Z badań przeprowadzonych przez Standish Group wynika, że tylko jeden na trzy projekty IT kończy się sukcesem. Raport opublikowany przez Project Management Institute w 2017 r. mówi o 69 proc.
Pozytywna tendencja, że z roku na rok jest coraz lepiej cieszy, jednak przykre fakty pozostają nieubłagane: projekty IT upadają zaskakująco często.
Zarządzanie projektem: w planowanie muszą być zaangażowane wszystkie strony.
Abraham Lincoln miał powiedzieć, że gdyby miał sześć godzin na ścięcie drzewa, spędziłby cztery na ostrzeniu siekiery. Cytat ten z przymrużeniem oka przytoczyć można również w kontekście organizacji projektów informatycznych. Skrupulatne przygotowanie się do przedsięwzięcia przed jego podjęciem może okazać się kluczowe dla jego powodzenia. Proces planowania projektu IT to jeden z ważnych etapów, który, niedbale wykonany, może zadecydować o jego być lub nie być.
Jak wynika ze wspomnianych wyżej raportów, na etapie planowania firmy popełniają zazwyczaj dwojakiego rodzaju błędy. Pierwszym jest przeprowadzenie procesu planowania bez zespołu IT. Nierzadko osoby, które zajmują się technologiami, nie czują się komfortowo uczestnicząc aktywnie w procesie planowania projektu od samego jego początku. Jednak oddanie tego procesu w całości w ręce wyłącznie kolegów z działów biznesowych, to niezabezpieczona droga do stworzenia dokumentacji, której założenia mogą okazać się wyjątkowo trudne do zrealizowania.
I odwrotnie. Nie tylko specjaliści IT nie lubią wychodzić ze swojej strefy komfortu. Należy mieć na uwadze, że jeśli osoby odpowiedzialne za rozwój biznesu przekazują większość swoich obowiązków w ręce zespołu technicznego, ryzyko dla projektu wzrasta. Duże projekty potrafią onieśmielić młodych menadżerów, ale duże projekty z dziedziny IT potrafią onieśmielić niemal każdego. W efekcie znaczna część zarządzania projektem spada na zespół techniczny, którego zadania mogą zacząć się rozrastać poza pierwotne ramy i znacząco wykraczać obszar specjalizacji zespołu, którym nie jest realizowanie zadań biznesowych.
Komunikacja ważna od samego początku.
Brak regularnych spotkań i stałej wymiany informacji może prowadzić do pogłębiania się rozbieżności, a w ostateczności sprawić, że ostateczny kształt projektu będzie znacząco odbiegał od tego, co zostało ustalone na początku. Komunikacja jest ważna na każdym etapie realizacji i na każdym szczeblu wprowadzania projektu. Można wprowadzić najwspanialszy system ułatwiający składanie zamówień, ale okaże się on porażką, jeśli ci pracownicy firmy, którzy mają z niego korzystać, będą woleli sięgać po stare, niezautomatyzowane rozwiązania. Dobra komunikacja pozwala także na lepsze ustalenie prawdziwych problemów, które projekt ma rozwiązać i opracowanie listy priorytetów do zrealizowania.
Wprowadzenie zmian na zaawansowanym etapie rozwoju.
Według wspomnianych badań, aż 36% projektów nie udaje się zrealizować z powodu zmian wprowadzanych już w trakcie trwania projektu. Zawsze znajdzie się jeszcze jedna ciekawa funkcja do dołożenia, proces do zoptymalizowania albo element do poprawienia. Dążenie do doskonałości samo w sobie nie jest niczym złym, ale trzeba zdać sobie sprawę, że doskonałość to wyjątkowo płocha królowa, która, gdy my się do niej zbliżamy, sama cofa się o krok.
Wprowadzenie nawet najlepszego pomysłu na zaawansowanym etapie rozwoju projektu może być dla niego zabójcze. Będzie nie tylko skutkowało wyrzuceniem do kosza części już wykonanej pracy, ale też może wzbudzić poczucie, że zamiast wartko przeć do upragnionego celu, projekt miesiącami dryfuje po morzu nieskończonych iteracji. Co więcej, przesunięcie jednego, pozornie małego elementu w trakcie realizacji projektu może zapoczątkować efekt domina, wprowadzić chaos, a w efekcie doprowadzić nawet do jego upadku. Udoskonalania najlepiej odłożyć na później, kiedy projekt jest już zakończony i przychodzi czas na jego aktualizacje.
Zawsze wydarzy się coś nieprzewidywalnego.
W wypadku każdego dużego projektu trzeba się spodziewać niespodziewanego. Brak rezerwy czasowej, finansowej i pracowniczej może doprowadzić do jeszcze większych kosztów. Tradycyjne projekty IT potrzebują nie tylko obecności całego zespołu programistów (przecież projekt nie może stanąć w miejscu dlatego, że senior android developer zachorował na grypę), ale też analityków biznesowych i testerów. Brak odpowiedniego marginesu finansowego lub czasowego przyniesie efekt odwrotny do zamierzonego – projekt stanie się znacznie droższy niż początkowo zakładano, jego realizacja potrwa dłużej, a cele, które miał spełniać, zostaną zrealizowane w najlepszym razie połowicznie. To oczywiście wersja optymistyczna. W pesymistycznej projekt udusi się z braku środków i w efekcie zostaje zamknięty.
Członkowie zespołu biorącego udział w realizowaniu projektu muszą mieć możliwość podania nieprecyzyjnych wyliczeń dotyczących czasu realizacji projektu. Żądanie pokazania najbardziej optymistycznej wersji wydarzeń wygląda świetnie na papierze, ale nie ma większych szans w starciu z brutalną rzeczywistością. Lepiej pozwolić zespołowi na podanie bardzo szerokich ram czasowych na realizację projektu i doprecyzowanie ich z czasem, niż skazać się z góry na jego przekroczenie….
Jeśli czytając ostatni akapit odczuliście lekki dyskomfort – to całkowicie zrozumiałe. Nikt nie lubi być zaskakiwany dodatkowymi kosztami, a na pytanie o szacunki usłyszeć od dostawcy odpowiedź „nie wiem”. Tak niestety wygląda smutna rzeczywistość, do której zarówno biznes, jak i IT zdaje się przywykli. Czy da się inaczej?
Komunikacja.
Productive24 pozwala uniknąć najczęstszych pułapek związanych z realizowaniem projektów IT. Rozmowy z klientem prowadzi u nas ten sam doświadczony analityk biznesowy, który potem tworzy dopasowany do potrzeb zleceniodawcy produkt. Ponieważ nasz specjalista rozumie zarówno potrzeby biznesowe klienta, jak i możliwości systemu, na którym operuje, nie ma miejsca na problemy z komunikacją, a konflikt biznes vs. IT zostaje wyeliminowany.
Zespół projektowy tworzy jedna osoba, a jej „współpracownikami” są algorytmy.
Dzięki takiemu wykorzystaniu zasobów nie tylko zdecydowanie spadają koszty projektu, ale też wyeliminowane zostają zagrożenia związane z ewentualnymi zmianami kadrowymi.
Modyfikacje na każdym etapie.
Automatyzacja procesu informatycznego sprawia, że system jest bardzo elastyczny i podatny na modyfikację. Dzięki zwinności i łatwości dodawania nowych funkcji, a także modyfikowania już istniejących rozwiązań, projekt można zmienić w locie – w dowolnym momencie. Wszystkie genialne pomysły i warianty nie muszą czekać na wprowadzenie w życie długie miesiące czy kwartały, ale mogą być szybko i sprawnie zaimplementowane w zaledwie kilka dni lub tygodni.
Zmiany nie generują dodatkowych kosztów.
Dzięki zupełnie innemu podejściu do budowania rozwiązań IT (cała powtarzalna praca programistyczna przeniesiona na algorytmy), w Productive24 koszt stworzenia pełnego, szytego na miarę rozwiązania jest znacznie niższy niż w wypadku tradycyjnej ścieżki budowania tego typu programów. Dzięki automatyzacji zminimalizowaliśmy możliwość wystąpienia nieprzewidywalnego nawet w sezonie grypowym i jesteśmy w stanie odpowiedzialnie podać koszt i czas realizacji projektów, nie narażając firmy na dodatkowe obciążenia finansowe.
