Baza wiedzy i procedur

StartRozwiązaniaZarządzanie organizacjąBaza wiedzy i procedur

Zadbaj o skuteczny transfer wiedzy w zespole!
Firmowa baza wiedzy - chroń know-how swojej organizacji
Umów się na demo

Spójna i uporządkowana baza wiedzy w firmie

Baza wiedzy i procedur w Productive24 to rozwiązanie IT, które pozwala budować, kategoryzować i zarządzać całym know-how organizacji. Aplikacja automatyzuje proces tworzenia i przechowywania dowolnych zbiorów wiedzy wykorzystywanych w firmie. Rozwiązanie pozwala uporządkować treści i zaoszczędzić czas potrzebny na wyszukiwanie informacji.

Dzięki zaawansowanemu systemowi zarządzania dostępem do danych Productive24 umożliwia użytkownikom wgląd wyłącznie w materiały, do których są upoważnieni, a wbudowany system powiadomień informuje o wszystkich zmianach w opublikowanych dokumentach, zapewniając stały przepływ informacji i dostęp do zawsze aktualnego źródła wiedzy.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Zarządzanie wiedzą z wykorzystaniem Productive24 to:

Centralizacja wiedzy

Cała wiedza organizacji – know-how, artykuły, procedury, regulaminy, wytyczne, FAQ, instrukcje, materiały szkoleniowe i wszystkie inne dokumenty regulujące pracę w firmie zgromadzone w jednym miejscu.

Uporządkowane dane

Wszystkie dokumenty są odpowiednio posegregowane, podzielone na kategorie i usystematyzowane, dzięki czemu wiedza w firmie jest skatalogowana, a każdy użytkownik z łatwością może znaleźć interesujące go treści.

Bezpieczeństwo informacji

Dostęp do danej treści posiadają wyłącznie upoważnione osoby. Uprawnienia dostępu wynikają ze struktury organizacji, mogą być też nadawane dynamicznie i indywidualnie. Dzięki temu wybrane części bazy wiedzy mogą być udostępnianie również poza organizację, np. dostawcom czy partnerom.

Aktualna wiedza

Uprawnieni użytkownicy mogą edytować, komentować i dodawać załączniki do wybranej treści, dzięki czemu baza wiedzy może być stale uaktualniana. Proces edycji lub dodawania nowych materiałów może przed publikacją podlegać zatwierdzaniu przez wyznaczoną osobę.

Efektywna wymiana wiedzy

Productive24 odnotowuje, którzy użytkownicy widzieli daną pozycję z bazy wiedzy. System może więc przypomnieć o konieczności zapoznania się z nową publikacją. Użytkownicy są też na bieżąco powiadamiani o zmianach w opublikowanych materiałach.

Nieograniczony dostęp

Productive24 zapewnia dostęp do bazy wiedzy zawsze i wszędzie – również offline za pośrednictwem natywnych aplikacji mobilnych (iOS, Android, Windows 10).

Więcej korzyści

Zarządzanie wiedzą pozostaje jednym z trzech kluczowych czynników, od których zależy sukces przedsiębiorstwa.

Deloitte

Baza wiedzy – przykładowe funkcje systemu:

Zarządzanie uprawnieniami
- Nadawanie uprawnień zgodnie ze strukturą organizacyjną, na podstawie ustalonych ról lub dynamicznie.
- Możliwość wygenerowania oświadczenia o zapoznaniu się z treścią wybranego materiału.
- Możliwość zatwierdzania dokumentów i dokonywania zmiany w ich treści wyłącznie przez osoby uprawnione.
- Wersjonowanie dokumentów.
- Automatyczne generowanie powiadomień w przypadku wykonania określonych akcji np. zmiana treści artykułu.
- Grupowanie uprawnień.
- Dynamiczne parametryzowanie słowników na podstawie innych właściwości i systemu uprawnień.
Spis treści
- Automatycznie generowany spis treści pozwalający na sprawne poruszanie się pomiędzy materiałami, do których użytkownik posiada uprawnienia.
- Widok kategorii z możliwością rozwinięcia ich zawartości (widoczne artykuły).
- Możliwość wyszukiwania ze spisu zawężonego tylko do kategorii i artykułów, których nazwa zawiera wyszukiwaną frazę.
- Możliwość filtrowania artykułów po określonych tagach.
- Tworzenie nowej kategorii bądź artykułu z poziomu spisu treści.
Artykuły
- Widok wybranych artykułów wraz z ich załącznikami z poziomu listy.
- Możliwość stworzenia listy artykułów powiązanych, widocznych obok treści danego artykułu.
- Możliwość dodawania przez użytkownika artykułów do sekcji „ulubione” i budowania drzewa ulubionych wpisów bezpośrednio w menu użytkownika.
- Możliwość filtrowania i sortowania artykułów.
- Automatycznie obliczany szacowany czas czytania artykułu.
- Podgląd historii zmian wraz z informacją o osobach, które widziały najnowszą wersję artykułu.
- Widok grup uprawnionych do wglądu w artykuł.
- Możliwość dodania warunku obligatoryjności zapoznania z materiałami – użytkownicy posiadający dostęp do artykułów danej kategorii mogą być zobowiązani do potwierdzania zapoznania się z ich treścią, a administratorzy do weryfikacji, czy wszyscy użytkownicy złożyli stosowne potwierdzenie.
- Możliwość linkowania bezpośrednio do artykułów zamieszczonych w bazie wiedzy z innych modułów Productive24.
Kategorie i podkategorie
- Możliwość dodawania nowych kategorii bezpośrednio z poziomu listy kategorii.
- Wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie kategorii.
- Definiowanie indywidualnych parametrów dla danej kategorii.
- Nadawanie określonych uprawnień do edycji kategorii.
- Automatyczne powiadomienia po wykonaniu określonej akcji np. o dodaniu/edycji artykuły w nowej kategorii.
- Dodawanie obserwatorów i akceptantów.
Tagi
- System gromadzi wszystkie dostępne tagi w postaci edytowalnej listy.
- Możliwość dodania tłumaczenia – różnych wersji językowych dla danego tagu (w trybie edycji).
- Dla większej przejrzystości, dany tag może być oznaczony wybranym kolorem.
- Możliwość dodania dowolnej liczby słów kluczowych, które dokładniej opisują dany tag.
- Możliwość wyszukiwania, filtrowania i sortowania tagów.
Usprawnienia pracy
- Zaawansowany, wielokanałowy system powiadomień (np. o konieczności zapoznania się z materiałami, o pojawieniu się w systemie, etc.) oraz przypomnień.
- Możliwość definiowania przez użytkownika bezpośrednio w systemie własnych przypomnień, np. o dokończeniu lektury danego dokumentu.
- System komentarzy, które mogą być umieszczone pod każdym artykułem, daje możliwość prowadzenia uporządkowanej dyskusji skupionej na zagadnieniu związanym z konkretnym materiałem i pozwala ograniczyć do minimum zbędną komunikację e-mail.
- Możliwość oznaczenia ważnych lub interesujących materiałów (artykułów, tagów, kategorii) jako ulubione, pozwalając użytkownikowi na szybkie odnalezienie ich w przyszłości, a także polecanie ich innym użytkownikom.
- Wbudowany komunikator zapewniający możliwość tworzenia indywidualnych konwersacji i chatów grupowych, w tym tematycznych (np. tworzonych kontekstowo przy danym zagadnieniu z bazy wiedzy), z zapisywaną historią komunikacji.

Zarządzaj wiedzą podczas całego Employee Journey

Wiedza stanowi kluczowy element na każdym etapie drogi pracownika w organizacji (ang. Employee Journey). Stworzenie kompleksowej bazy wiedzy zapewni sprawny przebieg każdego procesu – począwszy od rekrutacji, przez onboarding (efektywne dystrybuowanie treści do nowo zatrudnionych pracowników), szkolenia i rozwój (wiedza o produktach i usługach), po offboarding (procedury bezpieczeństwa).

Productive24 to narzędzie, które nie tylko pozwoli gromadzić i zarządzać wszystkimi treściami z jednego centralnego miejsca, ale zagwarantuje pracownikom nieograniczony dostęp do materiałów, które pozwolą podnosić ich kompetencje, a tym samym usprawnić działanie całej organizacji.

ZOBACZ WEBINAR

Stwórz swój własny ekosystem aplikacji biznesowych!

Czy wiesz, że wszystkie rozwiązania zbudowane na bazie platformy Productive24 mogą się wzajemnie uzupełniać, przenikać i łączyć ze sobą, tworząc jeden kompleksowy ekosystem aplikacji biznesowych?

Realizacja każdego procesu w organizacji wymaga znajomości odpowiednich procedur, zasad czy praktyk – efektywne zarządzanie wiedzą jest więc nieodłącznym elementem każdego obszaru pracy organizacji.

Baza wiedzy i procedur Productive24 to uniwersalne narzędzie, które usprawni pracę wszystkich działów organizacji. Rozwiązanie idealnie uzupełnia np. procesy onboardingowe (baza materiałów niezbędnych do skutecznego wdrożenia nowego pracownika), system CRM (repozytorium wiedzy, wytycznych i dobrych praktyk handlowych), aplikacje z obszaru compliance, w tym do RODO (procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych) czy system Service Desk (procedury dotyczące obsługi zgłoszeń).

Poznaj rozwiązania

Sprawdź inne aplikacje Productive24 do zarządzania organizacją:

System ticketowy stanowiący kompleksowe centrum obsługi zgłoszeń w organizacji.

Service Desk

Narzędzie do szybkiego i efektywnego planowania czasu pracy oraz kompleksowego zarządzania zadaniami.

Cyfrowy organizer osobisty

Kompleksowe narzędzie pozwalające skutecznie zautomatyzować pracę działu sprzedaży.

CRM

Aplikacja zapewniająca bieżącą kontrolę wszystkich zasobów w organizacji.

Zarządzanie zasobami firmowymi

Aplikacja pozwalająca kompleksowo monitorować działalność finansową organizacji.

Zarządzanie finansami

Aplikacja pozwalająca uporządkować i kompleksowo zarządzać całą wiedzą w organizacji.