Wellbeing w pracy zdalnej – jak wzmacniać więź z firmą na odległość?
Do niedawna praca zdalna była zaledwie opcją – atrakcyjnym benefitem dostępnym głównie dla pracowników z branży IT lub e-commerce.
Jeszcze kilka lat temu praca zdalna była zaledwie opcją – atrakcyjnym benefitem dostępnym głównie dla pracowników firm w dużych miastach, z branż takich jak IT czy e-commerce. Dwa lata temu przedsiębiorcy niemal z dnia na dzień stanęli przed wyzwaniem: jak płynnie i „bezboleśnie” przejść z pracy stacjonarnej na zdalną. Po pierwszym szoku związanym ze zmianą dotychczasowego modelu pracy i upowszechnieniu pracy zdalnej wyzwaniem stało się nie tylko utrzymanie efektywności pracowników w modelu home-office, ale również dbanie o ich więź z firmą.
Pandemia koronawirusa pokazała, jak ważna jest reakcja firmy w sytuacjach kryzysowych i przypierając wiele z nich „do muru” – zmusiła do reorganizacji procesów i działań wszystkich pracowników. Praca zdalna w wielu firmach stała się normą, czego dowodem jest np. zmniejszanie wynajmowanych powierzchni biurowych przez firmy (Bankier.pl). Znaczna liczba pracowników wykazuje większą produktywność w home office i wyraża chęć kontynuowania takiego modelu pracy. Z drugiej strony, niesie to za sobą wiele wyzwań i problemów, ponieważ okazuje się, że wielu z nich narzeka na nieefektywną organizację pracy, utrudnioną komunikację oraz inne negatywne skutki izolacji (Statista). Dobre samopoczucie jednostki ma wpływ na zdrowie organizacji, dlatego kluczową wartością jest dbanie o wellbeing pracownika. Strategię na to ma jedynie 7% firm. Jak zatem zadbać o dobrostan pracownika, aby zachował on efektywność i motywację niezależnie od miejsca wykonywanych zadań?
Rosnące znaczenie wellbeingu, domowe biuro i work-life balance
Początki pracy zdalnej zainicjowanej pojawieniem się pandemii nie były łatwe ani dla firm, ani dla ich pracowników. Ludzie nieprzyzwyczajeni do takiej formy wykonywania swoich obowiązków szukali sposobów, by oddzielić życie zawodowe i prywatne toczące się w jednej przestrzeni, i zadbać o work-life balance (równowaga między życiem prywatnym a zawodowym). O ile praca z dala od biura jest czymś absolutnie normalnym np. dla przedstawicieli handlowych, o tyle dla wielu innych grup stanowisk nowa specyfika zawodowej rzeczywistości, potęgowana przez stres związany z długotrwałą izolacją, mogły w dłużej perspektywie czasu powodować spadek motywacji. Jeżeli weźmiemy pod uwagę, że gros pracowników (wg badań Aon & IPSOS – ponad 50% ankietowanych) otwarcie deklarowało chęć kontynuacji pracy w modelu home office, a dążenie do utrzymania dobrego samopoczucia w pracy niesie wiele korzyści, to koncepcja wellbeingu i rozwiązania mające na celu utrzymanie silnej więzi z pracownikiem zdalnym dodatkowo zyskują na znaczeniu.
Skuteczna komunikacja przekłada się na wyniki
Praca zdalna wywarła ogromny wpływ na sposób, w jaki się komunikujemy. Około 37% pracowników narzeka na brak feedbacku lub pochwał po wykonywanych zadaniach, a około 36% narzeka na źle zorganizowaną komunikację pomiędzy menedżerami a podwładnymi (Michael Page). Skoro nie ma czasu na informacje zwrotne, tym bardziej nie będzie go na odpowiednie zadbanie o potrzeby załogi, co może skutkować spadkiem motywacji oraz obniżeniem poczucia sensu wykonywanych działań.
Bez sprawnej i otwartej komunikacji nie można mówić o prowadzeniu projektów, a także określaniu i osiąganiu celów. Z kolei odpowiednia komunikacja korzystnie wpłynie na zarządzanie zadaniami, czas ich wykonania oraz przejrzysty podział obowiązków. Pracownicy będący stale w kontakcie z innymi są bardziej produktywni i zmotywowani, dlatego prawidłowy przepływ informacji oraz czas wyznaczony na komunikację jest podstawą efektywnej pracy zdalnej.
Jeśli dołożymy do tego wpisanie w kulturę organizacji i praktykowanie takich zasad, jak prowadzenie z pracownikami otwartej komunikacji czy stosowanie pochwał i konstruktywnej krytyki, z pewnością przyczyni się to do rozwoju potencjału organizacji.
Jak usprawnić komunikację? Od strony technicznej warto zacząć od zapewnienia odpowiedniego cyfrowego miejsca pracy oraz redukcji liczby komunikatorów do niezbędnego minimum. Korzystanie z jednego, wybranego kanału komunikacji pozwali zminimalizować szum informacyjny, duplikację, nieporozumienia z powodu braku odbioru, czy ubytki przekazywanych treści.
Ważnym elementem wpływającym na komfort pracownika jest również ustalenie ograniczeń w kontaktach służbowych po przepracowanych godzinach (niedawno takie rozwiązanie usankcjonowano prawnie w Portugalii). Co więcej, ten sam pakiet przepisów – określany mianem „prawa do odpoczynku” – reguluje, iż pracodawca ma obowiązek partycypować w kosztach zużycia gazu czy prądu, które ponoszą pracownicy zdalni, co wydaje się sprawiedliwe i rozsądne. W Polsce również przystąpiono do prac nad nowelizacją kodeksu pracy, która przewiduje szereg podobnych rozwiązań. Czas pokaże, czy (i w jakim kształcie) ustawa wejdzie w życie. Wyraźny podział dnia na czas prywatny i dla organizacji z pewnością utwierdzi pracownika w przekonaniu, że pracodawcy zależy na jego dobrym samopoczuciu.
Nowe benefity dla pracowników zdalnych
W trakcie pandemii zmianom uległy również potrzeby pracowników. Firmy, które do tej pory nie przeanalizowały jeszcze pakietu swoich benefitów, powinny odrobić tę lekcję jak najszybciej. Proponowane do tej pory standardowe opcje, takie jak karnety na siłownie, eventy firmowe czy legendarne „owocowe czwartki” stały się passé, zatem firmy powinny przeformułować oferowane przez siebie korzyści pozapłacowe i dostosować je do panującej sytuacji.
Przez ostatnie dwa lata odnotowano zwiększony wzrost zainteresowania benefitami, które były dostępne jeszcze przed pandemią. Przykładem są ubezpieczenia na życie – ludzie w obliczu realnego zagrożenia życia i zdrowia zaczęli myśleć nad przyszłością i zabezpieczeniem najbliższych, w efekcie czego pracodawcy zareagowali natychmiastowo i ci, którzy do tej pory nie umieszczali tego świadczenia w pakiecie benefitów, zaczęli je uwzględniać.
Źródło: Opracowanie własne na podstawie raportu ,,Benefity pracownicze w dobie pandemii” (Nationale Nederlanden).
Myśląc o nowych benefitach, na pewno warto rozważyć wdrożenie elastycznego modelu pracy na stałe. Ruchomy czas pracy docenią z pewnością zarówno osoby ceniące sobie niezależność, jak również te, dla których ważne jest pogodzenie pracy z życiem rodzinnym. Jednym z pomysłów na wsparcie rodziców pracujących z domu – np. w sytuacji, gdy w szkołach wprowadzono naukę zdalną – może być zorganizowanie przez pracodawcę zajęć online dla dzieci (zabaw grupowych, gier, zajęć edukacyjnych), które prowadzi animator zewnętrzny. Dzięki temu, rodzice pracujący zdalnie mogą zyskać chwilę wytchnienia i skupić się na swojej pracy.
Kolejnym aspektem, na który powinny zwrócić uwagę firmy w kontekście przedłużającego się braku kontaktu face-to-face, jest podnoszenie wśród pracowników świadomości znaczenia dobrostanu psychicznego, ogólnego samopoczucia i zdrowego podejścia do życia (ang. total wellbeing). W związku z tym eksperci HR w organizacjach coraz częściej forsują postulaty, aby standardowe pakiety medyczne dofinansowywane przez firmę obejmowały również stałą, kompleksową opiekę psychologiczną dla pracowników, a także ich rodzin.
Ciekawym pomysłem może być również przeznaczenie konkretnego budżetu, który pracownik może wykorzystać na wyjścia z domu, np. celebrowanie czasu z rodziną podczas kolacji na mieście. Takie budżety nie muszą oznaczać dodatkowych kosztów dla organizacji – zwłaszcza w sytuacji, gdy zespoły nie wykorzystują budżetów na spotkania integracyjne.
Rozwiązaniem, które ostatnimi czasy zyskuje na popularności, są dodatkowe płatne dni wolne, np. z okazji urodzin. Dzięki temu pracownik ma okazję spędzić ten dzień w gronie najbliższych, świętując, bądź po prostu mając chwilę dla siebie.
Jeżeli organizacja zatrudnia setki pracowników lub zwyczajnie nie zna ich preferencji, wygodnym rozwiązaniem wydają się być benefity w formie kart podarunkowych. Pracodawca oddaje wówczas decyzyjność swoim pracownikom, którzy sami wybierają cel, na jaki chcą przeznaczyć voucher. Obecnie rynek oferuje wachlarz możliwości – w taki sposób można sfinansować pracownikom zakup szkoleń, książek, kosmetyków i żywności, wyjścia do kina, restauracji, dodatkowe aktywności oraz wiele więcej.
Zdrowie psychiczne pracowników w centrum uwagi
O tym, że dbanie o dobrostan i zdrowie psychiczne pracowników zaczyna się na dobre „zadomawiać” w naszej rzeczywistości, świadczy też fakt, że na rynku pojawia się coraz więcej osób pełniących rolę Chief Happiness Officer czy Health & Wellbeing Manager. Ich głównym zadaniem jest opiekowanie się pracownikami tak, aby ci mieli poczucie, że ich aspiracje i praca są ważne, a także by mieli satysfakcję z wykonywanych przez siebie zadań. Takie dbanie o pracowników ma oczywiście przynosić wymierne korzyści również dla pracodawcy. W kontekście realizacji celów firmy można do nich zaliczyć:
- budowanie lojalności i więzi z pracodawcą i obniżenie wskaźnika rotacji,
- zmniejszenie liczby dni spędzonych na zwolnieniu lekarskim (jak wynika z danych ZUS, w 2021 roku co dziesiąty pracownik przebywał na L4 z powodu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania!),
- zwiększenie zaangażowania, poziomu motywacji i produktywności pracowników.
Z uwagi na konieczność wprowadzenia pracy zdalnej pracodawcy powinni wspomagać więc pracowników dodatkowymi materiałami doszkalającymi w kwestiach higieny psychicznej, ergonomii pracy w domu, organizacji czasu, pogodzenia pracy z opieką nad dziećmi czy nawet odpowiedniej diety i aktywności fizycznych.
Jak docenić pracownika na odległość?
Aby zadbać o odpowiedni poziom zaangażowania i motywacji pracownika, nie wystarczy wyłącznie skupiać się na zadaniach, ciągłym rozwoju i wynikach. Owszem, okresowa ocena pracownicza badająca progres zawodowy i postępy w pracy, jest niezwykle istotna i można ją z sukcesem przeprowadzać zdalnie, ale równie ważne jest wdrożenie kultury doceniania w pracy na co dzień. Dobra atmosfera, budowanie i pielęgnowanie więzi ze współpracownikami i satysfakcja z pracy zapobiegają bowiem wypaleniu zawodowemu (a warto wspomnieć, że w 2019 roku WHO wpisała wypalenie zawodowe jako osobną jednostkę chorobową). Jak doceniać zdalnie? Warto rozważyć wdrożenie rozwiązania do wyrażania uznania dla pracownika na forum zespołu lub całej organizacji, np. za pomocą tzw. „kudosów”.
Kudos – publiczny podziw, jaki dana osoba otrzymuje w wyniku określonego osiągnięcia lub zajmowanej pozycji
(Źródło: Cambridge Dictionary).
Kudosy są świetnym sposobem na utrzymanie wysokiego morale i poziomu motywacji. Jeszcze lepsze efekty w tym obszarze mogą przynieść, gdy w organizacji funkcjonuje system pozytywnego punktowania osiągnięć, a otrzymane kudosy można wymienić na konkretne nagrody. Jeśli taka opcja jest zgodna z polityką organizacji, wdrażając system kudosów warto od razu zaprojektować uzupełniający go system benefitów. Ważne jednak, aby kudosy motywowały, a nie demotywowały, więc nagrody powinny być raczej symboliczne. Wprowadzenie systemu kudosów – nawet bez nagród – z pewnością przyniesie zamierzony efekt i przełoży się na wzmocnienie więzi z firmą pracowników zdalnych.
Liderzy zespołów zdalnych mogą (z pomocą działu HR) zaplanować również elementy grywalizacji, które dodatkowo zachęcą pracowników do większego angażowania się w realizację swoich zadań oraz wspólną zabawę.
Integracja pracowników i budowanie więzi – zdalnie też się da!
Organizacja spotkań integracyjnych w formule stacjonarnej, tak popularna jeszcze 2-3 lata temu, z oczywistych względów mocno przygasła, i choć wydaje się, że pandemia jest już prawie za nami, to popularyzacja pracy zdalnej sprawiła, że działy HR musiały nauczyć się wykorzystywać potencjał eventów zdalnych. W tym miejscu warto pamiętać, że integracja w formie online nie musi oznaczać wyłącznie dużych inicjatyw – może ograniczyć się także do kameralnych, luźniejszych spotkań w mniejszym gronie, np. członków danego zespołu. Jak integrować się zdalnie? Pierwszym pomysłem, który przychodzi do głowy są z pewnością wirtualne spotkania on-line, które mogą przybrać różne formy:
- cykliczne wideokonferencje zespołu, podczas których można celebrować mniejsze i większe sukcesy zespołu;
- zainicjowanie indywidualnych wideo-spotkań pracowników w formule „jeden na jednego”, podczas których pracownicy będą mieli okazję porozmawiać na tematy nie związane z pracą, a tym samym lepiej poznać się na gruncie prywatnym (taka formuła integracji może przynieść szczególnie ciekawe efekty zwłaszcza w organizacjach wielokulturowych);
- wprowadzenie rytuału (np. raz w tygodniu) wirtualnego wspólnego „picia kawy/herbaty”, podczas którego pracownicy dowiedzą się, co słychać u pozostałych członków zespołu.
Wszystkie podobne aktywności pozytywnie wpłyną na proces team buildingu. Pracownicy poczują się dzięki temu bardziej zżyci ze sobą, a jednocześnie wzmocni się ich więź z organizacją.
Jeżeli mamy na uwadze nie tylko zdrowie psychiczne, ale i fizyczne, to dobrym pomysłem może być również wprowadzenie wspólnej porannej, kilkuminutowej rozgrzewki – kilka ćwiczeń wykonanych w większej grupie zadziała zbawiennie nie tylko na kręgosłup, ale również na nastroje pracowników.
W przypadku większych inicjatyw integracyjnych dobrym pomysłem jest skorzystanie z wirtualnych escaperoomów bądź innych zajęć on-line w grupach, np. turniejów gier online. Można również zastanowić się nad organizacją quizu wiedzy o współpracownikach lub stworzyć przestrzeń do rozmów na temat ich pasji, np. w postaci tematycznego forum lub kanału na komunikatorze.
To tylko garść przykładów – możliwości zdalnego animowania i integracji zespołu jest wiele, kluczem do sukcesu będzie jednak odpowiednie dopasowanie działań do potrzeb i charakterystyki pracowników.
Jak mierzyć zadowolenie pracowników?
Stare powiedzenie w biznesie mówi, że jeśli się czegoś nie mierzy, to nie można tego poprawić. Nie inaczej jest w przypadku wellbeingu. Realizacja strategii dbania o samopoczucie pracowników z pewnością przełoży się na efekt synergii w organizacji, jednak działania wellbeingowe powinny być wspierane przez regularne badanie satysfakcji pracowników. Mierzenie zadowolenia pracowników za pomocą specjalnie przygotowanych w tym celu ankiet pozwoli uzyskać odpowiedź na pytanie, czy podejmowane przez firmę inicjatywy rzeczywiście są skuteczne. Twarde dane z miękkich działań HR z pewnością lepiej przemówią do zarządu i managerów, a dział HR może dodatkowo otrzymać cenne wskazówki, co i w jaki sposób można jeszcze w obszarze wellbeingu usprawnić.
Jak nowe technologie wspierają organizacje i HR w dbaniu o wellbeing pracowników?
Pandemia bez wątpienia przyczyniła się do tego, że zdrowie psychiczne pracowników jest tematem szeroko dyskutowanym w środowisku HR, a podjęcie działań w kierunku jego wzmocnienia coraz częściej staje się ważną częścią kultury organizacyjnej. Warto przy tym pamiętać, że nieodłącznym elementem wpływającym na poziom zadowolenia z pracy jest także to, w jaki sposób jest ona zorganizowana. Zaplanowanie odpowiedniego systemu wsparcia i zachowanie środowiska pracy przyjaznego pracownikom, z jednoczesnym stałym pilnowaniem deadline’ów oraz dyscypliny, wydaje się być wielowątkowe i trudne do wdrożenia. Jeżeli weźmiemy pod uwagę jednak, że aż 80% pracowników (wg raportu Wellness – Poznaj biurową przyszłość) deklaruje, iż w ciągu najbliższych 10 lat troska o dobre samopoczucie będzie kluczowym czynnikiem pozostania w danej firmie, z pewnością warto ten temat podjąć.
Kryzys ostatnich dwóch lat spowodował rozwój nowych technologii, które pomagają firmom zautomatyzować część zadań oraz wdrażać kompleksowe systemy do zarządzania procesami.
Cyfrowe miejsce pracy i wellbeing w Productive24
Pandemia przyspieszyła proces tworzenia cyfrowych miejsc pracy (ang. digital workspace lub digital workplace), które istotnie usprawniają zarządzanie organizacją zarówno z zespołami rozproszonymi w różnych lokalizacjach, jak i z pracownikami zdalnymi. Rozwiązanie takie oferuje również Productive24. Zbudowana w Productive24 platforma komunikacji i współpracy oraz aplikacje do zarządzania organizacją czy zasobami ludzkimi umożliwiające zarządzanie całym cyklem życia pracownika – od A do Z, razem z aplikacją do kudosów, stanowią zestaw narzędzi, które pomagają budować pozytywne employee experience i mogą korzystnie wpłynąć na poziom zadowolenia pracowników.
Productive24 automatyzuje wiele aktywności pracowników przy jednoczesnej lepszej organizacji środowiska pracy. Takie holistyczne rozwiązanie, dzięki połączeniu modułów do zarządzania wiedzą, szkoleniami czy udostępnieniu cyfrowego miejsca pracy, tworzy sprzyjające warunki do rozwoju pracownika. Synergia tych elementów sprawia, że pracownik w jednym miejscu ma dostęp do komunikatora, ogłoszeń, struktury firmy, planerów zadań, kalendarzy, raportów, forum dyskusyjnego, szkoleń, oferty benefitów czy choćby wspomnianych kudosów. Dzięki temu nie traci czasu na przełączanie się między wieloma systemami, a jego produktywność wzrasta. Dla pracowników zdalnych takie rozwiązanie jest głównym miejscem styku z firmą – sercem e-organizacji.
Productive24 nie tylko automatyzuje kluczowe procesy biznesowe firm, ale dzięki kompleksowemu zagospodarowaniu obszaru miękkiego HR skutecznie wspiera również wellbeing w organizacji.
Podsumowanie: work-life balance w nowej rzeczywistości
Praca zdalna w domu może powodować trudność w zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Wcześniej wystarczyło „pracy nie przynosić do domu”. Teraz, gdy dom stał się miejscem pracy, trudniej jest oddzielić sferę pracy od strefy życia codziennego. Dbanie o więzi międzyludzkie w pracy zdalnej jest bardzo ważne, dlatego jeśli temat ten nie był do tej pory podnoszony w organizacji, najwyższy czas przeformułować swoje podejście i wykorzystać politykę wellbeing z obopólnym pożytkiem – zarówno dla pracowników, jak i dla firmy.
