Aplikacje mobilne na dobre zadomowiły się w naszych smartfonach. Dla wielu firm są one również kluczowym narzędziem pracy – łącznikiem pracownika z siedzibą i resztą załogi. W jaki sposób działy personalne mogą wykorzystać potencjał aplikacji mobilnych w swojej pracy?
Apka na każdym smartfonie
Aplikacje mobilne towarzyszą nam na co dzień, ułatwiając realizację wielu codziennych czynności – korzystamy z nich podczas jazdy samochodem, umożliwiają nam robienie zakupów, realizację transakcji bankowych, zapewniają rozrywkę. Są przejawem nowoczesnej technologii w życiu codziennym. Czy korzystanie z aplikacji mobilnych można przełożyć się na satysfakcję z pracy i podniesienie efektywności pracowników?
Pracownicy przekonani o tym, że ich firma wyprzedza technologicznie resztę świata, wykazują się znacznie większym zaangażowaniem i sympatią do swojej pracy. Blisko 70% z nich uważa, że technologia pomaga im odnaleźć złoty środek pomiędzy życiem, a pracą (work-life balance). Już sama możliwość korzystania w pracy z aplikacji mobilnych przekłada się na postrzeganie firmy jako idącej z duchem czasu, gotowej na zmiany i nowe trendy.
Aplikacje mobilne wspomagają również pracę osób w wielu działach przedsiębiorstwa, np. w przypadku pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych, ankieterów, merchandiserów, serwisantów, itd.) mobilne systemy klasy SFA/FFM są podstawowym narzędziem pracy całych zespołów w terenie. Aplikacje mobilne w firmie mogą mieć jednak o wiele szersze zastosowania – zarówno w komunikacji wewnętrznej, jak i w obszarze innych procesów HR. Jak działy zarządzania zasobami ludzkimi i kapitałem ludzkim mogą ułatwić sobie pracę dzięki technologii? Poniżej lista wybranych korzyści, które przynoszą aplikacje mobilne w obszarze HR.
Efektywna komunikacja wewnętrzna.
W wielu firmach organizacja komunikacji wewnętrznej i dbanie o płynny przepływ informacji leży w gestii działów HR. Tam, gdzie nie funkcjonuje żaden system internetowy, w komunikacji z pracownikami najczęściej stosuje się wysyłkę e-maili – metodę najprostszą i niewymagającą dodatkowych inwestycji ze strony firmy, jednak nie do końca optymalną i odpowiadającą wymaganiom współczesnego pracownika i rynku.
Telefon jest naturalnym narzędziem pośredniczącym w komunikacji wewnętrznej. Dzięki odpowiedniej aplikacji mobilnej zmienia się on w mobilny terminal pracy i kanał kontaktu z pracownikami w czasie rzeczywistym. Dzięki wiadomościom push, pracownik może otrzymywać na swój smartfon dowolne powiadomienia i przypomnienia, np. o nadchodzących bądź zaległych zadaniach do wykonania, wnioskach oczekujących na zatwierdzenie bądź odrzucenie, czy najważniejsze wiadomości od zarządu. Co więcej, z poziomu takiej wiadomości może bardzo łatwo daną akcję wykonać – również za pomocą telefonu, bez sięgania do komputera.
Dzięki wykorzystaniu smartfonów, dostęp do informacji jest ciągły. Zautomatyzowana komunikacja wewnętrzna z wykorzystaniem telefonu pozwala podnieść skuteczność działu HR i zwalania specjalistów HR z realizacji żmudnej, manualnej pracy czy wykonywania powtarzalnych, rutynowych czynności. Fakt, że telefon jest urządzeniem, które zawsze mamy pod ręką dodatkowo sprzyja wykorzystaniu go jako narzędzia komunikacji z pracownikami – oczywiście w określonym zakresie, zgodnie z zasadami work-life balance.
Łatwy kontakt z pracownikami poza biurem, dodatkowy kanał udzielania informacji zwrotnej.
Aby komunikacja była efektywna, powinna działać w dwie strony i umożliwiać łatwe udzielanie feedbacku. Komunikacja wewnętrzna prowadzona o oparciu system IT z wbudowanymi funkcjami pracy grupowej, takimi jak system komentarzy czy powiadomienia, znacznie usprawnia obieg decyzyjny zarówno w obszarze HR, jak i pozostałych procesów biznesowych. Dostęp do systemu wewnętrznego firmy za pomocą smartfona – z każdego miejsca na świecie i o dowolnej porze – pomaga nie tylko zautomatyzować przesyłanie istotnych informacji, lecz przede wszystkim nie pozwala pracownikom „zgubić” lub przeoczyć wiadomości, którą powinni otrzymać. Jeśli kolejne powiadomienia nie motywują pracownika za zapoznania się z treścią komunikacji, brak aktywności może zostać zgłoszony jego przełożonemu (eskalacja).
Dodatkowo dobrze jest zadbać o to, aby w przedsiębiorstwie wdrożyć wewnętrzny, bezpieczny czat – narzędzie, do korzystania z którego jesteśmy przyzwyczajeni choćby przez komunikatory, w tym mobilne, znane z mediów społecznościowych. Czat wbudowany w firmową platformę pracy grupowej będzie miał zawsze aktualną, bo budowaną dynamicznie w oparciu o strukturę organizacji listę kontaktów i pozwoli skontaktować się z dowolną osobą w organizacji – również za pomocą smartfona.
Lepsza motywacja pracowników zdalnych i ich identyfikacja z firmą.
Przedstawicie handlowi, agenci, pracownicy oddelegowani do innych placówek, monterzy i instalatorzy, zdalni pracownicy biurowi, pracownicy tymczasowi czy outsourcowani do pracy u klienta… Cała ta ogromna grupa osób, bez łatwego dostępu do firmowej platformy IT, może poczuć się wykluczona z życia organizacji. Nie odzwierciedlenie funkcji wewnętrznego systemu HR w aplikacjach mobilnych sprawia, że utrzymanie motywacji pracowników mobilnych może być znacznie utrudnione. Dla kontrastu, osoby pracujące zdalnie, które zostaną wyposażone w aplikacje mobilne zapewniające dostęp do cyfrowego miejsca pracy (digital workplace) znacznie lepiej identyfikują się z pracodawcą.
Zastosowanie aplikacji mobilnych pozwala częściowo zautomatyzować zbieranie danych na temat pracowników terenowych, przede wszystkim jednak usprawnia komunikację między nimi, a działem HR. Żadnego zapamiętywania informacji, przekazywania ich w mailach czy podczas okazjonalnych spotkań – większość komunikacji, która musiałaby zostać odłożona w czasie, można przenieść do systemu IT.
Mobilne procesy HR (i nie tylko HR).
Szybkie akceptowanie wniosków pracowniczych, aktualizacje statusów zadań w projektach czy procesów – to tylko przykładowe możliwości, jakie dają managerom aplikacje mobilne. Umożliwienie dostępu do firmowej platformy za pomocą aplikacji mobilnych jest koniecznością w organizacji dążącej do jak największej produktywności. Możliwość podejmowania decyzji za pomocą kliku kliknięć w smartfonie z pewnością docenią zarówno zapracowani managerowie, jak i osoby często pracujące poza biurem.
Praktycznym przykładem zastosowania możliwości smartfonów jest mobilne rozliczanie delegacji z zastosowaniem technologii OCR (Optical Character Recognition) – skanowania obrazu i automatycznego rozpoznawania zawartych w nim znaków (video poniżej). Dane faktury pozyskane z OCRa automatycznie zasilają formularz rozliczenia delegacji. OCR może być wykorzystany do łatwego ewidencjonowania danych z faktur w procesie rozliczanie delegacji, ale nie tylko – również szerzej, do ewidencjowania wszystkich kosztów przez działy finansów.
Zastosowanie oprogramowania OCR przyspiesza i ułatwia pracę z dokumentami księgowymi i minimalizuje ryzyko popełnienia błędu ludzkiego – wczytywanie danych z OCR do odpowiednich pól na formularzach czy w module ewidencji kosztów, zwalnia pracowników z konieczności ich ręcznego wprowadzania. Pracownik ma za zadanie jedynie potwierdzić prawidłowość danych i może je w razie potrzeby edytować.
Kolejną możliwością smartfonów jest zastosowanie funkcji tzw. podpisu na szkiełku. Funkcję tę zna na pewno każdy, kto choć raz odbierał przesyłkę kurierską lub pocztową. Jak można ją wykorzystać w HR i w innych działach firmy? Dokumenty, które nie wymagają podpisu kwalifikowanego lub formy papierowej, można podpisać właśnie tym sposobem. Przykładem użycia podpisu na szkiełku jest zdalne podpisywanie umów zlecenia czy składanie podpisów potwierdzających wydanie i otrzymanie samochodu w protokołach wydania aut z floty firmowej. Oczywiście katalog zastosowań tego rodzaju podpisu na tym się nie kończy – podpis na szkiełku może zostać wdrożony w dowolnym procesie – w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa.
Dużym ułatwieniem przy pracy z znaczną liczbą różnych zasobów firmowych jest ich oznaczenie za pomocą kodów kreskowych, kodów QR, tagów NFC czy oznaczanie ich lokalizacji GPS. Dzięki wbudowanym narzędziom smartfonów, takim jak aparat fotograficzny czy sensor NFC, pracownicy mogą łatwo wprowadzać i wyszukiwać dane za pomocą swoich smartfonów czy tabletów, a także raportować realizację danego zadania (np. wykonanie obchodu po terenie danego obiektu przez pracownika ochrony, wykonanie inspekcji urządzenia w danej lokalizacji etc.). Wymienione metody pozwalają na szybkie odnalezienie szczegółowych informacji dotyczących dowolnych zasobów przedsiębiorstwa – sprzętu, maszyn, samochodów, a także zarządzanie pracą ludzi w terenie.
Dostęp do wiedzy 24/7, szkolenia i praca mobilna offline? Jak najbardziej TAK.
Szkolenia i rozwój kompetencji zawodowych należą do zakresu zadań HR. Zazwyczaj pracownicy działów personalnych nie prowadzą ich osobiście, nie muszą też brać w nich udziału. Muszą natomiast zadbać o wszelkie sprawy organizacyjne, takie jak zarejestrowanie uczestników, sprawdzenie czy dotarli na szkolenie, zebranie potwierdzeń na ukończenie przez pracowników kursu itp. Wiele działań powiązanych ze szkoleniami można przenieść do aplikacji mobilnej. Pracownik może np. dzięki aplikacji mobilnej otrzymać informacje dotyczące szkolenia i przypomnienie push o konieczności stawienia się na nie. W tej samej aplikacji mobilnej może potwierdzić obecność na szkoleniu i za jej pośrednictwem otrzymać certyfikat ukończenia kursu. Wszystkie działania HR w tym zakresie mogą zostać zautomatyzowane i usprawnione.
Istotną kwestią jest również wykorzystanie szkoleniowych aplikacji mobilnych, które mogą zastąpić lub uzupełnić szkolenia stacjonarne, zwłaszcza w przypadku pracowników „bez biurka”, np. pracujących przy liniach produkcyjnych czy na halach magazynowych.
W przypadku tej grupy pracowników, na przykład doradców klienta w sklepach wielkopowierzchniowych, ważne, aby dostęp do wiedzy (np. do bazy WIKI o produktach w sprzedaży, aktualnych akcjach promocyjnych czy procedurach postępowania) był szybki i niezależny od dostępu do Internetu. Biorąc pod uwagę specyfikę pracy tych osób (miejsca ze słabym zasięgiem GSM), szybkość i niezawodność dostępu do danych zapewnią tylko aplikacje mobilne działające offline.
Aplikacje mobilne w Productive24
Wszystkie powyższe możliwości zastosowania smartfonów w realizacji procesów HR (i innych procesów biznesowych organizacji) oferuje platforma Productive24 i zbudowany na jej bazie system HRM Productive24. Aplikacje mobilne w Productive24 dostępne są na wszystkie wiodące platformy mobilne (iOS, Android) oraz Windows10 i działają offline, zapewniając ciągłość pracy niezależnie od czasu i miejsca jej wykonywania.
