„Po przeniesieniu onboardingu do Productive24 zoptymalizowaliśmy jego przeprowadzanie aż o 65%”
Firma Agata S.A. scyfryzowała procesy onboardingowe z platformą Productive24. O tym, jak projekt wpłynął na funkcjonowanie organizacji rozmawiamy z Sebastianem Harupą – Zastępcą Dyrektora IT oraz Magdaleną Krawczyk – Senior HR Projects Specialist w Agata S.A.
Spis treści
Automatyzacja onboardingu
Małgorzata Rząd-Poźniak, Productive24: Dwa lata temu zdecydowaliście się Państwo na cyfryzację swoich procesów onboardingowych. Co było wówczas najważniejsze dla Agata S.A.? Jaki efekt chcieliście osiągnąć?
Sebastian Harupa, Agata S.A: W Agata S.A. od wielu lat systematycznie rozwijaliśmy procesy onboardingowe. Ze względu na liczbę naszych pracowników i przeprowadzanych rekrutacji efektywne wprowadzanie nowych osób do organizacji jest dla nas bardzo istotne. Ma to kluczowe znaczenie nie tylko dla naszej ogólnej wydajności, ale również – co dla nas bardzo ważne – dla komfortu nowego pracownika w trakcie tego procesu. Około dwóch lat temu doszliśmy do wniosku, że kolejnym krokiem w rozwoju naszych procesów onboardingowych jest ich cyfryzacja i przeniesienie do dedykowanego narzędzia IT. Powodem tej decyzji była przede wszystkim chęć usprawnienia obsługi procesów i ich upłynnienie. Chcieliśmy też zyskać możliwość centralnego zarządzania nimi, łatwego planowania i monitorowania.
Oczywiście wobec tego projektu powstały również konkretne wymagania. Podstawowym z nich było to, aby system odzwierciedlał sposób wdrożenia pracownika z wcześniej ustaloną przez nas logiką. Nie chcieliśmy zmieniać wypracowanych dotychczas i sprawdzonych wewnętrznych praktyk, więc nowe narzędzie musiało je odzwierciedlać, uwzględniając strukturę firmy oraz relacje między różnymi stanowiskami.
Magdalena Krawczyk, Agata S.A: Dokładnie, było to dla nas niezwykle istotne. Dodam, że jeśli chodzi o nowych pracowników, zależało nam na tym, aby rozpoczynając pracę w Agata S.A. mogli w sposób łatwy i ustandaryzowany poznać najważniejsze informacje o naszych wewnętrznych procesach, procedurach i usługach. Założyliśmy, że podniesienie jakości onboardingu przełoży się na wyższą retencję w kolejnych etapach zatrudnienia, a szczególnie zaraz po okresie wdrożenia. Było dla nas ważne, aby wysiłek włożony w szkolenia – zarówno przez osoby odpowiedzialne ze strony Agata, jak i samych pracowników – nie „marnował się” i aby kończąc wdrożenie, każda z nowo zatrudnionych osób czuła się pewnie na swoim stanowisku i chciała kontynuować współpracę z nami.
Dlaczego HRM Productive24?
Małgorzata Rząd-Poźniak: Jakie czynniki wpłynęły na to, że do digitalizacji onboardingu pracowników wybraliście platformę Productive24?
Sebastian Harupa: Przed podjęciem decyzji przeprowadziliśmy dokładny research dostępnych na rynku narzędzi. Na tle innych rozwiązań Productive24 wyróżniła przede wszystkim elastyczna technologia. Uplasowaliśmy platformę jako rozwiązanie mieszczące się gdzieś pomiędzy typowym systemem SaaS (oprogramowanie jako usługa w chmurze – przyp. Productive24) a rozwiązaniem tworzonym od podstaw, na zamówienie. Narzędzia pudełkowe już przez samą swą budowę narzucają pewne ograniczenia, natomiast systemy customowe mogą okazać się trudne w zaprojektowaniu, czasochłonne w realizacji oraz kosztowne we wdrożeniu i utrzymaniu.
Productive24 łączy w sobie najlepsze cechy obu tych rozwiązań. Z jednej strony jest gotową platformą, która oferuje solidną strukturę i fundament do budowy bezpiecznych aplikacji IT, a równocześnie nie zmusza nas do korzystania wyłącznie z gotowych, sztywnych komponentów. Inaczej mówiąc: Productive24 eliminuje najbardziej wymagający etap tworzenia systemu i pozwala na dostosowanie i rozwijanie funkcji zgodnie z unikalnymi potrzebami. Tym samym platforma umożliwiła zrealizowanie naszego podstawowego założenia: to nie my musieliśmy dostosować się do systemu, a to system dopasował się do nas.
Cyfrowe wdrożenie pracownika a oszczędność czasu
Małgorzata Rząd-Poźniak: Jakie korzyści zauważyliście w organizacji od momentu wdrożenia platformy Productive24?
Sebastian Harupa: Naturalnie digitalizacja onboardingu pociągnęła za sobą konkretne usprawnienia. Przede wszystkim pozwoliła ustandaryzować wdrożenia dla poszczególnych stanowisk. Wykorzystanie Productive24 przyczyniło się do udoskonalenia całego procesu onboardingowego, zwłaszcza po stronie załogi salonów Agata, tj. buddies i bezpośrednich przełożonych nowych pracowników. To, co zauważyliśmy niemal natychmiast, to zdecydowana oszczędność czasu.
Według naszych szacunków po przeniesieniu onboardingu do Productive24 zoptymalizowaliśmy jego przeprowadzanie aż o 65%. Większość czynności, które dotychczas należało wykonać manualnie, została zautomatyzowana. Sam proces jest więc znacznie bardziej efektywny i mniej czasochłonny w zarządzaniu. Konkretnym wskaźnikiem udowadniającym zasadność digitalizacji jest obniżenie średniej pracochłonności obsługi procesu po stronie pracowników salonów aż o 1,4 FTE. Oznacza to, że zyskali oni więcej czasu na realizację codziennych obowiązków – mogą skoncentrować się na zwiększaniu sprzedaży czy poprawie jakości obsługi klienta.
Magdalena Krawczyk: Z mojego punktu widzenia ważnym elementem była zmiana sposobu przekazywania wiedzy podczas wdrożenia. Materiały onboardingowe zostały uporządkowane, a treści prezentowane są w atrakcyjny sposób. Pracownik może się w nich bez trudu odnaleźć. Proces obejmuje przekazanie najważniejszych dla danego stanowiska informacji, w odpowiedniej, dobrze zaplanowanej kolejności. Usystematyzowanie przepływu informacji pozytywnie wpływa na jakość całego procesu i przynosi znacznie lepsze przygotowanie merytoryczne pracowników, więc kiedy po okresie wdrożenia pracownik obejmuje swoje stanowisko, jest lepiej zorientowany w swoich zadaniach i pewniejszy w ich wykonywaniu.
Zauważyliśmy również, że taka kompleksowa forma wdrożenia przynosi wzrost zadowolenia wśród pracowników. Wpływa na dobre samopoczucie w pracy szczególnie w tych pierwszych dniach. Z kolei z przeprowadzonych przez nas wśród managerów i dyrektorów ankiet wynika, że około 95% badanych dobrze i bardzo dobrze ocenia zarówno użyteczność platformy we wdrożeniu pracownika, jak i dostęp do wiedzy, który narzędzie zapewnia. Onboarding realizowany z użyciem Productive24 pozwala nam nie tylko zarządzać i przekazywać wiedzę o organizacji w odpowiedni sposób, ale również monitorować cały ten proces. Widzimy, jakie postępy robi pracownik, możemy weryfikować zdobytą przez niego wiedzę i pomagać w momentach, w których tego potrzebuje. Trzymanie przysłowiowej „ręki na pulsie” pomaga nam efektywnie kształtować rozwój nowego pracownika w organizacji.
Plan onboardingu dopasowany do organizacji
Małgorzata Rząd-Poźniak: Czy możecie podzielić się informacją, jak wygląda wdrożenie pracownika w Agata S.A. i jakie kroki obejmuje onboarding? Czy podejmujcie jakieś specjalne działania, aby upewnić się, że proces jest spersonalizowany i dostosowany do indywidualnych potrzeb czy umiejętności nowych pracowników?
Sebastian Harupa: Procesy onboardingowe zostały przeniesione w całości do Productive24. W praktyce oznacza to, że już na etapie wprowadzania danych nowo zatrudnionego pracownika do naszego systemu kadrowo-płacowego następuje ich automatyczna integracja z platformą onboardingową. Przesłanie tych danych jest informacją dla systemu o tym, że należy zainicjować nowy proces wdrożenia. Ścieżki onboardingowe dla poszczególnych stanowisk zostały zaprojektowane zgodnie z naszymi wymaganiami, co oznacza, że zawierają różne informacje i materiały szkoleniowe niezbędne do rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. W zależności od stanowiska, na jakie zatrudniony został dany pracownik, system już na start przydziela mu opiekuna na czas wdrożenia i automatycznie generuje dla niego odpowiedni proces. Wdrożenie może przebiegać zgodnie z wymaganiami ogólnymi lub być dostosowane do specjalistycznych wymagań stanowiska.
Magdalena Krawczyk: Jeśli chodzi o zakres wiedzy, to szkolenia, które przechodzą pracownicy w pierwszych dniach i tygodniach swojej pracy, obejmują szeroki zakres tematów. Na początku przekazywany jest im plan samego procesu wdrożeniowego oraz ogólne informacje dotyczące firmy. Następnie, w zależności od stanowiska, rozpoczynają się dedykowane szkolenia stanowiskowe, czyli np. z obsługi klienta, materiałoznawstwa, szkolenia produktowe, szkolenia HR itd. Stronę merytoryczną procesu modelujemy tak, aby była dopasowana do stanowiska i aby pracownik mógł znaleźć jak najwięcej informacji dotyczących jego zadań w systemie – bez konieczności angażowania przełożonych. Zresztą do tych danych pracownicy mogą zawsze wrócić w każdym momencie, korzystając z bazy wiedzy. Daje to dodatkową przestrzeń do skutecznego zarządzania wiedzą w organizacji.
Jak mierzyć proces adaptacji pracownika?
Małgorzata Rząd-Poźniak: A w jaki sposób monitorujecie skuteczność realizowanych programów onboardingowych?
Sebastian Harupa: Możliwość monitorowania procesów wdrożeniowych była jedną z funkcji, która miała dla nas szczególne znaczenie. Zależy nam na jak najlepszym przygotowaniu pracowników do pracy, dlatego informacje płynące z takiego monitoringu stanowią dla nas istotne źródło danych.
Nie tylko pozwalają nam dostosować wsparcie w trakcie wdrożenia, ale także stale doskonalić cały proces. Narzędzia analityczno-raportujące w Productive24 umożliwiają nam kontrolę właściwego progresu w procesach onboardingowych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu mamy pewność, że żadne zadanie nie pozostaje niedokończone, że terminy są przestrzegane, a prace wykonywane są rzetelnie.
Magdalena Krawczyk: Oprócz monitorowania stopnia realizacji onboardingu sprawdzamy również poziom wiedzy wdrażanych pracowników. Do tego celu wykorzystujemy narzędzie służące do przeprowadzania testów i quizów. Możliwości weryfikacji zdobytej wiedzy są naprawdę szerokie, a narzędzie można parametryzować według potrzeb. Oczywiście każdy taki test czy quiz – z zależności, jaką formę wybierzemy – dostosowany jest do stanowiska i etapu, na którym się pojawia i może sprawdzać określony zakres wiedzy. Proces ten jest w pełni zautomatyzowany, dzięki czemu rola przełożonego onboardowanej osoby może być ograniczona jedynie do funkcji nadzorczej.
Dodatkowo wyszliśmy z założenia, że jeśli chcemy, aby nasze procesy wdrożeniowe były skonstruowane jak najlepiej i żeby były rzeczywiście pomocne dla zatrudnionych u nas osób, to sami pracownicy również muszą mieć możliwość wypowiedzenia się na ten temat. Po zakończeniu szkoleń – aby spojrzeć na cały proces z ich perspektywy – zapraszamy pracowników do wypełnienia ankiety post onboardingowej. Oczywiście zależy nam na tym, żeby ta ocena była jak najlepsza, bo doskonale wiemy, że pozytywne doświadczenia z okresu wdrożenia przekładają się na wyższą jakość późniejszej pracy. Dlatego też każda konstruktywna uwaga pozwala nam ulepszać przebieg procesów onboardingowych.
Powitanie nowego pracownika to dopiero początek!
Małgorzata Rząd-Poźniak: Jakie są Wasze długoterminowe plany związane z korzystaniem z platformy? Czy planujecie rozwijać ją w najbliższej przyszłości?
Sebastian Harupa: Rozwijamy ją nieustannie, choćby przez poszerzanie ilości materiałów oraz procesów onboardingowych w niej zawartych. Na bieżąco zgłaszamy też zapotrzebowanie na kolejne funkcje, a analitycy Productive24 tworzą rozwiązania dopasowane do naszych potrzeb. Dalszy rozwój systemu uzależniony jest oczywiście od potrzeb organizacji, natomiast elastyczność tej technologii sprawia, że nie obawiamy się potencjalnej konieczności wprowadzenia zmian, rozszerzenia funkcjonalności czy budowy całych procesów od podstaw. Wiemy, że praktycznie dowolny opracowany przez nas scenariusz może zostać odzwierciedlony w Productive24.
Magdalena Krawczyk: Jednym z ciekawszych tematów, które obecnie realizujemy z zespołem Productive24, a w zasadzie finalizujemy, bo jesteśmy już na etapie testów, jest aplikacja dedykowana rozwojowi pracowników zbudowana według naszych potrzeb. Zawiera ona rejestr wszystkich oferowanych przez firmę szkoleń, a także automatyzuje proces ich organizacji i przeprowadzania. Dużym usprawnieniem organizacyjnym będzie z pewnością wdrożenie systemu powiadomień o nowych, dostępnych dla danego pracownika szkoleniach. Po zakończeniu kursu oprogramowanie stworzy też automatycznie certyfikat potwierdzający jego odbycie oraz szczegółowy raport.
Osoby odpowiedzialne za L&D w Agata S.A. będą też mogły regularnie monitorować zapotrzebowanie na szkolenia z konkretnych obszarów, a także postępy rozwojowe poszczególnych pracowników. Dla osób, które przeszły już onboarding w formie cyfrowej, będzie to ciągle jedna i ta sama aplikacja, tylko z jeszcze bogatszą funkcjonalnością. Odejdzie nam więc problem edukacji czy oporu użytkowników przed korzystaniem z systemu, bo jest on już im dobrze znany. W zarządzaniu rozwojem pracowników w tak dużej organizacji, jaką jest Agata S.A., elastyczność Productive24 bardzo dobrze się sprawdza.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Brzmi ciekawie! Bardzo dziękuję za rozmowę i życzę dalszych sukcesów!
Magdalena Krawczyk, Sebastian Harupa: My również dziękujemy!
Uzupełnij formularz i pobierz case study:
Więcej informacji: Cyfrowy onboarding pracowników sieci Agata S.A.
