W Grupie ARRA cyfryzację całej organizacji zainicjował dział HR

1 lipca 2020
Jolanta Kozak
W Grupie ARRA cyfryzację całej organizacji zainicjował dział HR
6 min.

O wyzwaniach związanych z ZZL oraz o tym, jak przezwyciężyć je za pomocą technologii, rozmawialiśmy z Panią Katarzyną Bochanysz z działu HR w ARRA Group.

ARRA Group – Globalny Operator Logistyczny, to zatrudniające 350 pracowników przedsiębiorstwo z branży logistycznej, specjalizujące się w transporcie leków i produktów farmaceutycznych. Firma ma oddziały zlokalizowane w Polsce i Niemczech, skąd obsługuje klientów na terenie całej Europy i rozpoczęła właśnie duży projekt transformacji cyfrowej w oparciu o platformę Productive24.

Paweł Więsek, Productive24 (PW): Pani Katarzyno, jakie główne wyzwania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i kapitałem ludzkim organizacji dostrzega Pani z perspektywy osoby odpowiedzialnej za zarządzanie HR w firmie z branży logistycznej? 

Katarzyna Bochanysz (KB): Najważniejsze wyzwania, z jakimi mamy do czynienia, są chyba uniwersalne, wspólne dla większości branż. Należą do nich np. efektywność procesów czy komunikacja wewnętrzna – w naszym przypadku wśród rozproszonych, często wielokulturowych zespołów. Kolejnym obszarem są procesy rekrutacyjne – pozyskanie najlepszych kandydatów na kluczowe stanowiska oraz rekrutacja wykwalifikowanych kierowców, których deficyt na rynku jest odczuwalny. Nie bez znaczenia są również wyzwania związane z organizacją zarządzania pracownikami w różnych oddziałach, w tym w nowo utworzonym oddziale zagranicznym, np. konieczność dostosowania się do lokalnego prawa. Ze specyfiki branży i faktu, że 75% naszych pracowników pracuje poza biurem, wynika wiele innych wyzwań natury organizacyjnej. Na to wszystko nakładają się również zmiany wymuszone pandemią koronawirusa, np. związane z realizację oczekiwań pracowników odnośnie elastycznych form zatrudnienia, pracy zdalnej, projektowej.

PW: Rozpoczęliście Państwo właśnie szeroko zakrojony projekt cyfryzacji procesów HR – i nie tylko. Co było dla Państwa priorytetem?

KB: Najważniejsza była dla nas cyfryzacja w trzech obszarach. Pierwszym z nich była skuteczna i efektywna komunikacja wewnętrzna. ARRA Group w krótkim czasie osiągnęła duży wzrost i ten dynamiczny rozwój wciąż trwa. Firma urosła w szybkim tempie na tyle, że nie spotykamy się już, jak wcześniej, z każdym pracownikiem niemal codziennie na korytarzu. Różne lokalizacje (siedziba w Głogowie, oddziały w Toruniu, Wrocławiu, magazyn w Poznaniu, oddział w Niemczech) i specyfika pracy, np. kierowców, którzy podróżując po całej Europie pojawiają się w biurze raz na trzy tygodnie albo rzadziej, utrudniały bieżące przekazywanie informacji i komunikację zarówno w „w górę”, jak i „w dół”. Zależało nam więc na tym, aby mieć narzędzia, które zapewnią wszystkim pracownikom bieżący dostęp do informacji online i offline, z dowolnego miejsca na świecie. Jest to jeszcze o tyle ważne, że jesteśmy w trakcie realizacji strategii internacjonalizacji i planujemy otwarcie kolejnych oddziałów zagranicznych.

Kolejną ważną kwestią, również wynikającą z faktu, że duża część naszego zespołu pracuje poza biurem, był wymiar employer brandingowy – potrzeba włączenia pracowników w życie organizacji, a zatem wdrożenie takich rozwiązań informatycznych, dzięki którym będą mogli na bieżąco uczestniczyć w codziennym życiu firmy, zabierać w czasie rzeczywistym głos w dyskusjach dotyczących ważnych dla nich spraw. Zależało nam na stworzeniu warunków, które pomimo braku fizycznej obecności w biurze, pozwolą im poczuć się integralną i ważną częścią organizacji, by pracownicy mogli w naturalny sposób identyfikować się z firmą.

Cyfryzacja HR była też pochodną optymalizacji i cyfryzacji procesów stricte logistycznych, w wyniku których musieliśmy wdrożyć zmiany w sposobie obsługi różnych procesów HR – od rekrutacji, poprzez zatrudnianie, adaptację, rozwój pracowników, aż po zarządzanie wynikami pracy, komunikację i wspomniane już działania employer brandingowe.

Ostatnią ważną kwestią była organizacja pracy w dziale HR – mieliśmy cały szereg systemów, aplikacji, plików, dokumentów – dane były zbierane w wielu miejscach i dostęp do nich miały różne osoby, przez co realizacja zadań w poszczególnych procesach HR zabierała zbyt dużo czasu i była żmudna, stawała się po prostu coraz bardziej nieefektywna. Przekładało się to bezpośrednio zarówno na tak oczywiste kwestie, jak długi czas realizacji wniosków pracowniczych czy przygotowywania raportów dla zarządu, ale również wydłużanie procesów decyzyjnych w innych obszarach biznesowych.

PW: Na rynku jest szereg gotowych rozwiązań informatycznych dedykowanych działom HR. Dlaczego zdecydowali się Państwo na Productive24?

KB: Rzeczywiście jest wiele ciekawych rozwiązań – szukając odpowiedniego dla siebie zrobiliśmy research, zebraliśmy wiele ofert i finalnie zdecydowaliśmy się z na wybór Productive24 – z kilku względów. Po pierwsze – Państwa podejście i elastyczność rozwiązania, którą podkreślaliście wielokrotnie i której efekty mogliśmy obserwować od samego początku, np. gdy na etapie wstępnych rozmów pytaliście Państwo, co jeszcze chcielibyśmy mieć w systemie HRM, jak chcielibyśmy, aby wyglądały nasze procesy – każdy element naszej wizji i wszystkie nasze potrzeby zawsze były możliwe do wykonania i wdrożenia. Takie myślenie jest nam bliskie, bo sami prezentujemy partnerską postawę w stosunku do naszych klientów. Bardzo ważna była więc dla nas elastyczność w zakresie dopasowania do konkretnych potrzeb naszej organizacji.

Ważną kwestią były też duże możliwości rozbudowy i odzwierciedlenia w rozwiązaniu kolejnych procesów – nie tylko HRowych – i włączenie ich w jeden wspólny system informatyczny. Zależało nam na tym, aby wszystkie dane zbierane były w jednym miejscu, aby mogły być aktualizowane na bieżąco i aby praca na nich również była możliwa w czasie rzeczywistym. Potrzebowaliśmy narzędzia, które obsłuży wszystkie nasze procesy biznesowe, gdy będziemy tego potrzebować oraz odtworzy sposób, w jaki działamy, a nie odwrotnie – wymusi zmianę naszych procesów. Productive24 stanął na wysokości zadania.

Kolejnym istotnym punktem było bezpieczeństwo systemu. Rozwiązanie musiało systemowo zagwarantować kontrolę dostępu do poszczególnych danych zgodnie z poziomem uprawnień danego pracownika. Fakt, że w grupie eLeader tworzycie rozwiązania dla banków, że macie doświadczenie i rekomendacje ze współpracy z dużymi graczami z branży finansów i bankowości, był dużym atutem.

Również aplikacje mobilne ze 100% funkcjonalnością systemu webowego, gwarantujące dostęp do danych zawsze i wszędzie, także offline oraz wielojęzyczność Productive24, która biorąc pod uwagę internacjonalizację firmy i plany utworzenia oddziałów w kolejnych krajach, była kolejną przewagą.

 

PW: Jak ocenia Pani możliwości i rolę działu HR w cyfryzacji przedsiębiorstwa? Jakie rady dałaby Pani kolegom i koleżankom „po fachu”?

KB: Jednym z obowiązków HR jest dbanie o efektywność zasobów ludzkich całego przedsiębiorstwa. Dotychczas stosowane metody nie zawsze się sprawdzają – możemy mieć świetnie uszyte systemy motywacyjne, szkoleniowe, rozwoju pracowników, ale bez odpowiednich narzędzi obsługa tych procesów zawsze będzie wyzwaniem – z naszej perspektywy zupełnie zbędnym.

Zarówno pracownicy, jak i sytuacja związana z Covid-19 wymagają, aby wyposażyć zespół w rozwiązania umożliwiające pracę zdalną – żeby pracownicy nie musieli się pojawiać w firmie na co dzień i jednocześnie żeby wszystkie procesy były realizowane bez zakłóceń. Jako HR musimy przede wszystkim uświadamiać zarząd i managerów, jak dane rozwiązanie informatyczne może korzystnie wpłynąć na ich pracę. Wdrożenie systemu nie jest celem samym w sobie – ważne, aby przełożyło się na wzrost efektywności procesów w całej organizacji. Rolą HRu jest więc także przekonanie wszystkich pozostałych pracowników, że technologia nie powinna być przez nich odbierana jako zagrożenie, a jako ułatwienie ich codziennej pracy. HR musi więc również zadbać o rozwijanie kompetencji cyfrowych pracowników – nauczyć ich korzystania z tych nowych narzędzi i słuchać ich potrzeb, aby narzędzia ta stale ulepszać i rozwijać.

Bardzo szybko okazało się, że przeniesienie procesów HR do Productive24 to tylko początek - Katarzyna Bochanysz, ARRA Group

Jeśli chodzi o rolę HR w transformacji cyfrowej – w naszym przypadku szybko okazało się, że plan przeniesienia do Productive24 procesów HR takich, jak komunikacja, planowanie i zarządzanie nieobecnościami, profil i e-teczka pracownika, onboarding, szkolenia, bazy wiedzy czy wnioski pracownicze to tylko początek… Zakres projektu z obszaru HR błyskawicznie rozszerzył się na kolejne płaszczyzny funkcjonowania Grupy ARRA, np. wdrożenie elektronicznych kart obiegowych, wdrożenie aplikacji do zarządzania projektami, do zarządzania RODO, do rejestracji i obsługi zgłoszeń i zamówień, do rezerwacji zasobów, czy migracji z używanego dotychczas systemu CRM i zastąpienia go rozwiązaniem zbudowanym w całości w Productive24.

Oczekiwania biznesu względem kolejnych etapów cyfryzacji są ogromne, więc tym bardziej cieszy mnie, że cały projekt transformacji wyszedł z inicjatywy działu HR i utwierdził zarówno zarząd, jak i managerów w przekonaniu, że HR może być dla nich prawdziwym partnerem, a nie tylko biernym realizatorem odgórnie przyjętej strategii. Oszczędność czasu i zasobów oraz automatyzacja, jakie przyniosło nam wdrożenie Productive24 sprawia, że HR nie traci już czasu na zbędne działania operacyjne – na żmudą pracę nad dokumentami czy wnioskami przesyłanymi od działu do działu. Możemy skupić się na działaniach strategicznych oraz na realnych potrzebach pracowników w organizacji.

PW: Jak zatem przekonać zarząd do zmian?

KB: Argumenty, które trafiły do naszego zarządu to przede wszystkim te dotyczące centralizacji systemów informatycznych, elastyczności i potencjału rozbudowy wybranego rozwiązania, eliminacja niepotrzebnej biurokracji czy automatyzacja, dzięki której wiele osób może pracować jednocześnie na tych samych procesach i zadaniach. Do tego kwestia usprawnienia procesów decyzyjnych, większy prestiż pracodawcy dzięki udostępnieniu pracownikom aplikacji mobilnych i łatwy kontakt z pracownikami poza biurem.

PW: Bardzo dziękuję za rozmowę i życzę dalszych sukcesów!