Narzędzi AI nie brakuje – co chwilę pojawiają się kolejne narzędzia i modele, które obiecują zrewolucjonizować Twoją pracę. Trudno odróżnić narzędzia, które realnie przyspieszą pracę działu HR, od tych, które tylko dobrze wyglądają na demo. Ten artykuł porządkuje temat według zadań, bo najważniejsze pytanie w doborze odpowiedniego narzędzia AI brzmi „do czego tego potrzebuje?”.
Wśród pytań, które uczestnicy zadawali przed naszym webinarem AI w HR, jeden wątek powracał wyjątkowo często: Jakich narzędzi używać? Które sprawdzają się w codziennej pracy? Od czego zacząć, żeby nie utonąć w testowaniu wszystkiego naraz? Z rozmów z praktykami wiemy też, że krajobraz narzędziowy w polskich działach HR jest mocno rozproszony – jedna osoba pracuje na ChatGPT, druga na Gemini, trzecia testuje Copilota, a często wybór opierał się na tym, że dane narzędzie było najłatwiej dostępne i najczęściej pojawiało się w poleceniach innych osób. Ta różnorodność świadczy o ciekawości i gotowości środowiska HR do działania, co samo w sobie cieszy. Równocześnie jednak pokazuje, że zespołom brakuje wspólnego języka: kiedy sięgać po które narzędzie, do jakich zadań i jak robić to bezpiecznie.
Najczęstsza pułapka przy wyborze AI polega na szukaniu jednego narzędzia do wszystkiego – tak, jakby chodziło o wybór systemu HRM, gdzie jedna platforma obsługuje cały proces. Sztuczna inteligencja działa inaczej: różne modele mają różne mocne strony, inaczej przetwarzają język i inaczej radzą sobie z poszczególnymi typami zadań.
Duże modele językowe (LLM) ogólnego przeznaczenia – ChatGPT, Claude, Gemini czy Copilot – sprawdzą się przy pisaniu, analizie tekstu i komunikacji. Jeśli Twoja firma pracuje w ekosystemie Google, naturalnym wyborem będzie Gemini, który może być wbudowany w Gmaila i Dokumenty. W środowisku Microsoft 365 analogiczną rolę pełni Copilot, który dodatkowo może pracować na dokumentach firmowych bez wysyłania ich poza infrastrukturę organizacji. Obok nich istnieje cała kategoria narzędzi wyspecjalizowanych – od generowania prezentacji po tworzenie wideo.
Dlatego zamiast pytać „Jakiego AI używać?”, odwróć kolejność i zacznij od konkretnego zadania, które chcesz wykonać. Chcesz napisać ogłoszenie o pracę, przeanalizować dane z ankiety, przygotować materiał wideo dla nowych pracowników? Dopiero odpowiedź na to pytanie prowadzi do odpowiedniego narzędzia.
Poznaj wyniki badania przeprowadzonego wśród specjalistów i menedżerów HR w Polsce i zobacz, jak organizacje naprawdę wykorzystują AI w codziennej pracy.
W pracy działów HR narzędzia wyspecjalizowane przydają się często przy tworzeniu materiałów onboardingowych i szkoleniowych oraz przy analizie danych.
Onboarding i materiały szkoleniowe
Przygotowanie dobrych materiałów wdrożeniowych pochłaniało kiedyś tygodnie – dziś znaczną część tej pracy można zrealizować w kilka godzin, łącząc kilka wyspecjalizowanych narzędzi:
Analityka i praca z danymi HR
ChatGPT z opcją analizy plików potrafi sprawnie przeanalizować dane HR – pod warunkiem, że te dane są odpowiednio przygotowane. To właśnie na etapie przygotowania plików powstaje większość problemów, które potem błędnie przypisujemy ograniczeniom samej technologii. Kilka zasad robi tu ogromną różnicę:
Wszystkie narzędzia opisane powyżej łączy jedna słabość: nie wiedzą nic o Twojej organizacji. Za każdym razem trzeba im dostarczać kontekst od zera, a i tak nie można przekazać im prawdziwych danych o pracownikach, bo to narzędzia publiczne, przetwarzające informacje poza kontrolą firmy.
Właśnie tu przebiega granica między używaniem AI „obok” systemu HR a sztuczną inteligencją wbudowaną w system HR. Pierwsza opcja przyspiesza pojedyncze zadania. Druga zmienia jakość całych procesów.
W HRM Productive24AI asystenci i agenci AI działają bezpośrednio na danych Twojej organizacji – ocenach pracowniczych, historii zatrudnienia, celach OKR, wynikach szkoleń. Nie na ogólnych wzorcach z internetu, lecz na rzeczywistym kontekście konkretnej firmy i konkretnych ludzi. W praktyce oznacza to trzy różnice:
Kilka przykładów asystentów dostępnych w HRM Productive24AI pokazuje, jak to wygląda w codziennej pracy:
System jest przy tym w pełni konfigurowalny – asystentów można dostosować do specyfiki organizacji: jej procesów, struktury i stylu pracy. To istotna różnica wobec gotowych narzędzi, które narzucają swój sposób działania.
AI, które działa w Twoim kontekście i rozumie Twoją organizację. Działa na prawdziwych danych w bezpiecznym środowisku!
Niezależnie od tego, czy rozważasz publiczny model językowy, narzędzie specjalistyczne czy rozwiązanie zintegrowane — przed decyzją warto przejść przez trzy pytania kontrolne.
1. Czy dane, które będę przetwarzać, są w tym narzędziu bezpieczne?
Przy danych anonimowych lub fikcyjnych większość narzędzi nie stwarza problemu – możesz testować, eksperymentować i uczyć się bez ryzyka. Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy w grę wchodzą dane osobowe pracowników lub kandydatów. Wtedy wybór zawęża się do narzędzi zatwierdzonych, z gwarancją przetwarzania danych w UE, albo rozwiązań działających na własnej infrastrukturze firmy.
W praktyce warto przed pierwszym użyciem sprawdzić trzy rzeczy: gdzie fizycznie przetwarzane są dane (UE czy poza nią), czy narzędzie wykorzystuje wpisywane treści do trenowania modeli oraz czy dostawca oferuje umowę powierzenia przetwarzania danych. Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niejasna lub trudna do znalezienia – potraktuj to jako czerwoną flagę.
2. Czy narzędzie jest zatwierdzone przez IT?
Jeśli nie wiesz – zapytaj, zanim zaczniesz. To rozmowa, którą lepiej odbyć raz na początku, niż prowadzić ją po incydencie bezpieczeństwa.
Warto przy tym zmienić optykę: dział IT nie jest strażnikiem, którego trzeba ominąć, lecz partnerem, który zna odpowiedzi na pytania z punktu pierwszego. W wielu organizacjach istnieją już listy zatwierdzonych narzędzi, firmowe licencje na wersje biznesowe popularnych modeli albo plany wdrożenia własnej, bezpiecznej infrastruktury AI, o których HR po prostu nie wie. Jedna rozmowa potrafi oszczędzić tygodnie samodzielnego testowania i otworzyć dostęp do możliwości, które już są opłacone.
A jeśli takiej listy w firmie nie ma – Twoje pytanie może być impulsem, który uruchomi prace nad nią. To także wartość.
3. Czy efekt da się zmierzyć?
Określ przed wdrożeniem, co będzie dowodem na to, że narzędzie działa. Miernik nie musi być wyrafinowany – wystarczy, że jest konkretny i porównywalny w czasie:
Bez miernika każda rozmowa o skalowaniu – i o budżecie — będzie opierać się na wrażeniach zamiast na argumentach. Z miernikiem zyskujesz coś jeszcze: język, którym o AI rozmawia się z zarządem. „Narzędzie X skróciło czas przygotowania raportów o 70%” otwiera drzwi do kolejnych wdrożeń skuteczniej niż najbardziej entuzjastyczna opinia zespołu.
Jeśli dopiero porządkujesz temat narzędzi AI w swoim zespole, poniższe zestawienie może posłużyć za punkt wyjścia:
W AI nie chodzi o to, żeby testować najwięcej i najszybciej. Chodzi o to, żeby znaleźć narzędzia, które rozwiązują Twój konkretny problem, a potem dać zespołowi czas na wypracowanie własnych sposobów pracy z nim. Najbardziej znane narzędzie zawsze przegra z tym, którego Twoi ludzie faktycznie chcą używać i które daje Wam realną wartość.
Zobacz, jak AI może wspierać Twoje procesy HR!
Umów się na demo i poznaj możliwości agentów AI w HRM Productive24AI:
do naszego newslettera i bądź na bieżąco ze świeżymi artykułami ze świata produktywności.
Wypróbuj Productive24AI bez ryzyka
