„Lublin postawił na platformę niskokodową” – „IT w Administracji” opisuje najciekawsze projekty automatyzacji urzędów

Tematem numeru jednego z ostatnich wydań miesięcznika „IT w Administracji” była automatyzacja procesów w urzędach. Warto pamiętać, że automatyzacja nie ogranicza się wyłącznie do narzędzi klasy RPA – ogromne możliwości w tym zakresie dają także inne technologie, w tym platforma Productive24.

Urzędy administracji publicznej chętnie sięgają po narzędzia wspierające ich efektywność – od RPA, przez chatboty, po – jak zrobił to lubelski magistrat – technologie niskokodowe. Korzystając z okazji publikacji w miesięczniku „IT w Administracji” przypominamy jedno z wdrożeń Productive24 opisane w lutowym wydaniu magazynu. W przedsięwzięciu tym wykorzystano platformę do budowy dedykowanego systemu IT dla Urzędu Miasta Lublin.

W Lublinie szukano sposobu na usprawnienie budżetowania oraz zautomatyzowanie zarządzania projektami realizowanymi przez Urząd Miasta. Wcześniejsze rozwiązania bazujące głównie na arkuszach kalkulacyjnych, które – wraz z wciąż powiększającą się ilością zadań oraz liczbą osób zaangażowanych w ich wykonanie – zaczęły być nieefektywne i nie nadążały za skalą realizowanych w Lublinie projektów. Oprócz wyzwań stricte natury organizacyjnej rodziły też szereg innych problemów, m.in. związanych z zachowaniem spójności danych czy wykorzystaniem odpowiednich metod budżetowania. 

Małgorzata Rząd-Poźniak,
Growth Strategist,
Productive24

Zaawansowane aplikacje IT budowane przez analityków biznesowych to szybkie i wygodne rozwiązanie

W kontekście transformacji cyfrowej procesów biznesowych od kilku lat popularność zyskują technologie tzw. hiperautomatyzacji, takie jak RPA czy platformy niskokodowe (low-code) i bezkodowe (no-code). Takie rozwiązania coraz śmielej wkraczają również do administracji. Nic dziwnego – korzyści płynące z digitalizacji procesów za pomocą tych narzędzi są ogromne. Dostrzegł to również Urząd Miasta Lublin, gdzie szukano narzędzia, które byłoby w stanie połączyć zarządzanie

projektami w administracji publicznej z planowaniem i automatyczną kontrolą budżetu. Gotowe, dostępne na rynku rozwiązania nie spełniały specyficznych wymagań Urzędu, więc do budowy systemu wykorzystano platformę low-code Productive24, która umożliwia błyskawiczne tworzenie kompleksowych i zaawansowanych aplikacji IT przez analityków biznesowych. Productive24 znosi największe bariery w dostępie do spersonalizowanych rozwiązań, zmniejsza koszty projektu, a także minimalizuje ryzyka jego niepowodzenia. Narzędzie otwiera zatem ogromne możliwości w zakresie cyfryzacji administracji publicznej i jej unikalnych procesów – i to w ramach budżetów, które dotychczas – przy budowie spersonalizowanego oprogramowania – były nieosiągalne.

Przed opracowaniem rozwiązania informatycznego dla Urzędu przeprowadzono analizę jego działań oraz potrzeb związanych z zarządzaniem budżetem i projektami. Opracowany system uwzględnił wszystkie wymagania Urzędu, w tym indywidualnie zaprojektowany system uprawnień dostępu do danych, wynikający z hierarchii pracowników i macierzowej struktury projektów miasta. Rozwiązanie zapewniło również pełną ścieżkę audytową i przejrzystość działań użytkowników, a urzędnikom z różnych wydziałów umożliwiło efektywną współpracę przy realizowanych wspólnie projektach.

Implementując Productive24 Urząd zyskał elastyczne narzędzie, które dzięki automatyzacji odciążyło urzędników od powtarzalnej, manualnej pracy, a także pozwoliło uprościć obsługę procesów związanych z planowaniem oraz realizacją projektów miasta.

Więcej informacji o wyzwaniach, przebiegu oraz efektach przedsięwzięcia przeczytać można w lutowym numerze magazynu „IT w administracji”, a także w case study z wdrożenia, do pobrania którego serdecznie zachęcamy:

Pobierz case study