Ocena okresowa w nowej rzeczywistości – zdalnie, szybciej, dokładniej
Wraz ze wzrostem dynamiki rynku, firmy powinny dokonywać okresowej oceny pracowników coraz częściej i z możliwie największą dokładnością. W jaki sposób efektywnie zorganizować ją dla pracowników zdalnych?
Ocena pracownicza – czy jest konieczna?
Okresowa ocena pracownicza wykorzystywana jest przez praktycznie każdą dużą i średnią firmę o ugruntowanej pozycji rynkowej. Nawet start-up’y wprowadzają ją w ciągu kilku pierwszych lat działalności. W praktyce jest ona potrzebna w każdej firmie, która jest na tyle duża, by właściciel (założyciel lub wspólnicy) nie znał osobiście wszystkich zatrudnionych.
Spełnia przede wszystkim funkcję motywacyjną – pracownikom zależy na dobrym wyniku, zwłaszcza gdy ocena pracownicza połączona jest z systemem premiowym i benefitowym. W bardziej zaawansowanych organizacjach, mających własne programy zarządzania talentami, ocena pracownicza pozwala też typować pracowników do awansu lub przeniesienia.
Ma także bardzo istotne znaczenie w kontekście budowania zaufania pracowników wobec firmy. Pracownicy widząc, że podlegają przejrzystym kryteriom nie czują się poszkodowani, ani nie obwiniają firmy za swoją sytuację.
Ocena okresowa pracownika – jak często?
Do niedawna najbardziej popularnym sposobem oceny postępów i zaangażowania pracownika były oceny roczne. Są one jednak miarodajne i wystarczające tylko, gdy:
- pracownik stale pracuje na tym samym stanowisku;
- w trakcie roku nie przeprowadzono istotnych wdrożeń, ani transformacji;
- sytuacja rynkowa firmy zmieniła się w nieznacznym stopniu;
- obowiązki pracownika zmieniły się jedynie w nieznacznym stopniu.
Firmy chcące działać skutecznie w dynamicznym otoczeniu biznesowym muszą dokonywać oceny częściej, optymalnie po zakończeniu każdego projektu lub każdej istotnej zmianie dotyczącej pracownika. Nowoczesne firmy korzystają z kwartalnej, a coraz częściej również z „projektowej” oceny pracowniczej. Stawia to przed nimi dodatkowe wyzwania, bo zwiększenie częstotliwości ocen w praktyce oznacza:
- więcej pracy dla działów HR, które rzadko dysponują czasem na realizację dodatkowych zadań;
- konieczność pracy na danych z krótszego okresu, co niesie ze sobą większe ryzyko pomyłki bądź niemiarodajnych wyników;
- konieczność znaczącego zaangażowania w proces menedżerów i współpracowników.
Firmy, które łączą dużą częstotliwość oceniania z bardziej czasochłonnym modelem SOOP (systemem okresowej oceny pracowników), np. 360 stopni, muszą liczyć się z koniecznością przeznaczenia na system oceny pracowniczej istotnych środków.
Gdy ocenia nas… komputer – automatyczna ocena pracownicza?
Rola systemów IT, wraz z większą dostępnością danych i lepszymi mechanizmami ich przetwarzania, stale rośnie. Powierzenie oceny ludzkiej pracy komputerom może wyglądać jak wstęp do totalitarnej dystopii… Jest to jednak coraz częściej nasza rzeczywistość biznesowa. Rozwiązanie takie, choć wydaje się kontrowersyjne, może mieć wiele zalet – pracownicy są oceniani w oparciu o jasne i znane im kryteria, bezstronnie i bez straty własnego czasu. Jak systemy informatyczne mogą wspomóc sprawną realizację ocen pracowniczych?
W wielu zawodach KPI są obliczane automatycznie, na podstawie wprowadzonych danych, a menedżer otrzymuje zwięzły raport zawierający wstępną ocenę pracowniczą. Oczywiście nie wystarcza ona, by ocenić indywidualne postępy pracowników zajmujących unikalne w skali firmy stanowiska, ale może stanowić punkt wyjścia dla menedżera i działu HR i procesowego spojrzenia na system ocen.
System mieszany
Automatyczna ocena pracownicza może zostać uzupełniona o dodatkowe informacje, w tym subiektywne (np. wpływ na morale zespołu). Pozwala to połączyć aspekt pracy zespołowej i indywidualną efektywność w jasny, zrozumiały dla wszystkich stron sposób.
Coraz częściej obserwowanym trendem jest przechodzenie przez duże przedsiębiorstwa na mieszany system oceny pracowniczej, w którym oprogramowanie pełni funkcję pomocniczą wobec faktycznie decydujących o rozwoju pracownika przełożonych i specjalistach HR.
Rozwiązanie to działa jednak najlepiej tam, gdzie firma korzysta z ekosystemu oprogramowania – jednolitej platformy, która gromadzi szereg danych z różnych obszarów i pozwala na ich wielowymiarową analizę.
Ocena okresowa – jak dobrze zrobić ją zdalnie?
Pandemia COVID-19 wymusiła na wielu przedsiębiorstwach umożliwienie pracownikom świadczenia pracy zdalnie, co okazało się potężnym wyzwaniem dla wielu działów w organizacji, a w szczególności dla działu HR, którego działania opierają się w większości na kontaktach interpersonalnych. Oceny okresowe stanowią integralną część rozwoju pracownika, zatem by nadal mogły zostać przeprowadzane bez większych zakłóceń, muszą przyjąć nową formę. Narzędziem, które to umożliwia, jest platforma Productive24.
Po pierwsze: automatyzacja
Oceny pracownicze to element pracy działu HR, który w dużym stopniu może zostać zautomatyzowany. Automatyzację taką zapewnia platforma Productive24 i zbudowany na jej bazie system HRM Productive24.
HRM Productive24 zapewnia automatyzację procesu przeprowadzania ocen okresowych, które w formie zdalnej (całkowicie paperless) odbywają się z wykorzystaniem dostępnych narzędzi teleinformatycznych i pozwalają gromadzić niezbędne dane w systemie tak, by szybko i efektywnie dzielić się feedbackiem z pracownikiem.
Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów HR związanych z okresowymi ocenami pracowniczymi z wykorzystaniem Productive24? Przede wszystkim standaryzację i oszczędność czasu oraz zasobów, ale także jeden centralny system, który gromadzi szereg danych – zarówno tych stricte HRowych, jaki i innych – ważnych dla HR. Dzięki temu, że dane nie są rozproszone w różnych miejscach, mogą być analizowane w wielu wymiarach, a procesy bazujące na tych danych (np. związane z KPI) mogą dynamicznie nadążać za organizacją.
Przykładowe ekrany HRM Productive24:
Po drugie: bogata funkcjonalność i elastyczność
Każda organizacja to inna specyfika i inna historia, a stosowany w firmie system ocen pracowniczych często tę historię odzwierciedla. Indywidualne procesy HR – również te związane z systemem oceniania – często optymalizowane przez lata, reprezentują drogę, jaką przeszła organizacja w drodze do doskonalenia się i wzmacniania swojej pozycji rynkowej. Dodatkowo, większość systemów do ocen okresowych dezaktualizuje się po jakimś czasie (najczęściej ok. 2 lat). Ważne zatem, żeby w parze z bogatą funkcjonalnością narzędzia szła także elastyczność, dzięki której rozwiązanie będzie dobrze pełniło swoją rolę i „doganiało” rzeczywistość biznesową.
Ogromną zaletą aplikacji do ocen pracowniczych zbudowanych na bazie Productive24 jest to, że pozwalają między innymi:
- indywidualnie definiować kryteria oceny zgodnie z tymi obowiązującymi w organizacji, nadawać im określoną wagę i przypisywać do wybranych stanowisk,
- tworzyć szablony ankiet ocen i zarządzać nimi,
- weryfikować poziom realizacji celów i zadań pracownika,
- prowadzić historię ocen pracowników i oceniać ich progres,
- przeprowadzać oceny według różnych systemów i metod oceniania pracownika, np, 90°, 180°, 270°, 360° etc.) i własnych standardów organizacji,
- zarządzać systemem ocen kompetencji,
- automatycznie gromadzić niezbędne dane dotyczące danego pracownika i tworzyć statystki bazujące na otrzymanych wynikach ocen okresowych,
- definiować różne procesy ocen pracowniczych – w zależności od stanowisk, działów, lokalizacji, krajów etc., modyfikować je i elastycznie nimi zarządzać,
- wprowadzać oceny pracownicze jako element dowolnych procesów, np. ocena wdrażanego pracownika w procesie onboardingu,
- i wiele więcej…
Po trzecie: siła synergii – ekosystem Productive24
Aplikacja do ocen pracowniczych, będąca częścią systemu HRM Productive24, może naturalnie łączyć się z pozostałymi funkcjami systemu, takimi jak zarządzanie benefitami, szkolenia czy OKR. Dodatkowo, dzięki temu, że każdy system zbudowany na platformie Productive24 może być dowolnie połączony z innymi rozwiązaniami Productive24, aplikacja do ocen pracowniczych może być w dowolnym zakresie zintegrowana np. z systemem LMS, platformą komunikacji i współpracy czy zestawem aplikacji do zarządzania organizacją, dzięki czemu pozwala śledzić postępy w realizacji celów i zadań poszczególnych pracowników i zespołów.
Dzięki ekosystemowi aplikacji biznesowych, oceny pracownicze zautomatyzowane w Productive24 pozwalają zatem uzyskać widok 360° i elastycznie oraz wielowymiarowo oceniać pracowników i zespoły, a sam proces – w całości zdalny, pozwala przeprowadzać oceny szybciej i dokładniej.
Oprogramowanie szyte na miarę
Oprócz szeregu gotowych modułów i aplikacji, platforma Productive24 umożliwia tworzenie od podstaw dowolnych, dedykowanych biznesowych systemów IT dopasowanych do indywidualnych wymagań każdej organizacji. Aplikacje Productive24 wdrożone w różnych działach mogą być ze sobą dowolnie połączone, tworząc jednolity ekosystem pracy grupowej i zastępując dziesiątki oddzielnych, rozproszonych systemów informatycznych. Productive24 jest więc również alternatywą do kosztownego i czasochłonnego tworzenia oprogramowania biznesowego na zamówienie.
