Planowanie i rozliczanie delegacji Usprawnij proces planowania i rozliczania podróży służbowych

Raportuj czas pracy i podróży oraz sprawnie rozliczaj wyjazdy służbowe - twórz i współdziel rozliczenia delegacji, skanuj dokumenty kosztowe telefonem i uzupełniaj wydatki, kiedy i gdzie chcesz.

Zobacz demo

O rozwiązaniu

Business Trip Management to system informatyczny zbudowany na bazie platformy Productive24, który pozwala efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.

Z Business Trip Management Productive24 możesz:

Prowadzić spójny rejestr delegacji, umożliwiający przechowywanie ich w jednym, bezpiecznym miejscu.
Zapewnić poprawność procesu planowania, rejestrowania i rozliczania delegacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Monitorować status delegacji - od wstępnej akceptacji, po finalne rozliczenie.
Z łatwością wyszukiwać, filtrować i sortować delegacje po wybranych kryteriach.
Automatycznie wyliczać diety, przeliczać kursy walut i raportować czas pracy oraz czas podróży na bieżąco, jeszcze w trakcie trwania delegacji.
Powiązać wybraną podróż służbową z określonym projektem lub klientem i mierzyć koszt pozyskania Klienta czy ROI projektów.
Generować indywidualne raporty i zestawienia, w tym automatycznie generować rozliczenia dla wielu uczestników.
Rozliczać zaliczki i skanować dokumenty kosztowe za pomocą mobilnego, offline’owego OCR oraz na bieżąco rozliczać dokumenty, np. w samolocie.

Przykładowe funkcje systemu

Planowanie delegacji

Tworzenie szkicu delegacji, z uwzględnieniem najważniejszych informacji potrzebnych do oszacowania kosztów i opłacalności podroży oraz uzyskania zgody akceptanta.

Wprowadzenie niezbędnych informacji, takich jak cel, agenda, miejsce docelowe, czas trwania, planowani uczestnicy oraz szacowany koszt i niezbędne zaliczki.
Możliwość rozliczenia wyjazdu w ramach prowadzonych projektów, z uwzględnieniem jego procentowego udziału w kosztach danego projektu.
Rezerwowanie samochodów z poziomu współdzielonego kalendarza aut firmowych, na etapie planowania delegacji.
Połączenie z serwisami podróżniczymi, takimi jak Booking.com czy KAYAK.
Wsparcie procesu zatwierdzania delegacji, różne ścieżki akceptacji (np. w zależności od całkowitego kosztu wyjazdu).

Formularz delegacji

Łatwe uzupełnianie informacji niezbędnych do rozliczenia, po otrzymaniu akceptacji planu delegacji.

Automatyczne wyliczanie diet.
Wprowadzanie bieżących wydatków przez wszystkich uczestników delegacji, załączanie zdjęć paragonów i faktur – również z pomocą technologii mobilnego OCR.
Wielowymiarowa analiza kosztów z podziałem na MPK.
Raportowanie czasu pracy oraz czasu podróży.
Automatyczne uzupełnianie kursu walut zgodnie z kursem NBP, obowiązującym w danym dniu (kurs aktualny, archiwalny).

Współdzielenie rozliczenia delegacji

Możliwość udostępniania formularza rozliczenia delegacji innym jej uczestnikom.

Możliwość tworzenia szablonu konkretnej delegacji, z którego mogą skorzystać jej pozostali uczestnicy (automatyczne naliczanie diety dla wszystkich uczestników po wprowadzeniu daty wyjazdu przez jednego z uczestników.
Możliwość dodawania w ramach jednego formularza dokumentów kosztowych przez różne osoby.

Controlling i rozliczanie delegacji

Proste rozliczenie delegacji przez dział finansowy, z uwzględnieniem wprowadzonych wydatków, należnych diet i wypłaconych zaliczek.

Generowanie zestawienia kosztów planowanych z realnie poniesionymi.
Rozliczanie zaliczek, z uwzględnieniem różnicy kursów walut w poszczególnych krajach.
Automatyczne rozliczanie delegacji w systemie przez dział finansowy.

Rejestry

Możliwość prowadzenia ewidencji planowanych i archiwalnych delegacji.

Zestawienie projektów, których częścią jest wybrana delegacja.
Widoczny status delegacji, szacunkowy i faktycznie poniesiony koszt, a także data rozpoczęcia i zakończenia podróży.
Możliwość filtrowania, sortowania, a także wyszukiwania określonych pozycji.

,,Aż 40% deklaruje, iż nie wie czy organizacja, w której pracują ma określoną politykę dotyczącą podróży służbowych”.

Deloitte

Business Trip Management Productive24 zapewnia:

Transparentną politykę podróży

Klarowny podział na określone etapy, dostosowane do wymagań organizacji, pozwala usystematyzować proces zarządzania delegacjami i skutecznie realizować wewnętrzną politykę firmy w zakresie podróży.

Planowanie i kontrolę kosztów

Etap planowania delegacji, uwzględniający podanie najpotrzebniejszych informacji i szacowanych wydatków, umożliwia na wielowymiarową analizę i kontrolę kosztów delegacji jeszcze przed ich poniesieniem.

Automatyzację i optymalizację procesu

Automatyzacja procesu zarządzania delegacjami pozwala na szybszą komunikację pomiędzy działami, swobodny przepływ informacji, a także bezpieczne gromadzenie danych w jednym miejscu.

Online, offline, omnichannel

Wszystkie funkcje Productive24 dostępne są zarówno w aplikacji WEB (online, technologia RWD), jak również w postaci natywnych aplikacji mobilnych dla Android, iPhone oraz Windows 10, które działają offline.

SPRAWDŹ

Ekosystem aplikacji biznesowych

Każdy system zbudowany w Productive24, może być dowolnie połączony z innymi rozwiązaniami stworzonymi na bazie platformy. System do zarządzania delegacjami w naturalny sposób łączy się z aplikacjami, takimi jak:

Zarządzanie organizacją

Rezerwacja samochodów, EOD, budżety i wydatki oraz zlecenie fakturowania do działu finansowego w przypadku zwrotu kosztów delegacji.

Zarządzanie projektami

Delegacje odbywane w ramach danego projektu mogą automatycznie aktualizować jego koszt/budżet pozostały do wykorzystania.

CRM

Koszt delegacji może być przypisany do wybranego Klienta z bazy CRM – system może raportować wydatek jako składową kosztów pozyskania Klienta.

Zarządzanie umowami

W przypadku, gdy delegacja wiąże się z realizacją postanowień danego kontraktu, system zapewnia dodatkową warstwę kontroli nad jej parametrami (np. limit refundowanych kosztów).

[contact-form-7 id="84" title="Formularz kontaktowy"]