Poprzedni rok był dla działów personalnych czasem pełnym wyzwań. Wszystko wskazuje na to, że w 2021 zespoły HR wciąż będą w centrum wydarzeń w swoich firmach. Czy kolejne miesiące roku czymś zaskoczą?
Co i jak wpłynie na działy HR w 2021?
COVID-19 miał ogromny wpływ na firmy w 2020 i możemy założyć, że w równym stopniu – już bez elementu zaskoczenia – wpływać będzie na nie przez cały 2021. Z dużym prawdopodobieństwem najbliższy rok zdominują tematy związane pochodnymi epidemii, takimi jak kryzys gospodarczy, kwestie BHP (utrzymanie zasad bezpieczeństwa i reżimu sanitarnego), „zadomowienie się” pracy zdalnej (lub co najmniej modelu hybrydowego) oraz cyfryzacja kolejnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstw. Działy HR będą miały również wciąż pełne ręce pracy związanej z koniecznością przetwarzania zwolnień chorobowych i opiekuńczych oraz wsparciem biznesu w uzupełnianiu braków kadrowych. 2021 będzie też pierwszym rokiem, w którym prawie wszystkich pracodawców będą obowiązywały Pracownicze Plany Kapitałowe, co oznacza dla działów HR i księgowych dodatkowe zadania. Nowych obowiązków, ale również i szans na wzmocnienie roli działów HR (niezależnie od branży), może być jednak więcej.
Mediacyjna rola HR
Jak kryzys gospodarczy może wpływać na pracę działów HR? Trudna sytuacja rynkowa wielu firm z dużym prawdopodobieństwem sprawi, że priorytetem dla firm będzie dążenie przede wszystkim do utrzymania aktualnych miejsc pracy. Do zadań działów HR zaliczyć można zadbanie o odpowiednią komunikację odnośnie planów zarządu w tym zakresie, czy np. negocjowanie z pracownikami wprowadzenia zmian w umowach – takich, które zminimalizują ryzyko finansowe i operacyjne pracodawcy, ale jednocześnie dadzą większe szanse na zachowanie przez pracowników ich stanowisk. Część z nich może wynikać bezpośrednio ze zmian przepisów, inne – z przejścia na pracę zdalną. Zmiany zapisów umów z pracownikami (w tym także umów zlecenie, kontraktów menedżerskich itp.) dotyczyć mogą zarówno zakresu obowiązków, warunków pracy i zasad bezpieczeństwa, jak i okresu trwania umowy (czas określony zamiast nieokreślonego), czy klauzul umożliwiających zmianę warunków współpracy.
Można również założyć, że sytuacja gospodarcza dalej będzie działać na niekorzyść pracowników w kwestiach związanych z benefitami. Mimo, iż specjaliści w dalszym ciągu będą cenieni, firmy raczej nie będą inwestować w nowe rozwiązania wprowadzane w myśl założeń well-being. Dla działów HR będzie to oznaczać mniejszą dostępność elementów motywacyjnych, takich jak benefity pozapłacowe i jednocześnie więcej pracy nad motywacją pracowników.
Tam, gdzie redukcja zatrudnienia okaże się jednak nieuchronna, działy HR staną przed wyzwaniem sprawnego przeprowadzania procesów off-boardingowych, będą również stroną w ewentualnych konfliktach na linii pracodawca – pracownik. Pracownicy działu HR, ze swoją wiedzą i kompetencjami miękkimi, mogą z powodzeniem wkroczyć do akcji w roli mediatorów znających postulaty wszystkich zainteresowanych.
Praca zdalna – rekrutacje, zarządzanie zespołem rozproszonym i motywacja
Praca zdalna to nowa rzeczywistość wielu firm, które sytuacja zmusiła do przejścia „przyspieszonego kursu” zarządzania zespołem rozproszonym. Skoro praca zdalna zaczyna być standardem, to korzyści, jakie przynosi, mogą przełożyć się na zmiany w dotychczasowym podejściu do rekrutacji. W branżach lub dla stanowisk, dla których miejsce świadczenia pracy nie ma znaczenia, kryterium miejsca zamieszkania kandydata może stracić na znaczeniu. W przypadku rekrutacji międzynarodowych będzie się to wiązać co prawda z licznymi wyzwaniami: językowymi, formalnymi (lokalne przepisy prawa pracy, kalendarze dni wolnych etc.) czy wynikającymi z typowo kulturowych aspektów pracy, warto się jednak nad tematem pochylić, bo większa „podaż” kandydatów może przynieść wymierną korzyść dla firmy.
Praca zdalna, aby była produktywna, powinna być jednak dobrze zorganizowana, odpowiednio zarządzana i mierzona. Pracownicy na home office to de facto utrudniona komunikacja, integracja i realizacja innych procesów mających na celu motywowanie i wzrost efektywności, jak np. przeprowadzanie rozmów i ocen okresowych. Jak HR może wesprzeć biznes w tym obszarze? Jeśli do tej pory temat e-szkoleń schodził na dalszy plan, dobrym pomysłem może być wyjście przez HR z inicjatywą zorganizowania serii zdalnych szkoleń skierowanych do managerów, np. z zakresu zarządzania zespołem rozproszonym, czy do większych grup pracowników, np. dotyczących efektywnej komunikacji.
Technologia – cyfrowa szczepionka
W 2020 obserwowaliśmy przyspieszony rozwój w zakresie rozwiązań komunikacyjnych i służących pracy zdalnej. Wiele firm rozpoczęło skuteczną transformację cyfrową. Działy HR digitalizowały się, automatyzowały proste zadania, przyspieszyły część swoich działań oraz usprawniały dotychczasowe procesy (zob. przykład The Adecco Group czy ARRA Group).
Dla działów HR szybki rozwój technologii informatycznych oznacza konieczność wdrażania kolejnych rozwiązań, ale też znaczne ułatwienia w pracy i większy wpływ na całokształt firmy. Mamy dziś wszelkie niezbędne narzędzia, by komunikować się skutecznie w warunkach pracy zdalnej, nie wszystkie firmy mają jednak odpowiednią kulturę organizacyjną. Jeśli ten model pracy nie był popularny w biurze przed 2020, podczas pandemii mogło dojść do ograniczenia zakresu przekazywanych informacji i spadku produktywności. Wewnątrzfirmową komunikację warto więc zarówno wspomóc technologią, jak i odpowiednimi szkoleniami.
Automatyzacja procesów HR
Nie należy spodziewać się, że zakres zadań i odpowiedzialności HR w organizacjach zmniejszy się lub diametralnie zmieni. Niekoniecznie też trzeba zatrudniać nowych pracowników w dziale personalnym, by odciążyć w pracy dotychczasowych. Z pomocą przychodzi tu technologia: chcąc usprawnić pracę działu HR, warto zadbać w pierwszej kolejności o automatyzację.
Możliwości takie oferuje system HRM Productive24, który łączy wszystkie potrzebne HR-owcom funkcje w jedno proste i przyjazne dla użytkownika rozwiązanie – od rekrutacji, przez onboarding, zarządzanie nieobecnościami, projektami, benefitami, udzielanie pozytywnego feedbacku (kudos), szkolenia, oceny okresowe, offboarding – i wiele więcej…
HR w 2021 – pracuj sprytniej, nie ciężej!
Jak ułatwić sobie zatem pracę w 2021? Garść dobrych praktyk w infografice poniżej:
