Tempo zmian, z jakim mierzą się w ostatnich latach organizacje, znacząco przyspieszyło. HR oparty przede wszystkim na operacyjnej realizacji procesów nie jest w stanie skutecznie odpowiadać na pojawiające się wyzwania. Konieczne staje się przesunięcie roli HR w stronę świadomego wsparcia decyzji strategicznych.
To nie jest intuicja ani chwilowa moda. Ten kierunek jednoznacznie potwierdzają analizy i raporty firm takich jak Gartner, McKinsey, Deloitte oraz ADP. Wspólny wniosek jest jasny – HR nie może już funkcjonować jako zbiór odrębnych procesów i inicjatyw. Musi działać jak spójny system, oparty na danych, technologii oraz rzeczywistym zrozumieniu potrzeb organizacji, zarówno tych obecnych, jak i tych, które pojawią się w kolejnych latach.
Sztuczna inteligencja bardzo szybko stała się elementem codziennej pracy w organizacjach. Swoją rolę odgrywa także w HR, gdzie wykorzystywana jest m.in. w rekrutacji, analizie danych czy usprawnianiu komunikacji z pracownikami. Problem polega na tym, że tempo wdrażania narzędzi AI w wielu firmach znacznie wyprzedziło moment, w którym powstały jasne zasady ich odpowiedzialnego wykorzystania. W efekcie AI funkcjonuje w sposób rozproszony i często niekontrolowany. Menedżerowie i pracownicy sięgają po dostępne rozwiązania samodzielnie, bez wiedzy działu HR czy IT. To zjawisko, określane jako Shadow AI, niesie ze sobą realne ryzyka, takie jak udostępnianie danych osobowych i firmowych poza organizację czy podejmowanie decyzji personalnych na podstawie algorytmów, których działania nie są ani w pełni rozumiane, ani nadzorowane. Dodatkowo praktyki te mogą być niezgodne z obowiązującymi regulacjami oraz budzić poważne wątpliwości etyczne.
Szczególne znaczenie ma to w kontekście decyzji w obszarze HR – jednego z najbardziej wrażliwych obszarów w organizacji. Dotyczą one ludzi: ich wynagrodzeń, rozwoju, awansów czy rozstań z firmą, a przy tym podlegają zarówno regulacjom prawnym, jak i wysokim oczekiwaniom etycznym. W połączeniu z nowymi regulacjami UE dotyczącymi AI brak jasnych zasad nie jest przejawem innowacyjności, lecz realną luką systemową. Rozwiązaniem jest przede wszystkim stworzenie spójnych zasad korzystania z AI w organizacji. W praktyce nie oznacza to wyłącznie polityki czy regulaminu, ale przede wszystkim wspólne ramy decyzyjne, które określają:
W wielu organizacjach AI wdrażana jest punktowo, jako zbiór pojedynczych narzędzi lub inicjatyw, bez spójnej wizji, powiązania z celami biznesowymi i refleksji nad wpływem tej technologii na model operacyjny HR. W rezultacie zamiast zwiększać efektywność, AI może pogłębiać chaos decyzyjny i rozmywać odpowiedzialność. Odpowiedzią na to wyzwanie nie powinno być blokowanie AI, lecz świadome nadanie jej jasno określonego miejsca w systemie decyzyjnym. Oznacza to podejście oparte na modelu human-in-the-loop, spójnych ramach organizacyjnych oraz centralizacji narzędzi w jednym ekosystemie. Taki model ogranicza ryzyko Shadow AI, zwiększa transparentność oraz ułatwia kontrolę i audyt wykorzystania technologii.
Sprawdź, jak dzięki asystentom i agentom AI możesz odmienić swój HR.
W wielu organizacjach decyzje dotyczące rekrutacji, rozwoju czy alokacji ludzi do projektów nadal podejmowane są bez pełnej wiedzy o tym, jakimi kompetencjami firma faktycznie dysponuje. Mimo znaczących inwestycji HR w pozyskiwanie i rozwój talentów odpowiedź na pytanie, jakie umiejętności są realnie dostępne w organizacji i na ile odpowiadają one potrzebom dalszego rozwoju biznesu, często pozostaje niepełna lub opiera się na intuicji. Jednocześnie zmienia się sposób pracy. Coraz częściej realizowana jest ona w zespołach projektowych i tymczasowych, w których role są płynne i nie mieszczą się w ramach klasycznie opisanych stanowisk. To dodatkowo utrudnia zarządzanie kompetencjami w oparciu o tradycyjne struktury organizacyjne.
Odpowiedzią na te wyzwania jest przejście w stronę podejścia skills-based HR, w którym kompetencje stają się podstawową jednostką planowania pracy, rozwoju i alokacji ludzi. Kluczowe znaczenie ma zbudowanie wspólnego, zrozumiałego dla HR, menedżerów i pracowników słownika kompetencji, opisującego umiejętności w sposób spójny i porównywalny – niezależnie od formalnego stanowiska. Na tej podstawie możliwe staje się systematyczne mapowanie zarówno aktualnych kompetencji w organizacji, jak i tych, które będą potrzebne w przyszłości. Pozwala to patrzeć na zespoły przez pryzmat realnej pracy wykonywanej w projektach i rolach, a nie statycznych struktur organizacyjnych. Powiązanie kompetencji z rolami, projektami, rozwojem i mobilnością wewnętrzną zwiększa elastyczność organizacji i umożliwia podejmowanie decyzji opartych na danych. W efekcie rola HR przesuwa się z administratora stanowisk i szkoleń w stronę architekta systemu kompetencji, który realnie wspiera zdolność firmy do adaptacji.
Badaj, analizuj i opieraj decyzje na rzetelnych danych
W wielu organizacjach wynagrodzenia przez lata były zarządzane w sposób fragmentaryczny – obowiązywały różne zasady w zespołach, decyzje miały charakter uznaniowy, a kryteria awansów i podwyżek pozostawały niejasne. Dopóki temat płac był w dużej mierze niejawny, niespójności te pozostawały niewidoczne. Dziś jednak przejrzystość wynagrodzeń przestaje być odległym trendem, a staje się realnym wyzwaniem operacyjnym i strategicznym dla HR. Zmiany regulacyjne w Unii Europejskiej oraz rosnące oczekiwania pracowników sprawiają, że obszar wynagrodzeń coraz rzadziej może opierać się na nieformalnych ustaleniach i indywidualnych interpretacjach.
W warunkach rosnącej transparentności kluczowe staje się odejście od reagowania na pojedyncze problemy płacowe na rzecz budowy spójnego i logicznego systemu wynagradzania. Jego fundamentem są jasne struktury płacowe i widełki powiązane z rolami oraz wymaganymi kompetencjami, a także przejrzyste kryteria decyzji płacowych i awansowych, spójne z oceną pracy i rozwojem kompetencji. W tym podejściu HR przejmuje rolę właściciela logiki wynagradzania – wyposaża menedżerów w ramy decyzyjne i argumenty, które pozwalają prowadzić przewidywalne, oparte na faktach rozmowy z pracownikami. Taki system nie tylko ułatwia spełnienie wymogów regulacyjnych, lecz przede wszystkim wzmacnia zaufanie, ogranicza ryzyko konfliktów i rotacji oraz pozwala świadomie zarządzać kosztami pracy, czyniąc transparentność naturalnym efektem uporządkowanych zasad, a nie celem samym w sobie.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń to unijna regulacja (Dyrektywa UE 2023/970), której celem jest wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Wprowadza ona obowiązki dotyczące przejrzystości płac oraz mechanizmy egzekwowania równego traktowania w organizacjach.
Państwa członkowskie UE mają czas do 7 czerwca 2026 r. na wdrożenie dyrektywy do prawa krajowego. Oznacza to, że już w 2026 roku organizacje powinny posiadać uporządkowane struktury płacowe, jasne kryteria decyzji wynagrodzeniowych oraz spójne dane, które pozwolą spełnić nowe wymogi.
W wielu organizacjach dane HR wciąż pełnią przede wszystkim rolę sprawozdawczą. Raporty pokazują ilu pracowników zatrudniono, ilu odeszło, jak wygląda poziom absencji czy koszty pracy. To ważne informacje, ale w dynamicznym świecie biznesu bywają niewystarczające. Analiza przeszłości przestaje być wystarczającą podstawą do podejmowania decyzji.
Dane historyczne mówią, gdzie firma była, ale nie odpowiadają na pytanie, co wydarzy się za trzy, sześć czy dwanaście miesięcy. Bez analityki predykcyjnej HR reaguje z opóźnieniem na kluczowe zjawiska, takie jak rosnąca rotacja, spadek zaangażowania czy narastające luki kompetencyjne. W efekcie działania HR mają charakter interwencyjny i są podejmowane dopiero wtedy, gdy problem jest już widoczny i kosztowny. To z kolei przesuwa funkcję HR do roli administracyjnej, skoncentrowanej na naprawianiu sytuacji, zamiast na jej świadomym kształtowaniu.
Zmiana tego modelu wymaga przejścia od raportowania do prognozowania. Dojrzały HR integruje dane z różnych obszarów – rekrutacji, rozwoju, absencji, wyników czy zaangażowania – w jednym ekosystemie analitycznym. Kluczowe staje się nie tylko gromadzenie danych, ale przede wszystkim ich interpretacja w kontekście trendów i korelacji. Dzięki temu HR może wcześniej identyfikować ryzyka, takie jak potencjalna fala odejść kluczowych pracowników, spadek produktywności zespołów czy niedopasowanie kompetencji do przyszłych potrzeb organizacji. Równocześnie analityka predykcyjna pozwala dostrzegać optymalne momenty na inwestycje w rozwój, zmiany strukturalne czy redefinicję ról. W efekcie HR przestaje opierać się na intuicji i retrospekcji. Zamiast tego dostarcza zarządowi konkretne prognozy, scenariusze i rekomendacje, które wspierają decyzje strategiczne.
Wszystkie opisane wyzwania mają jedną wspólną cechę – nie dotyczą one pojedynczych procesów, narzędzi czy regulacji, ale całego systemu podejmowania decyzji w organizacji. Sztuczna inteligencja, kompetencje, role, wynagrodzenia i dane coraz rzadziej funkcjonują jako odrębne obszary. Każda zmiana w jednym z nich natychmiast wpływa na pozostałe, wzmacniając lub osłabiając spójność całego systemu. Rok 2026 nie przynosi przełomowej rewolucji w HR, lecz jasno pokazuje, że model oparty na reagowaniu na bieżące potrzeby, fragmentarycznych inicjatywach i patrzeniu wstecz przestaje wystarczać. Organizacje, które chcą zachować stabilność i zdolność adaptacji, potrzebują HR myślącego systemowo i projektującego decyzje, a nie jedynie obsługującego procesy.
Nowoczesny HR coraz częściej integruje dane o pracy ludzi, kompetencjach, wynagrodzeniach, technologii i regulacjach w jedną, logiczną całość. Dzięki temu przejmuje większą odpowiedzialność, ale też realny wpływ na kierunek rozwoju organizacji. Przyszłość HR nie polega na wdrażaniu kolejnych narzędzi ani reagowaniu na kolejne kryzysy, lecz na konsekwencji, przewidywalności i jakości decyzji dotyczących ludzi. To one w najbliższych latach będą budować zaufanie pracowników, wzmacniać odporność organizacji i decydować o jej zdolności do długofalowego rozwoju.
Sprawdź, jak działa HRM Productive24!
do naszego newslettera i bądź na bieżąco ze świeżymi artykułami ze świata produktywności.
Wypróbuj Productive24 bez ryzyka
