Jak wykorzystać i kaskadować OKRy w dużych organizacjach?

Metody OKR używają największe polskie spółki (np. Allegro) i światowe korporacje (np. Google). Każda organizacja może wykorzystać je dla zwiększenia efektywności swoich działań i budowania silniejszych zespołów. Z pomocą oprogramowania będzie to łatwiejsze.

Metoda OKR (ang. Objectives and Key Results – cele i kluczowe rezultaty) – oznacza jasne wyznaczenie celów organizacji i przełożenie ich na konkretne działania w sposób, który pozwoli ocenić stopień ich realizacji. Z metody OKR może skorzystać nawet pojedyncza osoba planująca własną pracę lub pracę swojego zespołu. Im jednak organizacja jest większa, tym bardziej uwidacznia się potrzeba wsparcia tego obszaru technologią. W dalszej części wyjaśniamy, jak osobom odpowiedzialnym za kierowanie organizacją może w tym zakresie pomóc odpowiednie oprogramowanie.

Co to są OKR-y i jak się je definiuje?

OKR to metoda wykorzystywana w zarządzaniu firmami i organizacjami. Stosując ją najpierw wyznacza się cel, który powinien być jakościowy, ekscytujący, łatwy do zapamiętania i motywujący do działania, ale niekoniecznie mierzalny. Przykładem takiego celu może być np. „podbicie” przez firmę rynku kraju X w obszarze swojej działalności rynkowej, wypromowanie firmy jako eksperta w danej dziedzinie, etc. Następnie, do takiego celu strategicznego wyznacza się tzw. kluczowe rezultaty, które mają służyć osiągnięciu tego celu. Aby móc stwierdzić, czy dany cel został osiągnięty i w jakim stopniu, kluczowe rezultaty powinny być mierzalne. Nawiązując do powyższego przykładu, takim kluczowym rezultatem mogłyby być np. osiągnięcie przez firmę 30% udziału we wskazanym segmencie rynkowym, utworzenie 120 punktów handlowych, wzrost wolumenu transakcji sprzedażowych o 12% Y/Y, etc. Kluczowe rezultaty przekłada się na konkretne działania mające prowadzić do ich osiągnięcia, a sukces całości mierzy stopniem ich wypełnienia.

Szukasz narzędzia do OKR dla swojej organizacji?

OKR vs. KPI vs. MBO

Mówiąc o realizacji celów organizacji, oprócz pojęcia OKR często spotyka się także pojęcia MBO (ang. Management by Objectives – zarządzanie przez cele) czy KPI (ang. Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności). O ile OKR i MBO są dwoma stosunkowo podobnymi metodami zarządzania organizacją (metoda OKR wywodzi się z metody MBO), o tyle KPI powinny być raczej traktowane jako metoda oceny, czy i w jakim stopniu dane zadanie zostało wykonane. W metodzie MBO nacisk kładzie się na to, by cele zostały wyznaczone wspólnie przez zarząd i osoby, które faktycznie będą je realizować, a horyzont czasowy realizacji celów jest zazwyczaj dłuższy (roczny), podczas gdy w przypadku OKRów cele definiuje się w rozbiciu na kwartały. W dużych organizacjach częściej spotyka się metodę MBO, jednak metoda OKR również może się tam doskonale sprawdzić. 

OKR w dużych organizacjach

Metoda OKR kojarzona jest często z mniejszymi, zwinnymi organizacjami, ale w organizacjach, które mają setki czy tysiące pracowników zlokalizowanych w biurach w różnych miastach i/lub krajach, skalowanie metody OKR jest również możliwe. Zwinność i elastyczność organizacji (ang. agility) są kluczowymi cechami obrazującymi szybkość przystosowywania się organizacji do zmieniającego się otoczenia rynkowego. Zmiana może zostać wpisana w długoterminową strategię firmy, a wdrożenie Objectives and Key Results oraz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania OKRami bardzo pomaga w zastosowaniu właściwych do tego celu rozwiązań. Kluczem do wdrożenia OKR w dużej organizacji jest uwzględnianie lokalnych uwarunkowań na poziomie globalnym – ujednolicenie celów przy jednoczesnym zróżnicowaniu kluczowych rezultatów (np. względem danego obszaru geograficznego). Aby cele zostały dobrze sformułowane, potrzebna jest dobra komunikacja oraz zrozumienie kierunku, w jakim podąża cała organizacja. Ważne jest też aby cały zespół rozumiał, czym są OKR i dlaczego są one wdrażane. Biorąc pod uwagę często dużą inercję, którą charakteryzują się duże organizacje (złożona struktura, wiele poziomów decyzyjnych), skuteczne wdrożenie OKR wymaga też kaskadowania celów głęboko w dół organizacji. Pomocne może się tu okazać również wyznaczenie osoby lub zespołu (lidera OKR), który będzie odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia OKR oraz monitorowanie, czy proces przebiega zgodnie z planem, a członkowie zespołu regularnie aktualizują swoje kluczowe wyniki. 

Dlaczego warto zastosować OKR w dużej organizacji?

Praca wokół wspólnych celów dodatkowo integruje zespoły rozproszone po kraju lub świecie, wyzwala kreatywność i pozwala organizacjom, które już odnoszą sukcesy w swoich branżach, osiągać jeszcze lepsze wyniki. Konieczność stworzenia spójnej strategii w całej organizacji doprowadzi do zwiększenia spójności między zespołami i zmniejszenia „efektu silosu”, a także zmniejsza ryzyko realizacji projektów, które nie służą realizacji celów strategicznych. Można także stwierdzić, że OKRy zwiększają zaangażowanie pracowników, nadając im poczucie sprawczości, a ich pracy – dodatkowy sens. Wdrożenie OKR w organizacji pozwala znacząco podnieść efektywność kluczowych procesów, skupić się na priorytetowych dla firmy działaniach, a także zbudować silniejsze i bardziej zmotywowane i zorientowane na cel zespoły, podnosząc produktywność całej organizacji.

W realizacji celów strategicznych (np. związanych z globalnym wzrostem firmy) w dużych organizacjach warto wspomóc się również wykorzystaniem metody OKR nie tylko w kluczowych obszarach, takich jak sprzedaż czy obsługa klienta, ale również w obszarze HR, wellbeingu pracowników i innych. 

Dobre praktyki w ustalaniu OKR

Poprawne ustalenie OKR’ów pozwala nie tylko odpowiednio zmotywować zespół, ale i szybciej osiągnąć postawione przed wszystkimi cele. Na co zatem warto zwrócić uwagę podczas ich formułowania?

W przypadku objectives – cele muszą być przede wszystkim:

• Ambitne, ale też nie oderwane od rzeczywistości.
• Jasno określone, tak by zespół dokładnie wiedział czego się od niego oczekuje.
• Ustalane wspólnie z zespołem biorąc pod uwagę doświadczenie pracowników i ich oczekiwania.

Key Results natomiast muszą być:

• Równie ambitne, co postawiony wcześniej ,,cel”.
• Wyrażone w postaci konkretnych wartości i zdefiniowane tak, by mierzyły realizację postawionego celu.

Metoda OKR w praktyce – ustalanie i kaskadowanie celów

Praktyczne zastosowanie metody Objectives & Key Results wymaga bardzo dobrej komunikacji wewnętrznej i stałego dostępu do aktualnych danych i wskaźników istotnych z punktu widzenia osiągania kluczowych rezultatów i – tym samym – realizacji strategii. Jakie kroki należy podjąć, żeby skutecznie wdrożyć OKRy i kaskadować cele w organizacji?

1. Ustalenie celów organizacji – zanim kapitan wyznaczy kurs swego okrętu, musi znać jego położenie. Podobnie, zarząd organizacji powinien umieć bazować na wiarygodnych i aktualnych danych dotyczących jej sytuacji oraz dostępnych w danym okresie zasobów. Gromadzenie danych w ramach jednego rozwiązania informatycznego umożliwi szybką analizę sytuacji przedsiębiorstwa i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych. Cele definiuje się na kilku poziomach: przedsiębiorstwa, działu i zespołu, mogą być one również definiowane indywidualnie.

2. Przełożenie na strategię – wyznaczenie kluczowych rezultatów oraz określenie ich wartości i terminu, w jakich powinny być osiągnięte, wymaga ustalenia planów z zespołem, który będzie odpowiedzialny za ich realizację. Zamiast wymieniać się dziesiątkami e-maili i telefonów, opinie i dyskusje o OKR mogą być prowadzone za pośrednictwem platformy informatycznej – kontekstowo, w ramach danego OKRa.

3. Rozdzielenie zadań pomiędzy działy – poszczególne komórki organizacyjne otrzymują swoje zadania, ale nie działają w próżni. Potrzebują narzędzia do komunikacji i koordynacji pracy pomiędzy sobą. Także zarządzanie większymi projektami, w które zaangażowane są różne działy i które służą realizacji OKR, staje się znacznie łatwiejsze dzięki oprogramowaniu. W przypadku dużych organizacji, jednym ze sposobów tworzenia OKR jest ich kaskadowanie w dół. W przypadku kaskadowania celów, menedżerowie najwyższego szczebla decydują o celach organizacji, a ich kluczowe wyniki stanowią cele następnego poziomu w dół. Kaskadowanie pomaga stworzyć plan działania służący realizacji danego celu.

4. Bieżąca ocena osiągnięć – w nowoczesnych organizacjach mierzenie bieżącego postępu prac jest bardzo potrzebne, a dzięki nowoczesnej technologii może być w dużym stopniu zautomatyzowane, choćby w zakresie przypominania i egzekwowania cyklicznej aktualizacji OKR. Wsparcie odpowiednią technologią zapewni transparentność procesu i pozwoli z większym prawdopodobieństwem i wyprzedzeniem przewidzieć, czy dany rezultat uda się osiągnąć w wyznaczonym terminie. Oprogramowanie do OKR pozwala odpowiednio ten proces zorganizować i efektywnie nim zarządzać.

5. Świadomość – ważnym elementem skutecznego wdrożenia OKRów w organizacji jest także możliwość wglądu danego pracownika w informację, jak przypisany do niego OKR wiąże się i wpływa na OKRy innych pracowników. Jest to dodatkowy czynnik motywujący do efektywnej pracy i jednocześnie pozwalający ustalić ścieżkę krytyczną oraz wąskie gardła w osiągnięciu kluczowych rezultatów. Świadomość tego, że pojedyncza osoba nie działa „w próżni” pozwala zwiększyć szanse na realizację celów w założonym czasie.

Jak być elastycznym w kwestii zmiany celów, a jednocześnie zachować transparentność?

W sytuacji, gdy pierwotny plan przestaje prowadzić do celu, konieczna jest zmiana strategii. Bywa, że decyzje muszą być podjęte w bardzo dużym pośpiechu i przy niedostatecznej ilości danych. To z kolei może oznaczać konieczność zmodyfikowania także nowego planu. Na szczęście, nawet w dynamicznej rzeczywistości można zachować transparentność działań organizacji. Jak to zrobić?

Należy zacząć od wyjaśnienia strategii – tak, by wszyscy pracownicy poznali założenia firmy, zwłaszcza w przypadku, gdy zostały one nagle zmienione. Pozwala to uniknąć wielu błędów i zbędnych kosztów, zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa, a także efektywniej rozdysponować posiadane zasoby. Zmiana powinna być postrzegana jako nieodłączna część strategii. Organizacja musi być gotowa na zmiany zawsze i traktować transformację jako stały element działalności. Dzięki temu także podczas najbardziej zaskakujących sytuacji pracownicy i menedżerowie niższego szczebla mają poczucie bezpieczeństwa. W przypadku wprowadzania jakichkolwiek zmian należy pamiętać o ich transparentności. Każda wprowadzona zmiana wymaga uzasadnienia, wyjaśnienia dlaczego takie, a nie inne rozwiązanie będzie najlepsze. Dodatkowo, należy nieustannie monitorować efektywność procesów, co pozwala natychmiastowo zamknąć projekty, które straciły sens. Oprogramowanie OKR bardzo ułatwia dostrzeżenie projektów i działań, które po wprowadzeniu zmiany przestaną być użyteczne dla organizacji. Odpowiednio wczesne ich zamknięcie pozwala uniknąć marnowania środków i niepotrzebnej frustracji pracowników.

OKR w Productive24

Przy dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, istotnym jest, by organizacja nieustannie monitorowała wszelkie zmiany i uwzględniała je podczas planowania strategii oraz przy ustalaniu OKR. Możliwości takie oferuje elastyczna aplikacja do kompleksowego zarządzania i monitorowania OKR zbudowana na platformie Productive24.

Rozwiązanie do zarządzania OKR zbudowane na platformie Productive24 umożliwia kompleksowe zarządzanie OKRami – ich ustalanie, modyfikowanie, a także egzekwowanie, m.in. poprzez:

• Kontrolę wszystkich OKR, które są widoczne w jednym, centralnym miejscu – z możliwością ich wyszukiwania, filtrowania oraz sortowania.
• Szczegółowe ustalanie celów zarówno dla pojedynczych użytkowników, jak i dla wybranych zespołów czy całej organizacji.
• Dodawanie własnych celów i mierzalnych kluczowych wyników.
• Monitorowanie progresu w realizacji wybranych celów i ich kluczowych wyników, m.in, na wykresie Gantta czy na taskboardzie.
• Tworzenie statystyk, np. w formie tabel czy wykresów wizualizujących poziom realizacji kluczowych wyników. 
• Ułatwienie współpracy w zespołach OKR – prowadzenie dyskusji i burz mózgów, komunikacja na chacie, automatyczne powiadomienia, feedback.
• Możliwość połączenia OKR z ocenami np. rocznymi, kwartalnymi etc.
• Możliwość zasilania OKRów danymi z innych modułów Productive24.

Dzięki technologii Productive24 rozwiązanie może w pełni odzwierciedlić dowolne wymagania organizacji oraz automatycznie zasilać moduł OKR danymi z innych aplikacji Productive24, takich jak na przykład system HRM (w zakresie np. ocen okresowych, szkoleń i rozwoju), system do zarządzania projektami (dane z PMO, np. status realizacji projektów, zgodność ofert/wycen z faktyczną realizacją/kosztem etc.), CRM (ilość pozyskanych klientów, NPS, wartość wolumenu sprzedaży etc.), Service Desk (dane z realizacji ticketów, wskaźnik zadowolenia klientów), zarządzanie organizacją i wielu innych. Umożliwia to elastyczne zarządzanie planami organizacji bez ograniczania jej zwinności, a także zapewnia system „wczesnego alarmowania” o ryzykach w realizacji przyjętej strategii i przeszkodach na drodze do osiągnięcia wyznaczonego celu.

Poznaj najbardziej elastyczną platformę dla działów HR

Productive24: systemy budowane od zera lub gotowe, w pełni customizowane rozwiązania

Productive24 to technologia, które pozwala tworzyć zaawansowane, szyte na miarę systemy informatyczne przez analityków biznesowych – bez udziału programistów, przez co radyklanie ułatwia i przyspiesza dostarczanie, utrzymywanie i rozwój oprogramowania biznesowego. Dzięki temu jest świetną alternatywą do outsourcingu IT oraz sotfware’u na zamówienie. Platforma daje również unikalną możliwość odwzorowania różnych procesów przedsiębiorstwa i scalenie ich wszystkich w jednym rozwiązaniu IT, dzięki czemu dowolne procesy biznesowe mogą się więc wzajemnie przenikać, łączyć i wpływać na siebie.

System do OKR to jeden z wielu przykładów wykorzystania platformy Productive24. Platforma oferuje również szereg innych, gotowych modułów funkcjonalnych i aplikacji usprawniających pracę przedsiębiorstw ze wszystkich branż. Co istotne, dzięki temu, że za rozwiązaniami tymi stoi technologia Productive24, mogą być one dowolnie zmieniane i dopasowywane do specyficznych potrzeb każdej organizacji oraz swobodnie łączone z innymi aplikacjami Productive24.

Przykłady rozwiązań zbudowanych w Productive24: