługi procesów personalnych. Decyzja o wdrożeniu dedykowanego systemu HR wynikała z potrzeby połączenia efektywności operacyjnej z dbałością o doświadczenia pracowników. Chcieliśmy wyeliminować manualne, czasochłonne zadania, które obciążały nasz zespół HR i zastąpić je zautomatyzowanymi, intuicyjnymi procesami. Dzięki platformie Productive24 mogliśmy usprawnić cały cykl życia pracownika w organizacji – od rekrutacji i onboardingu, przez rozwój kompetencji, aż po offboarding. To rozwiązanie pozwala nam nie tylko zwiększyć efektywność i przejrzystość procesów, ale także skupić się na tym, co najważniejsze – budowaniu kultury doceniania i rozwoju. Automatyzacja powtarzalnych zadań daje naszym zespołom więcej przestrzeni na działania strategiczne, a pracownikom – bardziej przejrzysty dostęp do kluczowych informacji, wsparcie w rozwoju oraz uproszczone procedury, a więc większe poczucie wsparcia. Dzięki temu możemy nie tylko lepiej odpowiadać na potrzeby biznesu, ale także tworzyć miejsce pracy, w którym ludzie chcą się rozwijać i wiązać swoją przyszłość z naszą organizacją.

Małgorzata Rząd-Poźniak: Wybór odpowiedniego systemu to zawsze strategiczna decyzja, zwłaszcza gdy chodzi o narzędzie, które ma kompleksowo wspierać pracowników i organizację. Co zatem przesądziło o wyborze platformy Productive24? Jakie kluczowe potrzeby i oczekiwania musiało spełnić to rozwiązanie, aby najlepiej odpowiadać na wyzwania Ramirent?

Joanna Szymecka: Kluczowym kryterium przy wyborze systemu było dla nas to, aby pozwolił scentralizować dane i usystematyzować procesy, które wcześniej były rozproszone i zarządzane w różnych narzędziach lub manualnie. Chcieliśmy uzyskać spójność, eliminując zbędne komplikacje i ryzyko błędów. Standardowe rozwiązania dostępne na rynku okazały się dla nas niewystarczające – potrzebowaliśmy systemu, który będzie wspierał nasze procesy w sposób adekwatny do rzeczywistych wyzwań, a nie wymuszał na nas dostosowanie się do sztywnych schematów. Dla mnie osobiście kluczowe było również oczywiście to, aby technologia była realnym wsparciem dla całego naszego zespołu HR i managerów, a nie kolejnym narzędziem wymagającym skomplikowanej obsługi. Productive24 przekonało nas przede wszystkim swoją elastycznością i możliwością dostosowania do specyficznych potrzeb naszej organizacji – zarówno na poziomie poszczególnych modułów, jak i całego ekosystemu HRM.

Zarządzanie procesami HR od A do Z

Małgorzata Rząd-Poźniak: Jesteśmy już niemal półtora roku po wdrożeniu. To wystarczający czas, aby ocenić, jak platforma sprawdza się w praktyce i jakie korzyści przyniosła Ramirent. Jakie obszary HR obecnie obsługujecie za pomocą Productive24 i jakie zmiany przyniosło wdrożenie tych modułów w codziennej pracy działu HR?

Joanna Szymecka: W ciągu tych dwóch lat HRM Productive24 stało się fundamentem naszych procesów HR. Dzięki rozwiązaniu udało nam się scentralizować zarządzanie danymi pracowników, zautomatyzować kluczowe procesy i zapewnić większą spójność działań HR w całej organizacji. Obecnie w ramach systemu funkcjonuje np. profil współpracownika, który pełni rolę centralnej bazy danych o pracownikach i integruje informacje z różnych obszarów. Dzięki temu mamy szybki dostęp do kluczowych danych personalnych, co nie tylko usprawniło zarządzanie informacjami, ale także zwiększyło bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. Ważnym filarem systemu jest również moduł rekrutacyjny, który pozwala nam sprawnie zarządzać całym procesem zatrudniania – od zgłoszenia zapotrzebowania na nowego pracownika po finalne podpisanie umowy. Zapewnienie łatwego i bezpiecznego przepływu danych kandydatów było zresztą jednym z wyzwań, które chcieliśmy zaadresować w pierwszej kolejności. Przed wdrożeniem ATS zarządzanie tymi danymi było utrudnione, m.in. ze względu na różnorodne źródła aplikacji (portale ogłoszeniowe, e-maile). Prowadziło to do strat w procesie rekrutacji, ponieważ część cennych informacji mogła umykać.

Dzięki Productive24 cały proces rekrutacyjny stał się bardziej uporządkowany i przejrzysty – teraz mamy scentralizowany system pozwalający na kontrolę dostępu do informacji oraz ich uporządkowanie, co ułatwia ich wyszukiwanie i analizę, a nasi rekruterzy zyskali szerszy pełny podgląd na status prowadzonych projektów. Dostęp do analityki ułatwia nam też podejmowanie decyzji, np. tych dotyczących dalszego inwestowania w najlepsze źródła pozyskiwania kandydatów. Z HRM Productive24 usprawniliśmy też proces wdrażania nowych pracowników. Ze względu na kompleksowy charakter obowiązków i dużą ilość wiedzy do przyswojenia, efektywne wdrożenie jest kluczowe dla szybkiego osiągnięcia pełnej produktywności. Productive24 uporządkowuje cały proces, zapewniając jego spójność i przejrzystość, co znacząco ułatwia pracę menedżerom oraz wspiera nowych pracowników w płynnym wejściu w swoje role. Ale onboarding w Ramirent to nie tylko formalności – to budowanie relacji i przekazywanie wartości, które są fundamentem naszej kultury organizacyjnej. Chcieliśmy, aby każdy nowy pracownik czuł się częścią zespołu już od pierwszego dnia i lepiej zintegrował się z organizacją. System wspiera nas w realizacji tej misji i przy okazji zapewnia, że nowi pracownicy są szybciej gotowi do realizacji swoich obowiązków. Z kolei moduł offboardingu, analogicznie do onboardingu, pomaga nam w uporządkowany sposób zamykać współpracę z odchodzącymi pracownikami, minimalizując obciążenie zespołów HR i poprawiając doświadczenie osób opuszczających firmę. Dzięki automatyzacji proces offboardingu jest bardziej uporządkowany i przewidywalny, co eliminuje niepotrzebny stres związany z formalnościami. Pracownik otrzymuje jasne instrukcje dotyczące kolejnych kroków – wie, jakie działania są podejmowane i na jakim etapie się znajdują, co zwiększa poczucie profesjonalizmu i ułatwia pozytywne zakończenie współpracy.

Małgorzata Rząd-Poźniak: Wspomniała Pani o zwiększeniu spójności działań HR. Istotne znaczenie w tym kontekście ma rozwój pracowników, a także ocena i zarządzanie kompetencjami. Jak Productive24 wspiera te obszary w Ramirent?

Joanna Szymecka: Rozwój pracowników to dla nas jeden z priorytetów, dlatego – obok ATS – wdrożenie narzędzi, które ułatwią zarządzanie ocenami, celami i szkoleniami było dla nas „must have”. W naszym podejściu moduł ocen i zarządzania celami są ze sobą zintegrowane.

Moduł celów umożliwia nam na bieżące monitorowanie postępów zarówno na poziomie indywidualnym, jak i zespołowym. Dzięki temu pracownicy oraz ich przełożeni mają większą kontrolę nad realizacją priorytetów, a działania poszczególnych osób są ściślej powiązane z celami strategicznymi Ramirent. Przejrzystość tego procesu ułatwia skuteczne zarządzanie wynikami i wspiera długoterminowy rozwój organizacji. Moduł ocen pozwolił nam też usystematyzować proces cyklicznych rozmów rozwojowych i nadać im większą wartość – zarówno dla pracowników, jak i całej firmy. Menedżerowie mają pełny wgląd w postępy pracowników, a rozmowy rozwojowe są bardziej „merytoryczne”. Co więcej, możemy elastycznie dostosowywać kryteria ocen do priorytetów organizacji, co realnie wspiera zarządzanie wynikami i motywowanie pracowników.

System HR, który dotrzyma Ci kroku!

Proste rozwiązanie nawet dla złożonych procesów – od rekrutacji po offboarding.

W drugiej fazie wdrożenia uruchomiliśmy moduł L&D, który wspiera zarządzanie harmonogramami szkoleń i pozwala ustrukturyzować rozwój kompetencji. Automatyzacja tego obszaru pozwoliła nam zoptymalizować organizację szkoleń, zwiększyć ich dostępność i lepiej dopasować ofertę do realnych potrzeb zespołu. Dzięki temu rozwój pracowników stał się bardziej usystematyzowany, a cały proces prostszy i bardziej efektywny. W systemie zaimplementowano też oczywiście niezbędną analitykę. Raportowanie obejmuje różne obszary, w tym liczne KPI związane ze szkoleniami i rozwojem, które są przekazywane do szczegółowych raportów CSRowych właściciela Ramirent, grupy Loxam. Rzetelność tych danych ma kluczowe znaczenie, ponieważ obejmują one m.in. liczbę godzin szkoleń, liczbę uczestników oraz szczegółowe zestawienia dotyczące poszczególnych pracowników. Wcześniej raportowanie wymagało ręcznego scalania nawet po 70 oddzielnych arkuszy Excel, co było czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. Dziś możemy generować te zestawienia za pomocą jednego kliknięcia, co znacznie usprawniło cały proces.

Co zyskała organizacja i jej pracownicy?

Małgorzata Rząd-Poźniak: Wspaniale! Widać, że cyfryzacja HR w Ramirent została zaplanowana holistycznie, z myślą o długoterminowych korzyściach. Chciałabym poruszyć jeszcze kwestię bezpieczeństwa – przy digitalizacji procesów personalnych jest to zazwyczaj jedno z kluczowych zagadnień. W tak dużej organizacji, jaką jest Ramirent, zapewnienie ochrony danych musiało odgrywać szczególnie istotną rolę. Jak podeszliście do tego wyzwania?

Joanna Szymecka: Bezpieczeństwo danych to dla nas absolutny priorytet, dlatego przy wdrażaniu systemu zwróciliśmy szczególną uwagę na mechanizmy je zapewniające. Productive24 pozwala nam precyzyjnie zarządzać dostępem do informacji i dokumentów i określać, kto może je przeglądać, edytować lub udostępniać. Taka „granularna” kontrola nad uprawnieniami minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Dodatkowo, centralizacja danych w jednym, bezpiecznym systemie znacząco zmniejszyła ryzyko pomyłek i wycieków, eliminując potrzebę przechowywania informacji w rozproszonych plikach czy różnych systemach. Nie tylko zapewnia więc szybki i intuicyjny dostęp do aktualnych, uporządkowanych informacji, ale także znacząco redukuje ryzyko błędów i nieuprawnionego dostępu. Dzięki temu zwiększyliśmy zarówno efektywność pracy zespołów HR i kadry zarządzającej, jak i poziom ochrony wrażliwych danych pracowniczych.

Małgorzata Rząd-Poźniak: Patrząc z perspektywy czasu, jakie korzyści wynikające z wdrożenia dedykowanego systemu HR uważa Pani za najistotniejsze?

Joanna Szymecka: Z perspektywy czasu mogę śmiało powiedzieć, że wdrożenie systemu znacząco podniosło efektywność naszych procesów HR i dało nam większą kontrolę nad kluczowymi aspektami zarządzania zasobami ludzkimi. Jeśli miałabym wskazać najważniejsze korzyści, to przede wszystkim byłyby to przejrzystość, automatyzacja i elastyczność. Przejrzystość, bo centralizacja danych pozwoliła nam na pełniejszy obraz kompetencji w organizacji i ułatwiła zarządzanie informacjami o pracownikach.

Teraz wszystkie dane mamy dostępne w jednym miejscu, co znacząco usprawniło operacyjne zarządzanie i podejmowanie decyzji strategicznych. Automatyzacja, ponieważ zastąpienie manualnych, czasochłonnych zadań zautomatyzowanymi procesami odciążyło nasze zespoły i poprawiło doświadczenia pracowników na każdym etapie ich ścieżki zawodowej. I na koniec elastyczność – HRM Productive24 to system, który rozwija się razem z nami. Możemy na bieżąco dostosowywać go do nowych wymagań, co jest dla nas ogromną wartością. Nie musimy zmieniać naszych procesów, by dopasować się do narzędzia – to narzędzie dostosowuje się do naszych potrzeb, co daje nam dużą swobodę w kształtowaniu i egzekucji strategii HR.

Perspektywy na przyszłość

Małgorzata Rząd-Poźniak: Patrząc na skalę zmian, jakie już wprowadziliście, widać, że cyfryzacja HR w Ramirent to przemyślany i dynamiczny proces. Jakie są Wasze dalsze plany w tym obszarze? Czy macie już wizję kolejnych kroków w transformacji cyfrowej HR?

Joanna Szymecka: Mogę śmiało powiedzieć, że Productive24 nie tylko usprawniło nasze procesy HR, ale także stało się narzędziem, które pracownicy realnie doceniają i chętnie wykorzystują w swojej codziennej pracy. Cyfryzacja to dla nas jednak nie jednorazowy projekt, ale ciągły proces dostosowywania narzędzia do zmieniających się potrzeb. Rozważamy wprowadzenie modułów talentowych, które pozwolą nam jeszcze precyzyjniej identyfikować potencjał pracowników i personalizować programy rozwojowe. Wierzymy, że efektywne zarządzanie talentami to klucz do budowania silnej, zaangażowanej organizacji, dlatego chcemy wykorzystać technologię do jeszcze lepszego wspierania kariery naszych pracowników. Naszym celem jest, aby każdy kolejny etap cyfryzacji wnosił realną wartość – dlatego każde nowe wdrożenie jest dokładnie przemyślane, tak aby realnie odpowiadało potrzebom naszej firmy i wspierało jej strategiczne cele. Sukces nie polega przecież na posiadaniu nowoczesnych systemów, lecz na ich mądrym wykorzystaniu. Wierzymy, że otwartość na nowe rozwiązania, gotowość do nauki i elastyczność to kluczowe elementy skutecznej transformacji – a my jesteśmy gotowi na kolejne wyzwania.

Małgorzata Rząd-Poźniak: Świetnie powiedziane! Dziękuję za rozmowę i życzę powodzenia w dalszych działaniach!

Joanna Szymecka: Dziękuję! Cieszę się, że mogłam podzielić się naszymi doświadczeniami.