Agata S.A. automatyzuje onboarding nowych pracowników z Productive24
Jakie korzyści przynosi organizacji digitalizacja onboardingu oraz w jakie dodatkowe elementy warto wyposażyć system? O tych i innych aspektach wdrożenia platformy do onboardingu opowiemy na przykładzie firmy Agata S.A.
Jak dzięki narzędziom cyfrowym usprawnić onboarding pracownika? Jakie korzyści digitalizacja procesu przynosi organizacji oraz w jakie dodatkowe elementy warto wyposażyć system? O tych i innych aspektach wdrożenia platformy do onboardingu opowiemy na przykładzie firmy Agata S.A., która zdecydowała się zautomatyzować cały proces, wykorzystując do tego technologię Productive24.
Onboarding jest jednym z pierwszych etapów ścieżki nowego pracownika w firmie. Od tego, czy proces ten jest przemyślany i dobrze zorganizowany zależy, jak szybko pracownik będzie gotowy do w pełni samodzielnej i efektywnej pracy na powierzonym mu stanowisku. W trakcie wędrówki przez wszystkie etapy onboardingu (trwającego zazwyczaj od kilku do kilkunastu tygodni) nowo zatrudniona osoba zaznajamiana jest przez opiekuna wdrożenia (onboarding buddy) ze swoimi nowymi obowiązkami, poznaje strukturę firmy, jej ofertę, zasady w niej panujące, a także swoich przełożonych i zespół.
Odpowiednie zaprojektowanie onboardingu korzystnie wpływa na przebieg procesu i adaptację pracownika, dostarczając mu wszystkich niezbędnych informacji w odpowiednim czasie i znacząco skracając czas potrzebny na kompleksowe wdrożenie. Podnosi też komfort pracy, wzmacnia lojalność świeżo przyjętych pracowników oraz pozwala budować stabilny, kompetentny zespół.
Dobry proces wdrożeniowy zawiera zazwyczaj kilka etapów. O ile w małych oraz średnich organizacjach można nad nim stosunkowo łatwo „zapanować”, o tyle w dużych przedsiębiorstwach – zatrudniających po kilka tysięcy i więcej pracowników – kwestia organizacji i zarządzania onboardingiem jest dużo bardziej skomplikowana. Im większa firma i im większy wolumen zatrudnienia, tym więcej wariantów procesu i wynikających z tego specjalistycznych ścieżek wdrożeń, a także większe potrzeby w zakresie monitorowania wskaźników i analizy danych. W przypadku takich organizacji wymagane jest systemowe podejście do onboardingu – jego standaryzacja i automatyzacja.
Dlaczego warto podjąć wysiłek scyfryzowania i optymalizacji procesów wdrożeniowych? Odpowiedź jest prosta: ponieważ dobrze zorganizowany onboarding obniża wskaźnik rotacji i generuje realne, wymierne oszczędności dla przedsiębiorstwa. Organizacja tych procesów bez zastosowania właściwych narzędzi cyfrowych może okazać się czasochłonna i pomimo ich powtarzalności, bardzo żmudna.
Platforma onboardingowa w Agata S.A. – Productive24
Automatyzacja onboardingu
Przed wyzwaniem zautomatyzowania swoich unikalnych procesów onboardingowych stanęła również firma Agata S.A. – jedna z wiodących firm branży meblarskiej, wyposażenia oraz dekoracji wnętrz w Polsce. Przedsiębiorstwo posiada ponad 30 salonów na terenie całego kraju i wciąż otwiera kolejne. Wraz z nieustannym rozwojem firmy pojawiła się potrzeba cyfrowego dzielenia się wiedzą oraz wsparcia onboardingu nowych pracowników. Do digitalizacji tych procesów Agata S.A. wybrała platformę Productive24.
Onboarding skrojony na miarę
Podstawowym wyzwaniem w projekcie było odzwierciedlenie w rozwiązaniu unikalnych procesów firmy, wynikających przede wszystkim z nieliniowego systemu wdrożeń i zmieniających się w zależności od etapu realizacji miejsc i opiekunów wdrożenia w ramach danego procesu. W projekcie ważne było też odzwierciedlenie rozbudowanej struktury stanowiskowej i związanego z nią procesu nadawania uprawnień pracownikom poszczególnych szczebli. Wdrożenie rozpoczęło się więc od „zmapowania” struktury Agata S.A., z zachowaniem i odzwierciedleniem zależności w hierarchii organizacji. Ważnym elementem projektu była też integracja Productive24 z innymi systemami IT wykorzystywanymi w Agata S.A. Dzięki temu cały proces onboardingu inicjowany jest automatycznie, bez ingerencji osób za niego odpowiedzialnych. Wszystkie kolejne etapy wdrożenia również rozpoczynają się automatycznie – zgodnie z workflow danego procesu, ścieżką i chronologią onboardingu ustaloną dla danych grup i stanowisk.
Onboarding, L&D i feedback – wiele rozwiązań, jeden ekosystem
Oprócz rozwiązania do automatycznego generowania procesów onboardingowych i gromadzenia opinii oraz ocen przełożonych i opiekunów wdrożenia, system uzupełniony został o komponenty L&D, takie jak: baza wiedzy czy narzędzie do publikacji ankiet pracowniczych.
Elementy te z jednej strony stanowią integralną część platformy onboardingowej, a z drugiej są wykorzystywane również jako ogólnodostępne, niezależne aplikacje, przeznaczone do realizacji innych inicjatyw rozwojowych w Agata S.A. Aplikacja do przeprowadzania ankiet i quizów, która jest rozwinięciem i uzupełnieniem aplikacji do onboardingu, umożliwia badanie poziomu wiedzy wdrażanych osób. Korzystając z bazy wiedzy wszyscy pracownicy Agata S.A. mogą w każdej chwili sięgnąć do aplikacji i znaleźć niezbędne informacje. Połączenie wszystkich tych rozwiązań w jednym ekosystemie aplikacji IT nie tylko sprzyja efektywności pracy i doświadczeniom użytkownika, ale przede wszystkim stanowi solidny filar wzmacniający rozwój organizacji uczącej się i cyfrowego środowiska pracy.
W efekcie wdrożenia Productive24 firma Agata S.A. zyskała zatem jedno spójne, skrojone na miarę narzędzie IT, przeznaczone do obsługi dedykowanych procesów onboardingowych.
Referencje
Zapraszamy do zapoznania się z listem referencyjnym Agata S.A. dla Productive24:
O Agata S.A.:
Agata S.A. to polska sieć salonów mebli oraz artykułów wyposażenia wnętrz w Polsce, obejmująca 33 wielkopowierzchniowe salony zlokalizowane zarówno w dużych, jak i średnich miastach w całym kraju. Agata S.A. poprzez punkty sprzedaży detalicznej i e-commerce oferuje kolekcje do pokoju dziennego, dziecięcego, sypialni, jadalni i kuchni, a także szeroką gamę produktów i akcesoriów do aranżacji wnętrz. Marka zapewnia dostęp do artykułów ponad 250 krajowych i zagranicznych producentów kilkudziesięciu marek własnych oraz szerokiego grona doradców, projektantów i ekspertów. Więcej o Agata S.A: www.agatameble.pl
Productive24 – nowy sposób dostarczania oprogramowania biznesowego
Productive24 to platforma umożliwiająca błyskawiczne tworzenie zaawansowanych rozwiązań IT przez analityków biznesowych, bez udziału zespołów programistycznych. Technologa ta znacznie skraca czas budowy i budżety projektów rozwiązań klasy „custom”, a systemy informatyczne zbudowane w Productive24 mogą w pełni odzwierciedlać indywidualne procesy biznesowe firm ze wszystkich branż.
Dzięki zniesieniu barier w dostępie do software’u szytego na miarę, Productive24 umożliwia digitalizację zarówno kluczowych obszarów działania organizacji (np. sprzedaż, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie zasobami, EOD etc.), jak również i tych procesów, które do tej pory wymykały się cyfryzacji i były realizowane np. za pomocą szeregu arkuszy kalkulacyjnych.
Interesuje Cię temat onboardingu? Zajrzyj też do:
Webinar „Employee Journey – jak w jednym systemie IT zarządzać całym cyklem pracownika w organizacji?”
Bezpłatny e-book: „Ankiety w HR”
Bezpłatny e-book: „Ocena procesów onboardingowych w organizacji”
