,,Aż 40% deklaruje, iż nie wie czy organizacja, w której pracują ma określoną politykę dotyczącą podróży służbowych”.
Deloitte
Planowanie i rozliczanie delegacji Usprawnij proces planowania i rozliczania podróży służbowych
Raportuj czas pracy i podróży oraz sprawnie rozliczaj wyjazdy służbowe - twórz i współdziel rozliczenia delegacji, skanuj dokumenty kosztowe telefonem i uzupełniaj wydatki, kiedy i gdzie chcesz.
Business Trip Management Productive24 zapewnia:
Transparentną politykę podróży
Klarowny podział na określone etapy, dostosowane do wymagań organizacji, pozwala usystematyzować proces zarządzania delegacjami i skutecznie realizować wewnętrzną politykę firmy w zakresie podróży.
Planowanie i kontrolę kosztów
Etap planowania delegacji, uwzględniający podanie najpotrzebniejszych informacji i szacowanych wydatków, umożliwia na wielowymiarową analizę i kontrolę kosztów delegacji jeszcze przed ich poniesieniem.
Automatyzację i optymalizację procesu
Automatyzacja procesu zarządzania delegacjami pozwala na szybszą komunikację pomiędzy działami, swobodny przepływ informacji, a także bezpieczne gromadzenie danych w jednym miejscu.
Online, offline, omnichannel
Wszystkie funkcje Productive24 dostępne są zarówno w aplikacji WEB (online, technologia RWD), jak również w postaci natywnych aplikacji mobilnych dla Android, iPhone oraz Windows 10, które działają offline.
Ekosystem aplikacji biznesowych
Każdy system zbudowany w Productive24, może być dowolnie połączony z innymi rozwiązaniami stworzonymi na bazie platformy. System do zarządzania delegacjami w naturalny sposób łączy się z aplikacjami, takimi jak:
Zarządzanie organizacją
Rezerwacja samochodów, EOD, budżety i wydatki oraz zlecenie fakturowania do działu finansowego w przypadku zwrotu kosztów delegacji.
Zarządzanie projektami
Delegacje odbywane w ramach danego projektu mogą automatycznie aktualizować jego koszt/budżet pozostały do wykorzystania.
CRM
Koszt delegacji może być przypisany do wybranego Klienta z bazy CRM – system może raportować wydatek jako składową kosztów pozyskania Klienta.
Zarządzanie umowami
W przypadku, gdy delegacja wiąże się z realizacją postanowień danego kontraktu, system zapewnia dodatkową warstwę kontroli nad jej parametrami (np. limit refundowanych kosztów).
O rozwiązaniu
Business Trip Management to system informatyczny zbudowany na bazie platformy Productive24, który pozwala efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.
Z Business Trip Management Productive24 możesz:
Prowadzić spójny rejestr delegacji, umożliwiający przechowywanie ich w jednym, bezpiecznym miejscu.
Zapewnić poprawność procesu planowania, rejestrowania i rozliczania delegacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Monitorować status delegacji - od wstępnej akceptacji, po finalne rozliczenie.
Z łatwością wyszukiwać, filtrować i sortować delegacje po wybranych kryteriach.
Automatycznie wyliczać diety, przeliczać kursy walut i raportować czas pracy oraz czas podróży na bieżąco, jeszcze w trakcie trwania delegacji.
Powiązać wybraną podróż służbową z określonym projektem lub klientem i mierzyć koszt pozyskania Klienta czy ROI projektów.
Generować indywidualne raporty i zestawienia, w tym automatycznie generować rozliczenia dla wielu uczestników.
Rozliczać zaliczki i skanować dokumenty kosztowe za pomocą mobilnego, offline’owego OCR oraz na bieżąco rozliczać dokumenty, np. w samolocie.
Przykładowe funkcje systemu
Planowanie delegacji
Tworzenie szkicu delegacji, z uwzględnieniem najważniejszych informacji potrzebnych do oszacowania kosztów i opłacalności podroży oraz uzyskania zgody akceptanta.
- Wprowadzenie niezbędnych informacji, takich jak cel, agenda, miejsce docelowe, czas trwania, planowani uczestnicy oraz szacowany koszt i niezbędne zaliczki.
- Możliwość rozliczenia wyjazdu w ramach prowadzonych projektów, z uwzględnieniem jego procentowego udziału w kosztach danego projektu.
- Rezerwowanie samochodów z poziomu współdzielonego kalendarza aut firmowych, na etapie planowania delegacji.
- Połączenie z serwisami podróżniczymi, takimi jak Booking.com czy KAYAK.
- Wsparcie procesu zatwierdzania delegacji, różne ścieżki akceptacji (np. w zależności od całkowitego kosztu wyjazdu).
Formularz delegacji
Łatwe uzupełnianie informacji niezbędnych do rozliczenia, po otrzymaniu akceptacji planu delegacji.
- Automatyczne wyliczanie diet.
- Wprowadzanie bieżących wydatków przez wszystkich uczestników delegacji, załączanie zdjęć paragonów i faktur – również z pomocą technologii mobilnego OCR.
- Wielowymiarowa analiza kosztów z podziałem na MPK.
- Raportowanie czasu pracy oraz czasu podróży.
- Automatyczne uzupełnianie kursu walut zgodnie z kursem NBP, obowiązującym w danym dniu (kurs aktualny, archiwalny).
Współdzielenie rozliczenia delegacji
Możliwość udostępniania formularza rozliczenia delegacji innym jej uczestnikom.
- Możliwość tworzenia szablonu konkretnej delegacji, z którego mogą skorzystać jej pozostali uczestnicy (automatyczne naliczanie diety dla wszystkich uczestników po wprowadzeniu daty wyjazdu przez jednego z uczestników.
- Możliwość dodawania w ramach jednego formularza dokumentów kosztowych przez różne osoby.
Controlling i rozliczanie delegacji
Proste rozliczenie delegacji przez dział finansowy, z uwzględnieniem wprowadzonych wydatków, należnych diet i wypłaconych zaliczek.
- Generowanie zestawienia kosztów planowanych z realnie poniesionymi.
- Rozliczanie zaliczek, z uwzględnieniem różnicy kursów walut w poszczególnych krajach.
- Automatyczne rozliczanie delegacji w systemie przez dział finansowy.
Rejestry
Możliwość prowadzenia ewidencji planowanych i archiwalnych delegacji.
- Zestawienie projektów, których częścią jest wybrana delegacja.
- Widoczny status delegacji, szacunkowy i faktycznie poniesiony koszt, a także data rozpoczęcia i zakończenia podróży.
- Możliwość filtrowania, sortowania, a także wyszukiwania określonych pozycji.