Planowanie i rozliczanie delegacji Usprawnij proces planowania i rozliczania podróży służbowych

Raportuj czas pracy i podróży oraz sprawnie rozliczaj wyjazdy służbowe - twórz i współdziel rozliczenia delegacji, skanuj dokumenty kosztowe telefonem i uzupełniaj wydatki, kiedy i gdzie chcesz.

,,Aż 40% deklaruje, iż nie wie czy organizacja, w której pracują ma określoną politykę dotyczącą podróży służbowych”.

Deloitte

Business Trip Management Productive24 zapewnia:


Transparentną politykę podróży


 

 

Klarowny podział na określone etapy, dostosowane do wymagań organizacji, pozwala usystematyzować proces zarządzania delegacjami i skutecznie realizować wewnętrzną politykę firmy w zakresie podróży.

 

 


 Planowanie i kontrolę kosztów


 

 

Etap planowania delegacji, uwzględniający podanie najpotrzebniejszych informacji i szacowanych wydatków, umożliwia na wielowymiarową analizę i kontrolę kosztów delegacji jeszcze przed ich poniesieniem.

 

 


Automatyzację i optymalizację procesu 


 

 

Automatyzacja procesu zarządzania delegacjami pozwala na szybszą komunikację pomiędzy działami, swobodny przepływ informacji, a także bezpieczne gromadzenie danych w jednym miejscu.

 

 

Online, offline, omnichannel

Wszystkie funkcje Productive24 dostępne są zarówno w aplikacji WEB (online, technologia RWD), jak również w postaci natywnych aplikacji mobilnych dla Android, iPhone oraz Windows 10, które działają offline.

Ekosystem aplikacji biznesowych


 

Każdy system zbudowany w Productive24, może być dowolnie połączony z innymi rozwiązaniami stworzonymi na bazie platformy. System do zarządzania delegacjami w naturalny sposób łączy się z aplikacjami, takimi jak:

 


 

Zarządzanie organizacją

Rezerwacja samochodów, EOD, budżety i wydatki oraz zlecenie fakturowania do działu finansowego w przypadku zwrotu kosztów delegacji.

Zarządzanie projektami

Delegacje odbywane w ramach danego projektu mogą automatycznie aktualizować jego koszt/budżet pozostały do wykorzystania.

CRM

Koszt delegacji może być przypisany do wybranego Klienta z bazy CRM – system może raportować wydatek jako składową kosztów pozyskania Klienta.


Zarządzanie umowami

W przypadku, gdy delegacja wiąże się z realizacją postanowień danego kontraktu, system zapewnia dodatkową warstwę kontroli nad jej parametrami (np. limit refundowanych kosztów).

O rozwiązaniu

Business Trip Management to system informatyczny zbudowany na bazie platformy Productive24, który pozwala efektywnie planować, zarządzać i rozliczać delegacje w każdej organizacji.

Z Business Trip Management Productive24 możesz:

  • icon

    Prowadzić spójny rejestr delegacji, umożliwiający przechowywanie ich w jednym, bezpiecznym miejscu.

  • icon

    Zapewnić poprawność procesu planowania, rejestrowania i rozliczania delegacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.

  • icon

    Monitorować status delegacji - od wstępnej akceptacji, po finalne rozliczenie.

  • icon

    Z łatwością wyszukiwać, filtrować i sortować delegacje po wybranych kryteriach.

  • icon

    Automatycznie wyliczać diety, przeliczać kursy walut i raportować czas pracy oraz czas podróży na bieżąco, jeszcze w trakcie trwania delegacji.

  • icon

    Powiązać wybraną podróż służbową z określonym projektem lub klientem i mierzyć koszt pozyskania Klienta czy ROI projektów.

  • icon

    Generować indywidualne raporty i zestawienia, w tym automatycznie generować rozliczenia dla wielu uczestników.

  • icon

    Rozliczać zaliczki i skanować dokumenty kosztowe za pomocą mobilnego, offline’owego OCR oraz na bieżąco rozliczać dokumenty, np. w samolocie.

Przykładowe funkcje systemu

Planowanie delegacji

Tworzenie szkicu delegacji, z uwzględnieniem najważniejszych informacji potrzebnych do oszacowania kosztów i opłacalności podroży oraz uzyskania zgody akceptanta.

  • Wprowadzenie niezbędnych informacji, takich jak cel, agenda, miejsce docelowe, czas trwania, planowani uczestnicy oraz szacowany koszt i niezbędne zaliczki.
  • Możliwość rozliczenia wyjazdu w ramach prowadzonych projektów, z uwzględnieniem jego procentowego udziału w kosztach danego projektu.
  • Rezerwowanie samochodów z poziomu współdzielonego kalendarza aut firmowych, na etapie planowania delegacji.
  • Połączenie z serwisami podróżniczymi, takimi jak Booking.com czy KAYAK.
  • Wsparcie procesu zatwierdzania delegacji, różne ścieżki akceptacji (np. w zależności od całkowitego kosztu wyjazdu).

Formularz delegacji

Łatwe uzupełnianie informacji niezbędnych do rozliczenia, po otrzymaniu akceptacji planu delegacji.

  • Automatyczne wyliczanie diet.
  • Wprowadzanie bieżących wydatków przez wszystkich uczestników delegacji, załączanie zdjęć paragonów i faktur – również z pomocą technologii mobilnego OCR.
  • Wielowymiarowa analiza kosztów z podziałem na MPK.
  • Raportowanie czasu pracy oraz czasu podróży.
  • Automatyczne uzupełnianie kursu walut zgodnie z kursem NBP, obowiązującym w danym dniu (kurs aktualny, archiwalny).

Współdzielenie rozliczenia delegacji

Możliwość udostępniania formularza rozliczenia delegacji innym jej uczestnikom.

  • Możliwość tworzenia szablonu konkretnej delegacji, z którego mogą skorzystać jej pozostali uczestnicy (automatyczne naliczanie diety dla wszystkich uczestników po wprowadzeniu daty wyjazdu przez jednego z uczestników.
  • Możliwość dodawania w ramach jednego formularza dokumentów kosztowych przez różne osoby.

Controlling i rozliczanie delegacji

Proste rozliczenie delegacji przez dział finansowy, z uwzględnieniem wprowadzonych wydatków, należnych diet i wypłaconych zaliczek.

  • Generowanie zestawienia kosztów planowanych z realnie poniesionymi.
  • Rozliczanie zaliczek, z uwzględnieniem różnicy kursów walut w poszczególnych krajach.
  • Automatyczne rozliczanie delegacji w systemie przez dział finansowy.

Rejestry

Możliwość prowadzenia ewidencji planowanych i archiwalnych delegacji.

  • Zestawienie projektów, których częścią jest wybrana delegacja.
  • Widoczny status delegacji, szacunkowy i faktycznie poniesiony koszt, a także data rozpoczęcia i zakończenia podróży.
  • Możliwość filtrowania, sortowania, a także wyszukiwania określonych pozycji.

[contact-form-7 id="84" title="Formularz kontaktowy"]