Dzielenie się wiedzą – skuteczny sposób na walkę z silosami w organizacji

Silosy informacyjne stanowią wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw i choć nie są one fizycznie widoczne, to mogą skutecznie blokować potencjał rozwoju firmy i ograniczać efektywność zespołów. Warto zatem przyjrzeć się bliżej temu zjawisku, aby lepiej zrozumieć mechanizm jego powstawania oraz zagrożenia, jakie za sobą niesie, a także dowiedzieć się, jak skutecznie przeciwdziałać tworzeniu się silosów.

Silos – niewidzialna bariera w przepływie informacji

Silosy organizacyjne to odizolowane obszary wewnątrz firmy, w których informacje, zasoby oraz procesy są ograniczone do jednego działu lub grupy, oraz których członkowie skupieni są na realizacji własnych celów. Termin „silosy” wywodzi się z rolnictwa – silosy rolnicze to wysokie, szczelne konstrukcje służące do przechowywania zboża. W rolnictwie, przechowywanie różnych rodzajów zboża w oddzielnych silosach ma na celu zapobieganie mieszaniu się surowców i ułatwia „zarządzanie” nimi. Podobnie, w kontekście biznesowym, termin „silosy organizacyjne” odnosi się do struktury, w której poszczególne działy lub grupy w firmie działają w odizolowaniu, zachowując informacje, zasoby i procesy wewnętrzne dla siebie, bez dzielenia się nimi z innymi jednostkami.

Posłuchaj rozmowy!

Wolisz czytać? Zachęcamy do lektury podsumowania rozmowy!

Istnieje wiele odmian silosów w organizacji. Wśród nich wyróżniamy na przykład:

• Silos działowy – ze względu na naturalnie występujące podziały strukturalne (działy, jednostki, zespoły etc.) jest najczęściej występującym typem silosu. Pojawia się w sytuacji, w której jeden dział jest odseparowany od innych i skupia się na własnych działaniach operacyjnych, a nie strategicznych.
• Silos kulturowy – szczególnie widoczny w organizacjach międzynarodowych, w których różnice w kulturze pracy, wartościach, celach lub sposobach komunikacji tworzą wyraźnie oddzielone grupy lub działy.
• Silos geograficzny – dotyczy głównie firm o rozproszonej strukturze. Powstaje, gdy różne oddziały lub zespoły działające w obrębie jednej organizacji znajdują się w geograficznie oddalonych lokalizacjach, co sprzyja dzieleniu się wiedzą wewnątrz danego oddziału, ale utrudnia wypływanie informacji do zewnętrznych jednostek.
• Silos związany z harmonogramem pracy – występujący w przypadku zespołów, które pracują w systemie zmianowym lub w różnych godzinach, a przepływ informacji zależny jest od tego, na której zmianie pracuje dany członek zespołu.

Wymienione powyżej rodzaje silosów to tylko wybrane przykłady. Silosy mogą powstawać wszędzie tam, gdzie napotykamy bariery ograniczające swobodny przepływ informacji i efektywną współpracę w obrębie organizacji.

Zaburzona komunikacja wewnętrzna w firmie – geneza silosów informacyjnych

Jaki jest mechanizm powstawania silosów organizacyjnych? Istnieje kilka głównych czynników, zarówno strukturalnych jak i behawioralnych, które przyczyniają się do ich tworzenia, w tym związanych z kulturą organizacyjną, blokadami psychologicznymi pracowników, strukturą, celami czy słabym zarządzaniem. Niezwykle ważne jest, aby firmy proaktywnie adresowały te czynniki i wspierały bardziej zintegrowane i współpracujące środowisko pracy.

Kultura organizacyjna

Jednym z głównych czynników sprzyjających powstawaniu silosów w organizacji jest niewątpliwie brak komunikacji między różnymi działami lub grupami pracowników. Często jest to wynikiem panującej kultury organizacyjnej, w której brakuje realnego wsparcia dla dzielenia się wiedzą i promowania rozwoju. Powodem może być zarówno brak praktyk i nawyków wspierających dzielenie się wiedzą przez bardziej doświadczonych pracowników z mniej doświadczonymi, jak i obawy niektórych osób, że dzieląc się swoim doświadczeniem, mogą utracić status eksperta, a w najgorszym wypadku – nawet pracę. Takie osoby traktują innych jako konkurencję i potencjalne zagrożenie dla własnej kariery. Brak kultury dzielenia się wiedzą powoduje, że informacje i umiejętności nie są efektywnie przekazywane na niższe szczeble organizacji, co rodzi szereg problemów komunikacyjnych i związanych z sukcesją wiedzy.

Blokada psychologiczna

Niechęć pracowników do dzielenia się informacjami może wynikać też z obawy, że ich wiedza nie jest wartościowa i zostanie oceniona negatywnie. Przejawem takiej postawy jest np. syndrom oszusta polegający na tym, że osoba, mimo swoich osiągnięć, ma wrażenie, że nie zasługuje na swoją pozycję czy uznanie. Osoby dotknięte tym syndromem nie ufają swoim umiejętnościom, co prowadzi do lęku przed dzieleniem się wiedzą czy własnymi przekonaniami. Brak pewności co do znaczenia wkładu pracownika w rozwój firmy może prowadzić do braku komunikacji w zespole, utrudniając współpracę i obniżając ogólną produktywność. Ważne jest więc, aby pracownicy czuli się bezpiecznie i mieli zaufanie do tego, że ich przemyślenia i pomysły są cenione, ponieważ każda perspektywa może przyczynić się do rozwoju firmy.

Struktura organizacyjna

Ryzyko powstawania izolacji i ograniczeń w przepływie informacji jest stosunkowo wysokie w organizacjach o skomplikowanej strukturze hierarchicznej. W firmach, w których każdy dział to de facto osobny silos, poszczególne jednostki mogą nie być świadome tego, jak funkcjonują inne części przedsiębiorstwa. Generuje to duplikację pracy, marnotrawienie zasobów oraz nieefektywność na szeroką skalę. Taka sytuacja utrudnia także współpracę między działami, co uniemożliwia osiągnięcie efektu synergii. Istnienie takich silosów może prowadzić do fragmentacji wiedzy oraz ograniczać innowacyjność całej firmy. Działając w odizolowaniu od siebie poszczególne działy mogą też ze sobą nieświadomie konkurować, ponieważ pracownicy nie są skłonni do dzielenia się nowymi pomysłami i rozwiązaniami z obawy, że zostaną one wykorzystane przez innych kosztem ich własnych sukcesów.

Sprzeczne lub niedoprecyzowane cele

Brak klarownych celów i wartości organizacyjnych może prowadzić do dezorientacji i rozproszenia wewnątrz firmy. W takiej sytuacji zespoły pozbawione wspólnego kierunku działania koncentrują się wyłącznie na realizacji własnych priorytetów i może im być trudno pogodzić swoje indywidualne cele z nadrzędną misją firmy. W dłuższej perspektywie brak jasno zdefiniowanych celów osłabia morale pracowników, którzy stają się niepewni co do swojej roli i znaczenia w organizacji. Taka dezorientacja może prowadzić do wzrostu rotacji oraz spadku zaangażowania. Aby temu zapobiec, konieczne jest wypracowanie i komunikowanie jasnych celów oraz wartości, które będą spójne na wszystkich poziomach organizacji, zapewniając wspólny kierunek działania i wzmacniając poczucie wspólnoty wśród pracowników.

Błędy w zarządzaniu

Kiedy liderzy nie angażują się w skuteczne koordynowanie działań między różnymi obszarami, oraz nie wspierają otwartej komunikacji i wymiany informacji, izolacja się utrwala, a przepływ wiedzy w organizacji zostaje ograniczony. W efekcie pracownicy mogą stracić motywację do współpracy i interakcji z innymi, co jeszcze bardziej pogłębi zjawisko izolacji.

Praca w izolacji jako bloker w rozwoju firmy

Utrzymujące się w organizacji silosy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, a w skrajnych przypadkach nawet do… upadku firmy. Ograniczenie przepływu informacji między różnymi działami, zespołami czy grupami utrudnia dokładne zrozumienie sytuacji, w jakiej znajduje się firma. W następstwie tego podejmowane są nietrafione decyzje, bazujące na niepełnych danych. Dodatkowo, silosy mogą prowadzić do ograniczenia potencjału zespołów, obniżać motywację ich członków oraz prowadzić do konfliktów. Jak podaje Fierce, aż 86 % pracowników wskazuje, iż brak współpracy lub nieefektywna komunikacja to główne przyczyny niepowodzeń w miejscu pracy.

Występowanie silosów znacznie utrudnia osiąganie celów biznesowych. Realne skutki problemu silosów ilustrują przykłady firm takich jak MySpace, Volkswagen, czy Pets.com:

Jak przezwyciężyć silosy w organizacji?

Zapobieganie powstawaniu silosów w organizacji wymaga zaangażowania zarówno liderów, pracowników, jak i kadry zarządzającej. To długotrwały proces, w którym kluczowe jest poznanie i zrozumienie obecnej kultury organizacyjnej tak, by skutecznie zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Jak więc liderzy mogą zainicjować takie zmiany? Powinni aktywnie promować kulturę opartą na otwartej komunikacji, wspierać rozwój, nagradzać dzielenie się wiedzą oraz budować zaufanie między różnymi grupami w firmie. Warto zastanowić się, które narzędzia mogą skutecznie pomóc w łamaniu barier między silosami organizacyjnymi. Dobrym pomysłem mogą okazać się na przykład regularne spotkania międzydziałowe, wspólne projekty, ustalone cele, ale również technologia wspierająca komunikację w organizacji (np. intranet).

Kultura dzielenia się wiedzą w Surfer SEO

Dobrym przykładem zwalczania silosów organizacyjnych jest firma Surfer, która wprowadziła szereg inicjatyw mających na celu wsparcie kultury opartej na dzieleniu się wiedzą. Inicjatywy te obejmują między innymi:

• Cotygodniowe sesje podczas, których wszyscy pracownicy mają możliwość wzięcia udziału w dyskusji na temat aktualnych projektów.
• Wewnętrzny biuletyn, w którym mogą zamieszczać artykuły i dzielić się swoimi obserwacjami.
• Wdrożenie programu „Lunch and Learn” w ramach którego pracownicy mogą wspólnie zgłębiać tematy związane z SEO, treściami czy analityką.

Efektywny transfer wiedzy

Transfer wiedzy w organizacji, zarówno w formie formalnych szkoleń, jak i nieformalnych spotkań, umożliwia pracownikom lepsze rozumienie całokształtu działalności przedsiębiorstwa i przyczynia się do większej integracji i spójności działań. Kultura dzielenia się wiedzą zachęca do komunikacji i współpracy, co jest antidotum na izolację i fragmentaryzację wiedzy wewnątrz organizacji. Wdrożenie w życie i pielęgnowanie kultury dzielenia się wiedzą, oprócz niwelowania negatywnych skutków powstawania silosów, przynosi także szereg innych korzyści. Zaliczyć do nich można m.in.:

• Usprawnienie procesów, a w konsekwencji wzrost efektywności działań przedsiębiorstwa.
• Poprawienie jakości produktów oferowanych klientowi.
• Wsparcie rozwoju pracowników, co przekłada się na większą innowacyjność firmy.
• Budowanie organizacji uczącej się i tworzenie przyjaznego miejsca pracy.
• Tworzenie celów dla poszczególnych działów czy zespołów, spójnych z celami strategicznymi firmy.

Budowanie kultury organizacyjnej opartej na dzieleniu się wiedzą to długotrwały proces. By zapewnić trwałe i pozytywne zmiany w strukturze i funkcjonowaniu firmy warto zastosować holistyczne podejście, które uwzględnia zarówno aspekty technologiczne, jak i społeczne.

Rola technologii w burzeniu silosów organizacyjnych

O ile samo wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych nie wystarczy, aby skutecznie przełamać silosy organizacyjne, o tyle technologia odgrywa istotną rolę w procesie ich burzenia. Rozwiązania takie jak np. firmowa baza wiedzy, platforma do komunikacji i pracy grupowej, zarządzanie celami, oceny pracownicze umożliwiają szybki przepływ informacji i współpracę między różnymi obszarami firmy. Automatyzacja rutynowych zadań pozwala też na skoncentrowanie się na bardziej strategicznych działaniach i poprawę efektywności działania całej organizacji. Ważne jest jednak, aby przed poprzedzić ją staranną diagnozą, która pozwoli zidentyfikować zarówno blokery, jak i potrzeby zespołów w zakresie wymiany informacji.

Jak skutecznie zintegrować te strategie w Twojej organizacji?

Rozbijanie silosów w organizacji to przede wszystkim budowanie kultury otwartości, współpracy i zaufania. Każdy lider i pracownik ma tutaj do odegrania kluczową rolę. Zacznij od małych kroków, które mogą przynieść duże zmiany:

1. Zorganizuj regularne spotkania międzydziałowe – ułatwiają one wymianę wiedzy i informacji, co pozwala na lepsze zrozumienie wspólnych celów i wyzwań.
2. Promuj projekty międzydziałowe – pracując razem nad wspólnymi celami, zespoły uczą się wzajemnie od siebie i rozumieją wartość dzielenia się wiedzą.
3. Zachęcaj do ciągłego rozwoju – inwestycje w szkolenia i rozwój kompetencji pracowników zwiększają ich zaangażowanie i chęć do dzielenia się wiedzą.
4. Wykorzystaj technologię – narzędzia takie jak intranet czy platforma do współpracy mogą znacznie usprawnić przepływ informacji i współpracę między zespołami.
5. Monitoruj i nagradzaj postępy – pamiętaj o kulturze doceniania – czasem „zwykły” kudos czy publiczne podziękowanie może znacząco zwiększyć motywację i poczucie przynależności wśród pracowników.

Pamiętaj, że każdy krok, nawet najmniejszy, w kierunku przełamywania silosów przyczynia się do budowania bardziej zintegrowanej, innowacyjnej i konkurencyjnej organizacji!