Zarządzanie organizacją Zyskaj pełną kontrolę nad swoją organizacją

Komunikacja, elektroniczny obieg dokumentów (EOD), ewidencje i rejestry, zamówienia, zgłoszenia i wiele więcej - zarządzaj każdym obszarem administracyjnym firmy za pomocą jednego systemu informatycznego.

O rozwiązaniu

Zestaw aplikacji do zarządzania organizacją zbudowanych na platformie Productive24 pozwala kompleksowo zarządzać każdym obszarem administracyjnym i operacyjnym przedsiębiorstwa – od usprawnienia podstawowych kwestii organizacyjnych, po sprawowanie kontroli i wsparcie obszarów, takich jak finanse, prawo i inne.

Z Productive24 możesz:

  • icon

    Zarządzać całą organizacją lub wybranymi obszarami jej funkcjonowania z poziomu jednego systemu.

  • icon

    Efektywnie zarządzać wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa np. flotą, sprzętem, wyposażeniem, nieruchomościami etc.

  • icon

    Prowadzić dowolne rejestry oraz ewidencje i efektywnie nimi zarządzać.

  • icon

    Zoptymalizować i zautomatyzować proces obiegu dokumentów i korespondencji.

  • icon

    Monitorować i kontrolować przepływ środków finansowych w organizacji. Zarządzać budżetami, wydatkami, zaliczkami etc.

  • icon

    Zarządzać dowolnymi typami zgłoszeń i reklamacji z jednego, centralnego systemu obsługi zgłoszeń, np. zadań działów prawnych czy backoffice.

Dzięki wdrożeniu Productive24 scentralizowaliśmy systemy informatyczne, wyeliminowaliśmy niepotrzebną biurokrację, zautomatyzowaliśmy swoje procesy i zyskaliśmy elastyczne narzędzie z ogromnym potencjałem rozwoju.
Katarzyna Bochanysz
Lider Zespołu Rekrutacji i Projektów HR
ARRA Group

Przykładowe funkcje systemu

OGÓLNE ZARZĄDZANIE ORGANIZACJĄ

Kancelaria i przesyłki

Zarządzanie korespondencją poprzez prowadzenie ewidencji przesyłek przychodzących (biuro podawcze) i wychodzących, z możliwością aktualizacji ich statusu.

  • Rejestrowanie przychodzących i wychodzących przesyłek i listów poleconych (książka korespondencyjna), w tym odbiór prywatnych przesyłek (pracowników).
  • Różne ścieżki procesowania przesyłek i czynności dodatkowych (zebranie niezbędnych podpisów, informacja o ubezpieczeniu przesyłki etc.).
  • Łatwa zmiana statusu realizacji określonych przesyłek.
  • Archiwum przesyłek i korespondencji rejestrowanej.

Rezerwacja zasobów

Łatwa rezerwacja wspólnych zasobów firmy, znacznie usprawniająca codzienną organizację pracy.

  • Rezerwacja sal konferencyjnych.
  • Rezerwacja samochodów służbowych.
  • Rezerwacja sprzętów biurowych ( projektory, kamery etc.).
  • Rezerwacja innych, dowolnych zasobów dostępnych w organizacji.

Zarządzanie profilem pracownika

Dostęp do zawsze aktualnych danych o pracownikach, przyznawany zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

  • Samodzielna rejestracja nowego pracownika.
  • Przejrzysta struktura odzwierciedlająca hierarchię organizacji.
  • Różne możliwości prezentacji danych teleadresowych.
  • Budowanie i eskalacja uprawnień.
  • Elastyczna karta użytkownika.
  • Ewidencja sprzętu przypisanego do danego pracownika.

Zarządzanie flotą

Kompleksowe zarządzanie flotą samochodową organizacji.

  • Ewidencja pojazdów.
  • Karta pojazdu (informacje techniczne, ważność dokumentów, informacje o zbliżających się zdarzeniach, np. przegląd oraz aktualny użytkownik pojazdu).
  • Rejestrowanie zdarzeń związanych z danym pojazdem (mandaty karne, stłuczki, wykonane przeglądy etc.) oraz przebiegu pojazdu.
  • Automatyczne generowanie protokołów przekazania pojazdu.
  • Rezerwowanie pojazdów z poziomu kalendarza firmowego.

Zamówienia i zakupy

Zarządzanie procesem składania zamówień i realizacji zakupów, umożliwiające zapewnienie pełnej kontroli nad wydatkami w organizacji.

  • Planowanie i statusowanie zamówień na usługi wewnętrzne/zewnętrzne organizacji, środki trwałe oraz inne elementy wyposażenia biura.
  • Zarządzanie listą usług i towarów dostępnych dla poszczególnych grup użytkowników.
  • Różne typy zgłoszeń i zamówień, określanie priorytetu i ostatecznego terminu realizacji.
  • Automatyzacja procesu akceptacji zamówień w oparciu o dowolne paramenty, np. wartość planowanego zakupu, osoba wnioskująca etc.
  • Podgląd historii zakupów i trendu ceny zamawianego produktu oraz automatyczne prognozowanie planów wydatków i rozliczanie limitów.
  • Automatyczne generowanie zapytań ofertowych i zamówień.
  • Obsługa walut z automatycznym przeliczaniem kursów.
  • Automatyczne dodawanie zakupionego wyposażenia do ewidencji (np: w module urządzeń czy magazynie części).

Service Desk

Centrum obsługi zgłoszeń (ticketów), zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – moduł może być udostępniony w dowolnym zakresie kontrahentom firmy.

  • Przyjmowanie zgłoszeń i zarządzanie ich obsługą.
  • Monitorowanie skuteczności zarządzania incydentami.
  • Wszystkie zgłoszenia widoczne na tablicy zgłoszeń (taskboard).
  • Edytowane słowniki kategorii i priorytetów zgłoszeń.
  • Rejestracja i raporty czasu poświęconego na realizację zgłoszenia.

Elektroniczny obieg dokumentów

Wsparcie procesu elektronicznego obiegu dokumentów – EOD (paperless).

  • Automatyczne generowanie dokumentów (np. wniosków, formularzy), 
  • Wieloetapowa akceptacja obiegu dokumentów, różne ścieżki akceptacji.
  • Dekretowanie dokumentów kosztowych z rozbiciem na centra kosztów.
  • Wsparcie dla dowolnie skomplikowanego workflow pracy nad każdym z formularzy.
  • Załączanie dokumentów w postaci załączników (pliki o dowolnym rozszerzeniu), bądź odwzorowanie przy pomocy formularzy.
  • Możliwość połączenia dokumentów z dowolnym rejestrem korespondencji czy wykazem akt.

Urządzenia i wyposażenie

Ewidencjonowanie urządzeń, sprzętu i wyposażenia przedsiębiorstwa, zawsze aktualny stan i status wszystkich urządzeń.

  • Pełna lista wyposażenia i urządzeń, z uwzględnieniem ich typu, modelu, stanu użytkowania i innych parametrów.
  • Filtrowanie i generowanie listy urządzeń z uwzględnieniem wybranych parametrów, np. sprzętu podlegającego ubezpieczeniu czy zakupionego ze wsparciem środków UE. 
  • Rezerwowanie wspólnych urządzeń i wyposażenia z poziomu ogólnodostępnego kalendarza.
  • Wyświetlanie listy rezerwacji danego urządzenia, z uwzględnieniem  danych osoby dokonującej rezerwacji, typu sprzętu, czy okresu rezerwacji.

Nieruchomości i zgłaszanie napraw

Zarządzanie budynkami i pomieszczeniami należącymi do przedsiębiorstwa.

  • Rejestr nieruchomości należących do organizacji, z określeniem ich podstawowych parametrów, takich jak lokalizacja, wykaz pomieszczeń, stan techniczny, wyposażenie (moduł Urządzenia i wyposażenie).
  • Zgłaszanie awarii oraz wymaganych napraw konserwatorskich oraz monitorowanie postępu w ich realizacji (moduł Service Desk).
  • Zarządzanie i/lub nadzorowanie czasu pracy osób związanych z utrzymaniem nieruchomości, np. pracowników/pracowników firm odpowiedzialnych za utrzymanie czystości, pracowników ochrony etc. (element systemu HRM Productive24).
  • Ewidencja i zarządzanie umowami najmu i zarządzania nieruchomościami, np. monitorowanie terminu ich wygaśnięcia (element modułu Zarządzania umowami)

Zarządzanie innowacją

Zgłaszanie własnych pomysłów związanych z rozwojem organizacji, zarządzanie procesem wdrażania innowacji.

  • Lista (backlog) i ranking pomysłów, analiza pomysłów pod kątem uzyskania na nie zewnętrznego dofinansowania, np. ze środków UE czy celowych programów pomocowych (takich jak redukcja skutków Covid-19).
  • Przydzielenie pomysłu do osoby odpowiedzialnej za jego analizę.
  • Prowadzenie dyskusji na temat pomysłu (np. w komentarzach), powiadomienia o zmianach w etapach procesu.
  • W przypadku decyzji o realizacji pomysłu, zarządzanie projektem jego wdrożenia w życie (system Project Management Productive24).

ZARZĄDZANIE FINANSAMI

Budżety i wydatki

Planowanie, tworzenie i zarządzanie budżetami, kompleksowe procesowanie wydatków (case study Urzędu Miasta Lublin).

  • Automatyzacja procesu planowania budżetu w oparciu o zaakceptowane plany finansowe poszczególnych działów lub projektów.
  • Dowolne zamodelowanie procesu decyzyjnego.
  • Ewidencja kosztów budżetowych (również za pomocą technologii OCR).
  • Automatyczna walidacja wprowadzanych wartości, weryfikacja pozycji z predefiniowanych list.
  • Widok aktualnego budżetu wolnego do wykorzystania, raportowanie poziomu jego realizacji, zarządzanie zmianami – zgłaszanie wniosków o przesunięcie środków między projektami, modyfikacja budżetów po akceptacji wniosków.

Operacje bankowe

Ewidencjowanie i bieżący monitoring operacji bankowych, uwzględniający wpływy i wydatki w organizacji.

  • Prowadzenie ewidencji operacji bankowych, statusy wszystkich operacji bankowych w jednym miejscu.
  • Klasyfikacja wykonanych operacji wg rodzaju transakcji, kwoty i daty płatności, dodawanie załączników, prowadzenie dyskusji i wyjaśnień.
  • Kontrola kompletności dokumentów kosztowych względem operacji bankowych wykonanych w bieżącym okresie.
  • Prowadzenie weryfikacji podatnika VAT i białej listy rachunków po realizacji transakcji.

Rejestr aktywnych podatników VAT

Baza kontrahentów/firm ułatwiająca ewidencję kolejnych faktur od tego samego kontrahenta, kontrola wydatków wyszczególnionych dla konkretnych dostawców.

  • Weryfikacja (przed wykonaniem przelewu), czy numer konta bankowego danego kontrahenta znajduje się na białej liście rachunków VAT.
  • Baza kontrahentów – tworzona i aktualizowana przez pracowników firmy.
  • Integracja z GUS – system automatycznie (na podstawie numeru NIP) pobiera z GUS dane ewidencjonowanych firm. 

Ewidencja kosztów i rozliczanie zaliczek

Szeroko kontrola nad kosztami organizacji (w tym pozabudżetowymi).

  • Zgłaszanie, akceptowanie, wydawanie/pobieranie i rozliczanie zaliczek.
  • Zgłaszanie kosztów z poziomu wszystkich platform mobilnych, przy użyciu wbudowanego aparatu, nawet bez dostępu do sieci (technologia OCR).
  • Informacja o limitach przysługujących danemu pracownikowi na określony typ wydatku, o dotychczasowej sumie zaraportowanych kosztów w bieżącym okresie rozliczeniowym.

OBSZAR COMPLIANCE

Zamówienia usług prawnych

Moduł wspierający współpracę wybranych działów w organizacji z działem prawnym, zarządzanie zleceniami usług prawych.

  • Tworzenie zamówień na konsultacje, ekspertyzy i dokumenty prawne.
  • Możliwość nadawania priorytetów zleconych zdań, ze wskazaniem na ostateczny termin ich realizacji.
  • Wymiana wiedzy, dodawanie uwag, możliwość prowadzenia dyskusji w obrębie danego zagadnienia.

Generator dokumentów prawnych

Automatyczne generowanie protokołów odbioru, umów i innych dokumentów prawnych.

  • Automatyzacja procesu generowania dokumentów kadrowych (umowy).
  • Proste i przejrzyste rozliczanie się z wyników prac wykonywanych przez kontrahentów firmy (zarówno osób pracujących na umowach zlecenia/o dzieło, jak i B2B).
  • Zarządzanie szablonami obowiązujących dokumentów prawnych.

Ticketing cyberbezpieczeństwa

Funkcjonalność umożliwiająca tworzenie zgłoszeń dotyczących naruszeń w obszarze cyberbezpieczeństwa.

  • Prowadzenie rejestru systemów informatycznych z przypisanymi do nich rolami i pracownikami je pełniącymi.
  • Zgłaszanie potencjalnych incydentów naruszenia cyberbezpieczeństwa, również poprzez dostęp mobilny.
  • Obsługa zgłoszeń zgodnie z ustalonym procesem.
  • Automatyczne powiadamianie interesariuszy o nowych zgłoszeniach i zmianie statusu ich obsługi (powiadomienia e-mail, push, systemowe).
  • Automatyczne generowanie formularzy zgłoszenia, dynamicznie – w zależności od danego etapu.
  • Prowadzenie rejestru zgłoszeń/formularzy i gotowych do wyeksportowania odpowiedzi do CERT.

System dla Sygnalistów

Platforma Productive24 może umożliwiać bezpieczne (anonimowe) zgłaszanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji, mające na celu wczesne wykrywanie nadużyć oraz wyeliminowanie nieetycznych zachowań pracowników lub kadry kierowniczej. Przykładowe funkcje modułu dla Sygnalistów (ang. whistleblowers):

  • Elastyczna i łatwo modyfikowalna lista naruszeń i nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
  • Możliwość zgłaszania potencjalnych naruszeń za pomocą wielu kanałów (aplikacja przeglądarkowa, aplikacje mobilne).
  • Określenie parametrów obsługi zgłoszenia (priorytet, czas na weryfikację i podjęcie działań etc.).
  • Indywidualne ścieżki rozpatrywania zgłoszeń, zgodnie z ich kategorią i ustalonym procesem, przy zachowaniu pełnej ochrony danych wrażliwych.

Cała organizacja w Twojej kieszeni

Dzięki temu, że wszystkie funkcje Productive24 dostępne są zarówno w przeglądarce internetowej, jak również w aplikacjach mobilnych dla Android, iPhone i Windows 10, zarządzanie firmą możliwe jest zawsze i wszędzie – z dowolnego miejsca na świecie, również przy ograniczonym dostępie do Internetu (offline).

Ekosystem aplikacji biznesowych

Każdy system zbudowany na platformie Productive24, może być dowolnie połączony z innymi rozwiązaniami. System do zarządzania organizacją pozwala usprawnić działania operacyjne i może być dowolnie połączony z każdym innym modułem czy aplikacją stworzoną na bazie platformy Productive24.

Czytaj blog
8 min.

Jak wykorzystać i kaskadować OKRy w dużych organizacjach?

28 czerwca 2021
Małgorzata Rząd-Poźniak

Metody OKR używają największe polskie spółki (np. Allegro) i światowe korporacje (np. Google). Każda organizacja może wykorzystać je dla zwiększenia efektywności swoich działań i budowania silniejszych zespołów. Z pomocą oprogramowania będzie to łatwiejsze. …

4 min.

6 powodów, by zautomatyzować zarządzanie RODO

20 maja 2021
Małgorzata Rząd-Poźniak

Wprowadzenie RODO znacznie podniosło świadomość znaczenia danych osobowych, ale też nałożyło na przedsiębiorców uciążliwe obowiązki. Mimo, iż od wejścia przepisów w życie mijają kolejne lata, wiele przedsiębiorstw …

1 min.

eLeader Diamentem Forbesa

1 lutego 2021
Małgorzata Rząd-Poźniak

Jest nam miło poinformować, że firma eLeader znalazła się w gronie Diamentów Forbesa. Ranking miesięcznika Forbes prezentuje listę najdynamiczniej rozwijających się firm w Polsce. …

[contact-form-7 id="84" title="Formularz kontaktowy"]