Grupa Krotoski, jedna z największych grup dealerskich w Polsce, jakiś czas temu rozpoczęła kompleksową transformację cyfrową swoich procesów HR. W rozmowie z Sylwią Mikołajczyk, Dyrektor Działu Zasobów Ludzkich, pytamy o to, jak wyglądała droga przedsiębiorstwa od rozproszonych arkuszy Excel do wdrożenia centralnego, w pełni elastycznego systemu HRM.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Pani Sylwio, jesteśmy kilka miesięcy po wdrożeniu pierwszych modułów HRM Productive24. Jakie były największe wyzwania w Grupie Krotoski przed wdrożeniem systemu?
Sylwia Mikołajczyk: Przed wdrożeniem mierzyliśmy się z ogromną liczbą plików Excel i pracą rozproszoną w różnych lokalizacjach i systemach. Poprzedni system, który zaczęliśmy wdrażać, koncentrował się głównie na potrzebach HR, a niekoniecznie na palących potrzebach biznesu. Kiedy dołączyłam do Grupy, od początku wiedziałam, w jakim kierunku powinien podążać nasz dział HR: przede wszystkim miał realnie wspierać biznes. W międzyczasie zarząd zainicjował wdrożenie systemu celów kwartalnych. Początkowo wszystko prowadzone było na papierze i w Excelach. Jak się łatwo domyślić, dla tak dużej, bo zatrudniającej ponad 900 osób organizacji, jaką jest Grupa Krotoski, planowanie oraz monitorowanie tego procesu generowało ogrom pracy. Dlatego naszym priorytetem w zakresie cyfryzacji procesów kadrowych stało się odciążenie biznesu z nadmiaru ręcznej pracy, dokumentów i raportów. Nie ukrywam, że oznaczało to dodatkową pracę po stronie naszego działu, natomiast cel był jasny: odciążyć biznes, nawet kosztem większego zaangażowania HR na starcie. Efekty? Uporządkowanie procesów, centralizacja danych – przeniesienie danych z dysków i segregatorów do jednego systemu IT, likwidacja powielania informacji i znaczne usprawnienie obszaru zarządzania celami w organizacji.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Wspomniała Pani, że wdrażanie Productive24 rozpoczęliście równolegle z innym rozwiązaniem. Co zdecydowało o zmianie kierunku?
Sylwia Mikołajczyk: Zanim rozpoczęliśmy współpracę, przez półtora roku wdrażaliśmy w organizacji inny system. Na etapie wyboru tamtego dostawcy z jego strony padło wiele obietnic: że wszystkie nasze kluczowe procesy będą przeniesione do rozwiązania, że dostaniemy system „szyty na miarę”, zgodny z naszą logiką działania. Niestety – rzeczywistość okazała się inna. Tamto wdrożenie rozpoczęto od bardzo podstawowych, miękkich modułów, z których finalnie wykorzystywany był tylko jeden. Pozostałe albo nie działały zgodnie z oczekiwaniami, albo nie wnosiły realnej wartości. Wkrótce pojawiły się ograniczenia – dostawca ogłosił, że nie będzie dalej rozwijał systemu pod indywidualne potrzeby, tylko oferuje wyłącznie standardowe, gotowe rozwiązania, do których my mieliśmy się dostosować. To był dla nas jasny sygnał do zmiany. Nasza organizacja jest dynamiczna i potrzebujemy narzędzia, które dostosowuje się do firmy – a nie odwrotnie. Dlatego podjęliśmy decyzję o zmianie dostawcy i rozpoczęciu współpracy z Productive24, które od początku rozumiało naszą sytuację. Różnicę w podejściu widać choćby na przykładzie wdrożenia modułu do celów kwartalnych – od momentu ich uruchomienia w Productive24 kilka miesięcy temu, rozwiązanie już kilkukrotnie modyfikowaliśmy. U poprzedniego dostawcy nie tylko nie byłoby to możliwe, co w ogóle sam ważny dla nas moduł nigdy nie miał szansy powstać. Z Productive24 to niebo a ziemia. Dlatego zdecydowaliśmy się odejść od poprzedniego dostawcy: jego rozwiązanie nie zabezpieczało naszych kluczowych potrzeb – ani tych związanych z rozwojem firmy, ani z dostarczaniem rozwiązań odciążających biznes.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Rozumiem, że wcześniej wiele zadań związanych było z ręcznym ewidencjonowaniem danych?
Sylwia Mikołajczyk: Tak, dokładnie. To była nie tyle stricte praca analityczna na liczbach, tylko bardziej operacyjna, ewidencyjna: wpisywanie danych, ich kopiowanie między systemami, ręczne sprawdzanie zgodności informacji. Mnóstwo plików Excel, mnóstwo mikrosystemów tworzonych na potrzeby konkretnych przypadków – często pojedynczych operacji. Dziś jeszcze część tych zadań funkcjonuje w ten sposób, ale krok po kroku przenosimy kolejne procesy do Productive24. Ogromną wartością tej platformy jest możliwość zebrania wszystkich informacji w jednym miejscu – z dostępem dla odpowiednich osób i logicznym przepływem danych między modułami. To daje spójność, przejrzystość i eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych czynności.
Małgorzata Rząd-Poźniak: A jak wyglądał proces decyzyjny? I dlaczego ostatecznie wybór padł na Productive24?
Sylwia Mikołajczyk: Nie ukrywam, że nauczeni doświadczeniem współpracy z poprzednim dostawcą, mieliśmy w sobie na początku dużą dozę ostrożności. Najważniejsza dla nas była odpowiedź na pytanie: czy jesteście w stanie realnie dopasować system do naszych potrzeb, czy rzeczywiście go „szyjecie”, a nie tylko deklarujecie elastyczność. Chcieliśmy mieć pewność, że nie usłyszymy na którymś etapie projektu: „tego się nie da zrobić” albo „musicie się dostosować do systemu”. I ta gotowość do dostosowania była kluczowym argumentem za rozpoczęciem współpracy z Productive24. Oczywiście braliśmy pod uwagę również aspekt finansowy, ale na pierwszym planie była elastyczność, otwartość na nasze procesy. Sposób prowadzenia rozmów, naszych rozmów – partnerski, przejrzysty, oparty na realnych możliwościach – dawał nadzieję, że ten projekt ma szansę się powieźć. Finalnie obawy, że być może jesteście kolejną firmą, która wiele obiecuje, a później trudno o konkret, rozwiało już pierwsze wdrożenie. Gdy zobaczyliśmy, że moduł faktycznie działa zgodnie z naszymi ustaleniami i odpowiada na nasze potrzeby, wiedzieliśmy, że decydując się na Productive24 podjęliśmy dobrą decyzję.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Projekt wdrożenia Productive24 obejmował rozbudowany zakres modułów i był zaawansowany również pod względem integracji z systemem Symfonia. Z jakiego powodu ta integracja była dla Was tak istotna?
Sylwia Mikołajczyk: Projekt integracji z Symfonią nadal trwa – na ten moment zrealizowaliśmy około 90% założeń. W międzyczasie pojawiły się nowe decyzje i potrzeby dotyczące dodatkowych modułów, których pierwotnie nie uwzględnialiśmy, a które już zostały wpisane do harmonogramu. To pokazuje, jak dynamiczny jest ten projekt. Jeśli chodzi o samą integrację – jest dla nas kluczowa, ponieważ w systemie Symfonia znajdują się dane kadrowo-płacowe naszych pracowników i za jej pomocą dokonujemy kalkulacji wynagrodzeń. Nie chcieliśmy dopuścić do sytuacji, w której te same dane muszą być ręcznie wprowadzane w dwóch różnych miejscach. Zależy nam na spójności informacji i automatycznym przepływie danych między systemami. Dodatkowo, nasza wersja Symfonii również została wcześniej dostosowana do specyfiki organizacji – dlatego integracja z nią musiała mieć charakter customowy. To nie była gotowa integracja „plug and play”. Z tego względu dopiero teraz rozpoczęliśmy testy integracyjne. Mamy bardzo wysokie wymagania – oczekujemy niemal 100% pokrycia funkcjonalnego względem ustaleń, zostawiając jedynie niewielki margines na potencjalne ryzyka. To podejście sprawia, że projekt jest złożony, ale daje nam gwarancję jakości i pełnej automatyzacji, której potrzebujemy.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Dopytuję o to, bo wiem, że wielu dostawców HRM w ogóle nie podejmuje się tworzenia dedykowanych integracji z innymi systemami.
Sylwia Mikołajczyk: Zgadza się. A z perspektywy dużej organizacji to podejście jest dla mnie kompletnie niezrozumiałe. Nie wyobrażam sobie, żeby system HR funkcjonował w oderwaniu od systemu kadrowo-płacowego. Dlatego od samego początku zakładałam, że Productive24 ma pełnić u nas rolę systemu nadrzędnego – centrum, do którego trafia pracownik, by zrealizować dowolną sprawę kadrową, a nie jednego z wielu narzędzi obsługujących fragmenty procesu. Zależało mi na tym, aby wdrożyć prawdziwy self-service dla pracowników – tak, aby mogli samodzielnie zaktualizować dane osobowe, złożyć wniosek czy podejrzeć swoje cele i premię. Oczywiście każda taka zmiana musi przejść walidację HR – ale nie chcemy, żeby kadry „wklepywały” dane ręcznie. Ich rolą powinno być sprawdzenie danych i zatwierdzenie zmian, a nie przepisywanie tego, co już zostało przygotowane wcześniej przez pracownika. To ogromna oszczędność czasu, ale też zmiana dotychczasowej filozofii działania.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Jak oceniacie poziom elastyczności systemu z perspektywy technologicznej? Czy macie poczucie, że wdrażane rozwiązania rzeczywiście odpowiadają na Wasze potrzeby biznesowe i działają tak, jak oczekujecie?
Sylwia Mikołajczyk: Zdecydowanie tak – pod warunkiem, że dobrze przeprowadzimy analizę i już na tym etapie precyzyjnie określimy nasze potrzeby. Jeśli te założenia są dobrze zaadresowane w fazie projektowania, system faktycznie odzwierciedla nasze procesy i działa zgodnie z oczekiwaniami. Oczywiście zdarza się, że w trakcie wdrożenia – szczególnie podczas startu produkcyjnego – pojawiają się dodatkowe uwagi od użytkowników. W takich przypadkach zgłaszamy je do Productive24, a system jest elastycznie modyfikowany „na żywo”, już na środowisku produkcyjnym. Doceniamy też to, że nawet jeśli czegoś nie da się odwzorować dokładnie „jeden do jednego”, to otrzymujemy od Was alternatywne rozwiązanie, które w pełni realizuje cel biznesowy. W takich sytuacjach mamy możliwość wyboru: akceptujemy daną propozycję albo wspólnie szukamy innego sposobu. To dla nas bardzo ważne – mamy wpływ na finalny kształt narzędzia i nie jesteśmy ograniczeni do gotowych szablonów.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Wspomniała Pani wcześniej o module celów – zakładam, że to obecnie najważniejszy i najczęściej wykorzystywany element systemu?
Sylwia Mikołajczyk: Zgadza się – moduł celów kwartalnych to dziś centralny punkt naszej pracy. Korzystają z niego wszystkie trzy spółki Grupy Krotoski. Po jego uruchomieniu cały nasz biznes odetchnął z ulgą. To już nie są pliki Excel, które trzeba było ręcznie uzupełniać, drukować, podpisywać, skanować i wrzucać na dysk. Cały proces został przeniesiony do systemu. Mamy dostęp do pełnej historii – widzimy, kto uzupełnił cele, kto jeszcze nie, możemy filtrować dane i działać w czasie rzeczywistym. Wcześniej, by sprawdzić kompletność kart celów, mój zespół musiał ręcznie przechodzić przez kilkadziesiąt folderów sieciowych i osobiście przeglądać 800 plików – dziś to kwestia kilku kliknięć, ogromna oszczędność czasu i wysiłku. W przypadku pracy całego mojego zespołu, to jest optymalizacja na poziomie ponad 97%! A co jeśli odnieść to do całej organizacji? Jeśli mierząc poziom efektywności uwzględnimy pracę wszystkich osób zaangażowanych w proces – kierowników, dyrektorów itp. – okazuje się, że odzyskaliśmy dziesiątki, jeśli nie setki roboczogodzin w danym okresie rozliczeniowym. A to tylko jeden proces! System automatyzuje zadania, które wcześniej pochłaniały zasoby wielu osób, i umożliwia nam skupienie się na tym, co naprawdę istotne – na analizie i decyzjach, a nie na ręcznym zbieraniu i porządkowaniu danych.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Gratuluję! Czy są jeszcze inne moduły, które szczególnie usprawniają Waszą codzienną pracę?
Sylwia Mikołajczyk: Tak, np. moduły nieobecności i ewidencji czasu pracy, które wdrażamy etapowo – działają już w dwóch mniejszych spółkach Grupy. To przemyślana strategia – wdrażając rozwiązania stopniowo, mogliśmy na bieżąco analizować ich funkcjonalność i reagować na ewentualne potrzeby zgłaszane przez użytkowników. Dzięki temu podejściu mamy bardzo dobre rozeznanie, jak system sprawdza się w codziennym użytkowaniu. Zebrane informacje trafiają bezpośrednio do mojego działu i są podstawą do dalszych usprawnień przed szerszym wdrożeniem – m.in. w największej, głównej spółce. W najbliższym czasie uruchomiamy też dedykowany generator struktury organizacyjnej, który został przeprojektowany z uwzględnieniem naszych specyficznych potrzeb, by przejrzyście odzwierciedlać naszą dynamiczną strukturę.
Równolegle planujemy wdrożenie modułu monitorowania i kontroli kosztów pracy ponadnormatywnej – rozwiązania szczególnie istotnego z perspektywy zarządzania kosztami pracy w poszczególnych spółkach. Dzięki niemu dyrektorzy będą mogli na bieżąco śledzić i analizować koszty wynikające z dodatkowego czasu pracy, bez potrzeby prowadzenia odrębnych arkuszy Excel czy ręcznego zestawiania danych. To kolejny krok w stronę większej przejrzystości, samodzielności i efektywności procesów zarządczych w Grupie Krotoski, a dla nas w HR – możliwość zarządzania informacjami w czasie rzeczywistym i bez konieczności dodatkowej pracy administracyjnej.
Małgorzata Rząd-Poźniak: I przy okazji zapewni kolejny obszar self-service?
Sylwia Mikołajczyk: Tak, dokładnie tak. Chcemy, aby pracownicy mieli jeszcze większą samodzielność w dostępie do danych i realizacji wybranych procesów – oczywiście przy zachowaniu pełnej kontroli po stronie HR.
Małgorzata Rząd-Poźniak: A jak zespół zareagował na wdrożenie nowego systemu? Czy pojawił się jakiś feedback ze strony użytkowników?
Sylwia Mikołajczyk: Jak to zwykle bywa przy wprowadzaniu nowego narzędzia – na początku pojawiła się pewna rezerwa. Pojawiły się głosy: „kolejny system”, „kolejna zmiana”. Nic dziwnego – w naszej organizacji już wcześniej funkcjonowało wiele różnych platform, więc naturalne było, że pracownicy podchodzili do nowości z dystansem. Zmiana nastawienia nastąpiła jednak bardzo szybko. Użytkownicy zaczęli dostrzegać konkretne korzyści płynące z korzystania z Productive24 – przede wszystkim wygodę, oszczędność czasu i uporządkowanie procesów. System został dobrze przyjęty i w codziennej pracy zaczyna być traktowany jako realne wsparcie. Jestem przekonana, że z każdym kolejnym modułem, który będziemy uruchamiać, poziom zadowolenia jeszcze wzrośnie. Pracownicy stopniowo oswajają się z narzędziem i coraz bardziej doceniają jego funkcjonalność. To dopiero początek, ale już dziś widzimy, że obraliśmy właściwy kierunek.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Gdyby miała Pani wskazać trzy największe przewagi Productive24 w stosunku do innych rozwiązań, to co by to było?
Sylwia Mikołajczyk: Przez wiele lat pracowałam w i dla dużych, międzynarodowych korporacji, np. dla Facebook czy Google. Miałam więc do czynienia z najbardziej rozbudowanymi systemami HR klasy Enterprise. I choć są one bardzo zaawansowane, to jednocześnie, paradoksalnie, bywają niesamowicie sztywne i niedopasowane do naszych realiów rynkowych. Narzucają określony sposób działania i nie pozwalają na dopasowanie do lokalnej specyfiki. To właśnie elastyczność Productive24 jest dla mnie największą przewagą. W Productive24 naprawdę możemy „uszyć” system na miarę. Każdy proces, który wyobrazimy sobie jako potrzebny – jesteśmy w stanie odwzorować w narzędziu. Nie ma sztucznych ograniczeń ani podejścia: „tego nie da się zrobić”. Moim zdaniem Productive24 może z powodzeniem konkurować np. z takimi platformami, jak Workday. Zespół Productive24 myśli razem z nami i dopasowuje rozwiązania do naszej logiki działania, struktury organizacyjnej, potrzeb i przepisów prawa. To ogromna przewaga nad systemami międzynarodowymi, które często zawierają nieadekwatne pola – jak pytania o religię, płeć czy grupę krwi – bo zostały stworzone z myślą o innych rynkach i po prostu „trafiły” w tej samej formie na nasz. W Productive24 tego nie ma – wszystko jest projektowane od początku zgodnie z naszym kontekstem i rzeczywistością prawną.
Po drugie – zarządzanie dostępami i strukturą. Bardzo cenię sobie możliwość precyzyjnego zarządzania uprawnieniami – kto co widzi, kto ma dostęp do jakich danych, jaka jest widoczność pomiędzy działami. System jest niezwykle transparentny i pozwala odwzorować naszą strukturę w sposób dokładny, czytelny i funkcjonalny. Gdybym dziś zarządzała HR holdingu obejmującego spółki w różnych krajach – nie mam wątpliwości, że mogłabym w tym samym systemie odwzorować np. oddziały w Czechach czy Norwegii, z pełnym uwzględnieniem lokalnych przepisów i wymagań.
Po trzecie – jeden system dla całej grupy kapitałowej. Dla nas to ogromna wartość, że wszystkie trzy spółki Grupy Krotoski funkcjonują w jednym rozwiązaniu. Nie musimy się przelogowywać do oddzielnych systemów – cała struktura jest spójna, zintegrowana i dostępna z jednego miejsca. Pracownicy mogą np. szybko odnaleźć danego pracownika z innej spółki, a HR może raportować i zarządzać danymi z poziomu jednej platformy. To ogromna wygoda i oszczędność czasu.
Złożone procesy? Proste rozwiązanie. Jedna platforma HRM!
Małgorzata Rząd-Poźniak: Bardzo dziękuję! To mocna rekomendacja dla Productive24! Skoro technologia daje Wam aż taką elastyczność, to jestem ciekawa, czy planujecie rozwijać system także w stronę bardziej „miękkich” obszarów HR, czy raczej skupiacie się na dalszej automatyzacji innych procesów?
Sylwia Mikołajczyk: Jak wspomniałam, dążę też do tego, aby odciążyć biznes z konieczności pracy na kolejnych Excelach czy innych systemach. Productive24 ma wiele ciekawych, gotowych modułów, również spoza obszaru HR. Część z nich będziemy teraz testować, np. moduły ewidencji sprzętu i zarządzania flotą. Wygląda więc na to, że cyfryzacja w Grupie Krotoski już dzisiaj wychodzi poza HR. W zakresie HR rozpoczęliśmy analizę wdrożeniową rekrutacji i sprawdzamy, w jakim zakresie możemy zaadaptować Wasze rozwiązanie pudełkowe do naszych potrzeb. Rozpoczęliśmy też analizę wdrożeniową onboardingu i preboardingu, także planów jest dużo – pozostaje kwestia ustalenia priorytetów.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Mając Pani doświadczenie z wdrażaniem rozwiązań HR Tech – co doradziłaby Pani dyrektorom HR, którzy rozważają szerszą cyfryzację procesów, ale mają wątpliwości lub obawy przed takim krokiem?
Sylwia Mikołajczyk: Przede wszystkim warto zacząć od transparentnej rozmowy z własnym zespołem HR o tym, dlaczego w ogóle chcemy wprowadzać zmianę, bo w pewnym momencie może się pojawić obawa, że automatyzacja oznaczać będzie redukcję zespołu – a tak przecież nie jest. Zmienia się raczej charakter pracy, przesuwają się akcenty – mniej operacyjnego „wklepywania”, więcej koordynowania procesów, analizowania danych, wspierania biznesu. Po drugie – dobrze mieć świadomość, że wybór gotowego systemu typu „pudełko” może wydawać się bezpieczniejszy, ale często kończy się tym, że adresujemy tylko część procesów, a resztę… przenosimy z powrotem do Excela. Z czasem godzimy się z tym, że pewnych rzeczy nie da się zrobić i przestajemy próbować. A to oznacza utracony potencjał – i dla HR, i dla całej organizacji.
Małgorzata Rząd-Poźniak: A jak z Pani perspektywy wygląda prowadzenie projektu wdrożenia systemu od zera? Wiem, że dla wielu organizacji sama skala takiego przedsięwzięcia bywa barierą – wybierają gotowe rozwiązania, bo obawiają się złożoności i ryzyka związanego z projektem informatycznym.
Sylwia Mikołajczyk: To prawda – wdrożenie systemu „od zera”, szczególnie takiego, który ma odwzorować procesy unikalne dla danej firmy, jest dużym przedsięwzięciem. Wymaga czasu, zaangażowania, refleksji nad tym, jak naprawdę chcemy pracować. Ale warto – bo tylko wtedy mamy pewność, że system dopasuje się do nas, a nie my do systemu. Jeśli w organizacji funkcjonują niestandardowe raporty, specyficzne modele premiowe, własne formaty celów czy nietypowe struktury – warto postawić na rozwiązanie, które te realia uwzględni. I nie chodzi tylko o technologię, ale o zaufanie do partnera wdrożeniowego – że naprawdę da się z nim wszystko zaprojektować i że nie usłyszymy w połowie projektu: „tego się nie da”. To trudniejsza droga, ale daje realne, odczuwalne korzyści – system, który naprawdę działa „dla nas”, a nie tylko „obok nas”. Dodatkowo, budowa rozwiązania w Productive24 to nie jest typowy projekt IT, bo Productive24 to platforma low-code, co oznacza, że nie musimy angażować własnych zespołów programistycznych ani posiadać zaplecza technologicznego. Po stronie klienta – w naszym przypadku HR – kluczowe jest określenie wymagań i zdefiniowanie oczekiwanego efektu biznesowego. Po stronie Productive24 pojawia się analityk, który aktywnie słucha, poznaje nasze procesy, zadaje pytania, szuka najlepszych rozwiązań i samodzielnie buduje logikę systemu. Dzięki temu nie tylko skracamy czas wdrożenia, ale również znacząco ograniczamy ryzyko projektowe.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Czy są w systemie dane lub raporty, które mają szczególną wartość z perspektywy zarządu lub CFO?
Sylwia Mikołajczyk: Zdecydowanie tak – przede wszystkim dotyczy to obszaru celów i premiowania. System automatycznie przelicza poziom realizacji celów na konkretne wartości premii, co znacznie uprościło i przyspieszyło proces naliczania wynagrodzeń. To jednak dopiero początek. Mamy szerokie plany rozwoju odnośnie raportowania – wraz z uruchomieniem kolejnych modułów, będziemy w stanie generować zaawansowane analizy i zestawienia. W praktyce pozwoli to zautomatyzować ok. 90% zestawień, których zarząd obecnie od nas oczekuje, a których przygotowanie dziś – bez dodatkowych, mozolnych, ręcznych opracowań – w obecnym modelu jest problematyczne. Szczególnie cenne będą w przyszłości raporty rekrutacyjne – np. dotyczące jakości aplikacji, skuteczności źródeł pozyskania kandydatów czy czasu domykania procesów. Na etapie testów mieliśmy okazję zapoznać się z możliwościami predefiniowanych raportów w HRM Productive24 i wiemy, jak bardzo usprawni to naszą codzienną pracę.
Małgorzata Rząd-Poźniak: Świetnie! Trzymam kciuki za dalszą dobrą adaptację rozwiązania i automatyzowanie kolejnych obszarów biznesowych w Grupie Krotoski!
do naszego newslettera i bądź na bieżąco ze świeżymi artykułami ze świata produktywności.
Wypróbuj Productive24 bez ryzyka
