Ciągłość działania przedsiębiorstwa w dobie zagrożenia koronawirusem jest kluczowa. Dla wielu firm okazała się ciężką próbą zwinności operacyjnej. Co i jak warto zdigitalizować, żeby zachować „business continuity” w przypadku podobnego kryzysu?
Nadzwyczajna sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronowirusa wymusiła na przedsiębiorcach podjęcie nadzwyczajnych środków prowadzenia działalności. W mediach społecznościowych pojawia się coraz więcej informacji o tym, że kolejne firmy przechodzą na tryb pracy zdalnej. O ile firmy z branży IT oraz te, które mogą poszczycić się mianem cyfrowego miejsca pracy, t.j. korzystające z kompleksowego systemu pracy grupowej, działają bez większych przestojów, o tyle wiele innych firm stanęło w obliczu ogromnego wyzwania: jak zapewnić ciągłość pracy w sytuacji, gdy kontakty interpersonalne powinny zostać ograniczone do minimum? Wiele firm usługowych, produkcyjnych czy handlowych nie może pozwolić sobie na odesłanie wszystkich pracowników do pracy z domu i należy się im ogromny szacunek za to, że mimo wszystko starają się funkcjonować najlepiej, jak to możliwe w obecnej sytuacji.
W tym kontekście warto zastanowić się, jakie procesy można i warto scyfryzować, nie tylko ze względu na obecną sytuację epidemiologiczną. W strategii prowadzenia działalności należy uwzględnić odpowiednie narzędzia i procedury, które pozwolą skuteczniej poradzić sobie w chwilach kryzysu. Elastyczne podejście, szybkie i sprawne dostosowanie się do panujących warunków pozwoli na kontynuację działalności bez większych turbulencji.
Główne wyzwania dla firm
Przestawienie się na zdalny tryb pracy jest teraz priorytetem wielu firm. Wiele przedsiębiorstw nie była gotowa na zmiany związane ze wdrożeniem home office, zwłaszcza, jeśli do tej pory nie praktykowały takiego trybu pracy. Jeśli w firmie brakuje procedur związanych z dostarczeniem i wydaniem sprzętu oraz podłączeniem go do firmy infrastruktury IT, przejście na zdalny tryb pracy może okazać się dużym, ale niezbędnym do realizacji zadaniem.
Pierwszym problemem, z którym stykają się pracodawcy okazuje się być brak odpowiedniej ilości sprzętu, który pracownicy mogliby zabrać do domu. Wielu z nich pracuje na komputerach stacjonarnych, których przeniesienie jest problematyczne, a wykorzystanie prywatnych urządzeń, nawet jest jest przez dopuszczalne przez pracowników, nie zawsze jest łatwe technologicznie (licencje na oprogramowanie) czy dopuszczalne przez pracodawcę (polityki bezpieczeństwa). Pracownicy, którzy do wykonywania pracy nie muszą posiadać komputerów, powinni mieć zapewniony stały kontakt z firmą za pomocą swoich urządzeń mobilnych.
Kolejnym istotnym problem jest brak określonych narzędzi informatycznych oraz procedur działania i klarownych instrukcji, które pozwolą zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Powinny one być łatwo dostępne dla wszystkich pracowników tak, by każdy mógł zapoznać się z decyzjami zarządu oraz planem dalszych działań – bez potrzeby fizycznego pojawiania się w miejscu pracy.
Jakie procesy organizacji warto zdigitalizować?
Utrudniona komunikacja może rodzić dużą niepewność i powodować chaos oraz znaczące problemy z zarządzeniem ludźmi w organizacji, co przekłada się wprost na spadek efektywności. Dlatego tak bardzo istotne jest, by pracownicy mieli możliwość kontaktu nie tylko z przełożonymi, ale także ze swoimi współpracownikami – żeby zmieniając miejsce wykonywania pracy, nie zmieniał się jej dotychczasowy charakter. Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów grupowych, które wymagają stałej, wzajemnej konsultacji. Jeśli organizacja nie korzysta z narzędzi takich jak Zoom, Skype (dla firm) czy Microsoft Teams, to warto wziąć je pod uwagę. Do sprawnej pracy zdalnej niezbędny będzie również wewnętrzny komunikator z opcją dyskusji grupowych, wspólna przestrzeń do raportowania i statusowania zadań, łatwy dostęp do systemów HRM, CRM, a także innych systemów dziedzinowych, wspierających wszystkie procesy biznesowe organizacji. Możliwość zdalnej komunikacji jest też istotna w przypadku rekrutacji, które w wielu firmach nie mogły zostać przerwane. O ile np. video rozmowy rekrutacyjne są praktykowane od wielu lat, o tyle proces zatrudniania nowego pracownika, obejmujący tworzenie umowy, onboarding pracownika czy szkolenia, prowadzony jest często „offline”.
Digitalizacją warto objąć zatem przepływ informacji, komunikację wewnętrzną, procesy HR, szkolenia, publikację wewnętrznych ogłoszeń, zarządzanie zadaniami i wszystkie inne procesy biznesowe, w tym te realizowane przez różne działy przedsiębiorstwa, np. na styku biznesu i handlu, marketingu czy produkcji – niezależnie od lokalizacji.
Productive24 – cyfrowe miejsce pracy
Narzędziem, które sprawnie realizuje wszystkie powyższe funkcje, centralizuje wszystkie procesy wewnętrzne i zapewnia business continuity, a w okresie kryzysu pozwoli dodatkowo chronić pracowników, jest platforma Productive24. Productive24 to jedno, kompleksowe narzędzie, które wspiera wszystkie procesy biznesowe dowolnej organizacji, przez co zdalne zarządzanie firmą nie stanowi problemu.
Dedykowane systemy IT budowane na bazie platformy pozwalają zautomatyzować wiele czynności, które wymagały dotychczas fizycznej obecności. Na przykład system HRM Productive24 dedykowany obszarowi zarządzania zasobami ludzkimi automatycznie wygeneruje dokumenty kadrowe (np. umowy, wnioski pracownicze) i pozwoli przechować je w formie elektronicznej (e-teczka). Za pomocą HRM Productive24 przeprowadzać można zdalne procesy onboardingu czy szkoleń online, śledzić postępy pracowników (moduł ankiet, moduł ocen) i płynnie przeprowadzać wszystkie inne procesy HR, np. te związane z ochroną danych osobowych.
Productive24 zapewnia również digitalizację dowolnych dokumentów i związanych z nimi procesów (np. obieg faktur, wniosków pracowniczych etc.), umożliwiając ich systematyzację oraz przyspieszając proces ich akceptacji (podpisania) w momencie, gdy ich fizyczny obieg został zaburzony.
Platforma gwarantuje także stały dostęp do zasobów i wiedzy firmowej (moduł wiki). Pozwala dystrybuować informacje w organizacji – kierując je do całej załogi lub określonych grup pracowników (moduł ogłoszeń). Dodatkowo zapewnia stały kontakt ze wszystkimi w firmie (wewnętrzny czat). Productive24 umożliwia także monitorowanie poziomu realizacji strategii przedsiębiorstwa (moduły OKR, MBO, KPI), elektroniczny obieg dokumentów (EOD), zarządzanie projektami i ryzykami w projektach (moduł zarządzania projektami), relacjami z klientem (CRM) zadaniami (moduł ticketingu), zarządzanie nieobecnościami i czasem pracy zespołów (moduł nieobecności, moduł kalendarzy firmowych), zarządzanie umowami (moduł zarządzania umowami), zasobami (moduł rezerwacji, moduł ewidencji i rejestrów), korespondencją (moduł kancelarii), danymi osobowymi (moduł RODO), marketingiem i sprzedażą (moduły do budżetowania i planowania akcji promocyjnych), zamówieniami (moduł zamówień i zgłoszeń) i wiele, wiele więcej… Wszystko to w ramach jednego systemu aplikacji, które są ze sobą powiązane i wzajemnie się przenikają, zwiększając efektywność całej organizacji.
Warto zadbać o odporność
Jeżeli dotychczas w przedsiębiorstwie zabrakło czasu na przygotowanie i wdrożenie odpowiednich narzędzi i procedur, czynniki nagłe i dynamiczne, wymagające natychmiastowej reakcji i działań (nie zawsze ujęte w strategii firmy), stanowią duże zagrożenie zachowania płynności działania. Ta niewątpliwie trudna sytuacja ma jednak i swoje pozytywne strony – zmiany takie mogą na zawsze odmienić sposób, w jaki funkcjonuje organizacja (na lepsze) lub przygotować ją na ewentualne kolejne zagrożenia w przyszłości. Dobre przygotowanie firmy do przeniesienia się w świat wirtualny – przynajmniej w takim zakresie, na jaki pozwala specyfika danej branży – to w XXI wieku wręcz konieczność.
