Jak wykorzystać i kaskadować OKRy w dużych organizacjach?

Paweł Więsek
Jak wykorzystać i kaskadować OKRy w dużych organizacjach?
8 min.

Metody OKR używają największe polskie spółki (np. Allegro) i światowe korporacje (np. Google). Każda organizacja może wykorzystać je dla zwiększenia efektywności swoich działań i budowania silniejszych zespołów. Z pomocą oprogramowania będzie to łatwiejsze.

Metoda OKR (ang. Objectives and Key Results – cele i kluczowe rezultaty) – oznacza jasne wyznaczenie celów organizacji i przełożenie ich na konkretne działania w sposób, który pozwoli ocenić stopień ich realizacji. Z metody OKR może skorzystać nawet pojedyncza osoba planująca własną pracę lub pracę swojego zespołu. Im jednak organizacja jest większa, tym bardziej uwidacznia się potrzeba wsparcia tego obszaru technologią. W dalszej części wyjaśniamy, jak osobom odpowiedzialnym za kierowanie organizacją może w tym zakresie pomóc odpowiednie oprogramowanie.

Co to są OKR-y i jak się je definiuje?

OKR to metoda wykorzystywana w zarządzaniu firmami i organizacjami. Stosując ją najpierw wyznacza się cel, który powinien być jakościowy, ekscytujący, łatwy do zapamiętania i motywujący do działania, ale niekoniecznie mierzalny. Przykładem takiego celu może być np. „podbicie” przez firmę rynku kraju X w obszarze swojej działalności rynkowej, wypromowanie firmy jako eksperta w danej dziedzinie, etc. Następnie, do takiego celu strategicznego wyznacza się tzw. kluczowe rezultaty, które mają służyć osiągnięciu tego celu. Aby móc stwierdzić, czy dany cel został osiągnięty i w jakim stopniu, kluczowe rezultaty powinny być mierzalne. Nawiązując do powyższego przykładu, takim kluczowym rezultatem mogłyby być np. osiągnięcie przez firmę 30% udziału we wskazanym segmencie rynkowym, utworzenie 120 punktów handlowych, wzrost wolumenu transakcji sprzedażowych o 12% Y/Y, etc. Kluczowe rezultaty przekłada się na konkretne działania mające prowadzić do ich osiągnięcia, a sukces całości mierzy stopniem ich wypełnienia.

OKR vs. KPI vs. MBO

Mówiąc o realizacji celów organizacji, oprócz pojęcia OKR często spotyka się także pojęcia MBO (ang. Management by Objectives – zarządzanie przez cele) czy KPI (ang. Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności). O ile OKR i MBO są dwoma stosunkowo podobnymi metodami zarządzania organizacją (metoda OKR wywodzi się z metody MBO), o tyle KPI powinny być raczej traktowane jako metoda oceny, czy i w jakim stopniu dane zadanie zostało wykonane. W metodzie MBO nacisk kładzie się na to, by cele zostały wyznaczone wspólnie przez zarząd i osoby, które faktycznie będą je realizować, a horyzont czasowy realizacji celów jest zazwyczaj dłuższy (roczny), podczas gdy w przypadku OKRów cele definiuje się w rozbiciu na kwartały. W dużych organizacjach częściej spotyka się metodę MBO, jednak metoda OKR również może się tam doskonale sprawdzić. 

OKR w dużych organizacjach

Metoda OKR kojarzona jest często z mniejszymi, zwinnymi organizacjami, ale w organizacjach, które mają setki czy tysiące pracowników zlokalizowanych w biurach w różnych miastach i/lub krajach, skalowanie metody OKR jest również możliwe. Zwinność i elastyczność organizacji (ang. agility) są kluczowymi cechami obrazującymi szybkość przystosowywania się organizacji do zmieniającego się otoczenia rynkowego. Zmiana może zostać wpisana w długoterminową strategię firmy, a wdrożenie Objectives and Key Results oraz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania OKRami bardzo pomaga w zastosowaniu właściwych do tego celu rozwiązań. Kluczem do wdrożenia OKR w dużej organizacji jest uwzględnianie lokalnych uwarunkowań na poziomie globalnym – ujednolicenie celów przy jednoczesnym zróżnicowaniu kluczowych rezultatów (np. względem danego obszaru geograficznego). Aby cele zostały dobrze sformułowane, potrzebna jest dobra komunikacja oraz zrozumienie kierunku, w jakim podąża cała organizacja. Ważne jest też aby cały zespół rozumiał, czym są OKR i dlaczego są one wdrażane. Biorąc pod uwagę często dużą inercję, którą charakteryzują się duże organizacje (złożona struktura, wiele poziomów decyzyjnych), skuteczne wdrożenie OKR wymaga też kaskadowania celów głęboko w dół organizacji. Pomocne może się tu okazać również wyznaczenie osoby lub zespołu (lidera OKR), który będzie odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia OKR oraz monitorowanie, czy proces przebiega zgodnie z planem, a członkowie zespołu regularnie aktualizują swoje kluczowe wyniki. 

Dlaczego warto zastosować OKR w dużej organizacji?

Praca wokół wspólnych celów dodatkowo integruje zespoły rozproszone po kraju lub świecie, wyzwala kreatywność i pozwala organizacjom, które już odnoszą sukcesy w swoich branżach, osiągać jeszcze lepsze wyniki. Konieczność stworzenia spójnej strategii w całej organizacji doprowadzi do zwiększenia spójności między zespołami i zmniejszenia „efektu silosu”, a także zmniejsza ryzyko realizacji projektów, które nie służą realizacji celów strategicznych. Można także stwierdzić, że OKRy zwiększają zaangażowanie pracowników, nadając im poczucie sprawczości, a ich pracy – dodatkowy sens. Wdrożenie OKR w organizacji pozwala znacząco podnieść efektywność kluczowych procesów, skupić się na priorytetowych dla firmy działaniach, a także zbudować silniejsze i bardziej zmotywowane i zorientowane na cel zespoły, podnosząc produktywność całej organizacji.

W realizacji celów strategicznych (np. związanych z globalnym wzrostem firmy) w dużych organizacjach warto wspomóc się również wykorzystaniem metody OKR nie tylko w kluczowych obszarach, takich jak sprzedaż czy obsługa klienta, ale również w obszarze HR, wellbeingu pracowników i innych. 

Dobre praktyki w ustalaniu OKR

Poprawne ustalenie OKR’ów pozwala nie tylko odpowiednio zmotywować zespół, ale i szybciej osiągnąć postawione przed wszystkimi cele. Na co zatem warto zwrócić uwagę podczas ich formułowania?

W przypadku objectives – cele muszą być przede wszystkim:

  • Ambitne, ale też nie oderwane od rzeczywistości.
  • Jasno określone, tak by zespół dokładnie wiedział czego się od niego oczekuje.
  • Ustalane wspólnie z zespołem biorąc pod uwagę doświadczenie pracowników i ich oczekiwania.

Key Results natomiast muszą być:

  • Równie ambitne, co postawiony wcześniej ,,cel”.
  • Wyrażone w postaci konkretnych wartości i zdefiniowane tak, by mierzyły realizację postawionego celu.

Metoda OKR w praktyce – ustalanie i kaskadowanie celów

Oprogramowanie może wspomóc pracę nad OKR na każdym etapie.

Praktyczne zastosowanie metody Objectives & Key Results wymaga bardzo dobrej komunikacji wewnętrznej i stałego dostępu do aktualnych danych i wskaźników istotnych z punktu widzenia osiągania kluczowych rezultatów i – tym samym – realizacji strategii. Jakie kroki należy podjąć, żeby skutecznie wdrożyć OKRy i kaskadować cele w organizacji?

1. Ustalenie celów organizacji – zanim kapitan wyznaczy kurs swego okrętu, musi znać jego położenie. Podobnie, zarząd organizacji powinien umieć bazować na wiarygodnych i aktualnych danych dotyczących jej sytuacji oraz dostępnych w danym okresie zasobów. Gromadzenie danych w ramach jednego rozwiązania informatycznego umożliwi szybką analizę sytuacji przedsiębiorstwa i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych. Cele definiuje się na kilku poziomach: przedsiębiorstwa, działu i zespołu, mogą być one również definiowane indywidualnie.

2. Przełożenie na strategię – wyznaczenie kluczowych rezultatów oraz określenie ich wartości i terminu, w jakich powinny być osiągnięte, wymaga ustalenia planów z zespołem, który będzie odpowiedzialny za ich realizację. Zamiast wymieniać się dziesiątkami e-maili i telefonów, opinie i dyskusje o OKR mogą być prowadzone za pośrednictwem platformy informatycznej – kontekstowo, w ramach danego OKRa.

3. Rozdzielenie zadań pomiędzy działy – poszczególne komórki organizacyjne otrzymują swoje zadania, ale nie działają w próżni. Potrzebują narzędzia do komunikacji i koordynacji pracy pomiędzy sobą. Także zarządzanie większymi projektami, w które zaangażowane są różne działy i które służą realizacji OKR, staje się znacznie łatwiejsze dzięki oprogramowaniu. W przypadku dużych organizacji, jednym ze sposobów tworzenia OKR jest ich kaskadowanie w dół. W przypadku kaskadowania celów, menedżerowie najwyższego szczebla decydują o celach organizacji, a ich kluczowe wyniki stanowią cele następnego poziomu w dół. Kaskadowanie pomaga stworzyć plan działania służący realizacji danego celu.

4. Bieżąca ocena osiągnięć – w nowoczesnych organizacjach mierzenie bieżącego postępu prac jest bardzo potrzebne, a dzięki nowoczesnej technologii może być w dużym stopniu zautomatyzowane, choćby w zakresie przypominania i egzekwowania cyklicznej aktualizacji OKR. Wsparcie odpowiednią technologią zapewni transparentność procesu i pozwoli z większym prawdopodobieństwem i wyprzedzeniem przewidzieć, czy dany rezultat uda się osiągnąć w wyznaczonym terminie. Oprogramowanie do OKR pozwala odpowiednio ten proces zorganizować i efektywnie nim zarządzać.

5. Świadomość – ważnym elementem skutecznego wdrożenia OKRów w organizacji jest także możliwość wglądu danego pracownika w informację, jak przypisany do niego OKR wiąże się i wpływa na OKRy innych pracowników. Jest to dodatkowy czynnik motywujący do efektywnej pracy i jednocześnie pozwalający ustalić ścieżkę krytyczną oraz wąskie gardła w osiągnięciu kluczowych rezultatów. Świadomość tego, że pojedyncza osoba nie działa „w próżni” pozwala zwiększyć szanse na realizację celów w założonym czasie.

Jak być elastycznym w kwestii zmiany celów, a jednocześnie zachować transparentność?

W sytuacji, gdy pierwotny plan przestaje prowadzić do celu, konieczna jest zmiana strategii. Bywa, że decyzje muszą być podjęte w bardzo dużym pośpiechu i przy niedostatecznej ilości danych. To z kolei może oznaczać konieczność zmodyfikowania także nowego planu. Na szczęście, nawet w dynamicznej rzeczywistości można zachować transparentność działań organizacji. Jak to zrobić?

Należy zacząć od wyjaśnienia strategii – tak, by wszyscy pracownicy poznali założenia firmy, zwłaszcza w przypadku, gdy zostały one nagle zmienione. Pozwala to uniknąć wielu błędów i zbędnych kosztów, zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa, a także efektywniej rozdysponować posiadane zasoby. Zmiana powinna być postrzegana jako nieodłączna część strategii. Organizacja musi być gotowa na zmiany zawsze i traktować transformację jako stały element działalności. Dzięki temu także podczas najbardziej zaskakujących sytuacji pracownicy i menedżerowie niższego szczebla mają poczucie bezpieczeństwa. W przypadku wprowadzania jakichkolwiek zmian należy pamiętać o ich transparentności. Każda wprowadzona zmiana wymaga uzasadnienia, wyjaśnienia dlaczego takie, a nie inne rozwiązanie będzie najlepsze. Dodatkowo, należy nieustannie monitorować efektywność procesów, co pozwala natychmiastowo zamknąć projekty, które straciły sens. Oprogramowanie OKR bardzo ułatwia dostrzeżenie projektów i działań, które po wprowadzeniu zmiany przestaną być użyteczne dla organizacji. Odpowiednio wczesne ich zamknięcie pozwala uniknąć marnowania środków i niepotrzebnej frustracji pracowników.

OKR w Productive24

Przy dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, istotnym jest, by organizacja nieustannie monitorowała wszelkie zmiany i uwzględniała je podczas planowania strategii oraz przy ustalaniu OKR. Możliwości takie oferuje elastyczna aplikacja do kompleksowego zarządzania i monitorowania OKR zbudowana na platformie Productive24.

Rozwiązanie do zarządzania OKR zbudowane na platformie Productive24 umożliwia kompleksowe zarządzanie OKRami – ich ustalanie, modyfikowanie, a także egzekwowanie, m.in. poprzez:

  • Kontrolę wszystkich OKR, które są widoczne w jednym, centralnym miejscu – z możliwością ich wyszukiwania, filtrowania oraz sortowania.
  • Szczegółowe ustalanie celów zarówno dla pojedynczych użytkowników, jak i dla wybranych zespołów czy całej organizacji.
  • Dodawanie własnych celów i mierzalnych kluczowych wyników.
  • Monitorowanie progresu w realizacji wybranych celów i ich kluczowych wyników, m.in, na wykresie Gantta czy na taskboardzie.
  • Tworzenie statystyk, np. w formie tabel czy wykresów wizualizujących poziom realizacji kluczowych wyników. 
  • Ułatwienie współpracy w zespołach OKR – prowadzenie dyskusji i burz mózgów, komunikacja na chacie, automatyczne powiadomienia, feedback.
  • Możliwość połączenia OKR z ocenami np. rocznymi, kwartalnymi etc.
  • Możliwość zasilania OKRów danymi z innych modułów Productive24.

Dzięki technologii Productive24 rozwiązanie może w pełni odzwierciedlić dowolne wymagania organizacji oraz automatycznie zasilać moduł OKR danymi z innych aplikacji Productive24, takich jak na przykład system HRM (w zakresie np. ocen okresowych, szkoleń i rozwoju), system do zarządzania projektami (dane z PMO, np. status realizacji projektów, zgodność ofert/wycen z faktyczną realizacją/kosztem etc.), CRM (ilość pozyskanych klientów, NPS, wartość wolumenu sprzedaży etc.), Service Desk (dane z realizacji ticketów, wskaźnik zadowolenia klientów), zarządzanie organizacją i wielu innych. Umożliwia to elastyczne zarządzanie planami organizacji bez ograniczania jej zwinności, a także zapewnia system „wczesnego alarmowania” o ryzykach w realizacji przyjętej strategii i przeszkodach na drodze do osiągnięcia wyznaczonego celu.

Productive24: systemy budowane od zera lub gotowe, w pełni customizowane rozwiązania

System do OKR to jeden z wielu przykładów wykorzystania platformy Productive24.

Productive24 to technologia, które pozwala tworzyć zaawansowane, szyte na miarę systemy informatyczne przez analityków biznesowych – bez udziału programistów, przez co radyklanie ułatwia i przyspiesza dostarczanie, utrzymywanie i rozwój oprogramowania biznesowego. Dzięki temu jest świetną alternatywą do outsourcingu IT oraz sotfware’u na zamówienie. Platforma daje również unikalną możliwość odwzorowania różnych procesów przedsiębiorstwa i scalenie ich wszystkich w jednym rozwiązaniu IT, dzięki czemu dowolne procesy biznesowe mogą się więc wzajemnie przenikać, łączyć i wpływać na siebie.

System do OKR to jeden z wielu przykładów wykorzystania platformy Productive24. Platforma oferuje również szereg innych, gotowych modułów funkcjonalnych i aplikacji usprawniających pracę przedsiębiorstw ze wszystkich branż. Co istotne, dzięki temu, że za rozwiązaniami tymi stoi technologia Productive24, mogą być one dowolnie zmieniane i dopasowywane do specyficznych potrzeb każdej organizacji oraz swobodnie łączone z innymi aplikacjami Productive24.

Przykłady rozwiązań zbudowanych w Productive24:

icon
HRM Productive24 arrow

Rekrutacja, onboarding, urlopy, nieobecności…

Więcej…
icon
Learning Managament System arrow

Szkolenia, baza wiedzy, ankiety, testy, quizy, grywalizacja…

Więcej…
icon
Zarządzanie organizacją arrow

EOD, zamówienia, ewidencje, zgłoszenia, kancelaria, operacje…

Więcej…
icon
Zarządzanie projektami arrow

Programy, portfele, zasoby, blokery, wydatki, raporty…

Więcej…
icon
Digital workplace arrow

Chat, ogłoszenia, powiadomienia, komentarze…

Więcej…
icon
RODO Productive24 arrow

Ewidencje, upoważnienia, rejestr naruszeń, ryzyka…

Więcej…
icon
System CRM arrow

Aktywności, leady, procesy sprzedażowe, osoby kontaktowe…

Więcej…
icon
Service desk i zgłoszenia arrow

Tickety, zarządzanie zadaniami, raporty i statystyki…

Więcej…
icon
Planowanie i rozliczanie delegacji arrow

Planowanie delegacji, wydatki, zaliczki, diety, rozliczenia, OCR…

Więcej…
icon
Zarządzanie umowami arrow

Generator umów, rejestry, śledzenie zobowiązań…

Więcej…
icon
Retail & Promotions Management arrow

Akcje promocyjne (TPM), PLM, wydatki, budżetowanie, POSM…

Więcej…
icon
System dla sygnalistów arrow

Zgłoszenia, rejestry, ochrona prywatności, bezpieczeństwo…

Więcej…
icon
Personal Organizer arrow

Kalendarze, kategorie zadań, taskboard, przypomnienia…

Więcej…
icon
Zarządzanie procesami biznesowymi arrow

Definiowanie workflow, BPA, EOD, uprawnienia…

Więcej…